網絡環境下的高校檔案服務模式構建的思考

徐 蔚

（重慶交通大學 重慶 400074）

隨著計算機技術的飛速發展,以及全球網絡化浪潮的興起,一個以現代信息網絡為基礎的新信息環境正在迅速形成。在網絡環境下,高校檔案及其功能與形式、工作方式、服務內容、服務方式和服務對象都將發生革命性的變革與挑戰。

一、網絡環境下高校檔案服務模式的現狀

隨著計算機技術和網絡技術的不斷普及發展，盡管我國檔案館已經認識到網絡檔案信息服務的重要性，但網絡環境下的檔案服務還處于起始階段,服務方式的層次較低，大多數檔案網站主要采用E-m ail和檔案論壇BBS的形式。對專門的檔案軟件的開發和采用很少，網絡化合作服務幾乎為空白，遠遠沒有發揮網絡的巨大作用。在服務內容上，很多檔案網站只提供一般性的查檔須知，很少有專題性的高層次服務；而在解答方面，多數網站對提問還是能及時，認真地回復，但也有些網站回復效率低；例如在標準規范問題上，檔案信息的名稱不統一，采用BBS形式的服務有檔案論壇、留言板、在線咨詢、在線答疑、網上問答、意見反饋、請您留言、留言建議等名稱；有的“檔案論壇”內容是檔案專業學術論文；咨詢信箱的形式有的是設計合理規范的表單，有的僅簡單提供了E-m ail地址等等，這些問題也會影響利用者咨詢的效果。從發展趨勢上看，網絡環境下的高校檔案服務模式將隨著信息技術的進步和社會信息需求的增長而迅速發展。因此傳統檔案服務模式的工作重心也會發生了新的變化。

二、網絡環境下傳統檔案服務模式的轉變

由于信息網絡技術提供的有利條件和信息社會對信息需求的增加,傳統檔案必須向數字化、網絡化、虛擬化的方向轉變,具體表現在從傳統的物理場所的束縛中解放出來,面向整個信息環境來組織、選擇、使用各類信息資源及信息服務方式。“網絡檔案”即“虛擬檔案”因此而產生。網絡檔案是現代信息網絡的重要組成部分,它不僅代表了網絡環境下檔案的發展趨勢,而且是高新技術的必然產物。目前,在歐美一些發達國家,虛擬檔案的雛形已經出現。在網絡環境下,隨著檔案形態的徹底變革,其工作重點將轉移到信息資源的開發和利用上來,工作內容將由信息咨詢、信息服務等組成,而信息服務的工作對象將由以文獻單元為主深入到以知識單元為主。

同時在網絡環境下,檔案是高度發達的信息網絡上的一個重要組成部分,它必須根據外部環境的變化,重新審視自己在社會生活中的地位,調整自己的行為。同樣,在新的環境下,檔案工作人員將成為名副其實的信息專家,其職能主要在信息資源的開發與利用、信息產品的生產、以及為信息用戶提供使用信息的教育與培訓,“新的檔案員將是信息導航員”,因此，在網絡環境下,高校檔案必須摒棄“大而全”的傳統思想,而要根據本校的特點,積極開展利用網上豐富的信息資源,加強虛擬檔案的建設,以此來不斷延伸、拓寬自己的資源,這樣不僅能為信息用戶提供及時而全面的信息資源,而且可以彌補目前各高校普遍存在的問題。例如,很多高校檔案都可以通過DIALOG等聯機數據庫系統為使用人員提供各種檔案信息,但如果同時對網絡信息資源進行有序加工和調整,更可深化信息服務內容，從而構筑一個全新的高校檔案管理體系。

三、當今網絡環境下的高校檔案服務模式的發展

館藏檔案信息常年累月儲藏在檔案館中,其潛藏的經濟、社會效益還未被人們所充分認識和利用。

隨著知識經濟時代產業、經濟結構的調整以及高新技術的不斷發展,深入挖掘檔案資源中最有價值的信息,是檔案管理者的責任。在以知識管理為主的今天,人類知識的創新、傳播和應用也進入了前所未有的發展階段。高科技革命與市場經濟的相互結合、相互作用,不但使人類的知識總量迅速增加,而且使得人類獲取知識、應用知識的能力大大提高。

作為知識載體的檔案、作為知識管理的檔案工作必將會成為信息產業的核心與支柱。檔案資料是一個企業經營與管理知識的記錄和積累,檔案館集中管理著單位的知識財富,在網絡技術環境下,必須借助于網絡化手段積極開發現有資源,提供優良的知識共享環境,并從不同角度將這些知識轉化到個人工作當中去,這樣既保證了知識共享,又促進了知識的應用,檔案的性質和范圍也得到相應拓展。檔案館對館藏信息資源的開發,必須以知識管理為目標,通過搭建先進的信息技術平臺和完善的組織結構促進用戶和檔案館之間暢通的知識流動,逐步建立起知識的流動和共享的機制。而其實質就是實現高新技術對檔案信息的存貯和檢索。從知識結構的角度來看,顯性知識和隱性知識是最基本的兩大類。顯性知識被稱為編碼型知識,可以利用計算機進行加工并存儲在數據庫中,甚至可以進行知識挖掘。隱性知識被稱為非編碼知識,是人的頭腦中屬于價值觀、經驗和訣竅的那部分知識,它只能通過與隱性知識擁有者的直接接觸和交流實現知識共享。

目前檔案管理大部分還局限于顯性知識的固化管理,對顯性知識的深度挖掘還遠遠不夠,更談不上對隱性知識的收集、整理、積累了。因此,必須轉變檔案管理理念,一方面通過不斷深入學習、了解有關知識管理的方法,在實際工作中進行探索實踐,找準部門的工作定位,在平時的工作中,通過會議記錄、個人交流、電話溝通、在線互動等方式,將管理者和員工的經驗型知識挖掘出來并記錄下來,逐步使個人的知識轉化為單位的知識財富。另一方面,深入挖掘檔案資源中最有價值的檔案信息,利用先進的互聯網技術把信息資源和業務流程相結合,管理顯性知識 (業務信息)和隱性知識 (員工個人專長),并覆蓋知識管理的4個核心流程(知識的產生、傳遞、儲存和應用),促進知識的共享,推動單位迅速成長。

四、網絡環境下檔案服務模式面臨的新挑戰

信息網絡的開通,為高校檔案信息服務和信息資源建立創造了更好的環境,為它們的發展提供了一個極好的發展機遇,但也給高校檔案的生存提出了新的要求和挑戰,具體表現在以下兩個方面:

1.對信息服務人員的素質提出了新的要求

在信息技術時代,高校檔案信息資源的表達形式要求，全程數字化。衡量檔案的地位和作用將不再以檔案室大小和材料多少為標準,而是取決于信息服務手段是否自動化、信息服務形式是否多樣化、信息服務質量是否高效化、信息服務資源是否網絡化、信息服務對象是否全球化和信息服務人員是否高素質化等。因此，建立一支具有較高素質水平、結構合理和相對穩定的復合型專家隊伍更為重要。在團隊建設上，既要吸收通才，也要吸收專才，組織政治、經濟、科技、文化等各專業領域的人才，信息技術人才及檔案圖書情報專業人才等，形成多元化人才結構；培養團隊具備團結協作的精神、主動服務的意識和不斷創新的觀念，從而為不同專業的服務對象快捷有效地提供信息。

2.對信息服務方式提出新的要求

長期以來,高校檔案的信息服務一般都是以開展保管為主的被動式信息服務。而在網絡環境下,除了要加強檔案數字化建設,力爭實現更大范圍乃至全世界范圍的信息資源服務之外,更重要的是利用網絡的強大檢索功能為信息用戶提供各種方便、快捷的信息服務,如為用戶開展WW、DIALOG、OCLC和GOPHER等數據庫系統的信息檢索;通過檔案內光盤局域網為信息用戶提供CD-ROM光盤數據庫檢索服務等。

網絡時代轉變了人們的思想觀念,改變了人們的生活方式,同時高校檔案也面臨嚴峻的挑戰,只有高校檔案界工作人員立足現在、抓住機遇、改變觀念、準確定位、改進管理、把握檔案的發展趨勢,就一定會開創高校檔案事業的輝煌未來。

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