房產檔案管理系統開發探討

彭曉丹

（大慶市杜爾伯特蒙古族自治縣房地產管理處 黑龍江 大慶 166200）

隨著檔案信息資源的急劇增長和社會利用愈來愈頻繁，傳統的檔案利用方式與方法難以適應社會利用的需要和檔案信息資源加工工作的實際需要，它們都要求能準確、全面、系統地將檔案信息資源進行有效濃縮和有效的貯存，以便于廣泛地提供利用，而檔案工作者面對著浩如煙海的檔案信息資源，完全靠手工操作去試圖準確、全面、系統地將檔案信息資源進行有效的濃縮和有效的貯存，這在實踐工作中，是很難做到的。如此，在檔案信息資源的加工工作中，應在手工操作的基礎上，盡可能地使用現代科學技術，以彌補手工操作的不足。

對檔案信息資源進行加工的根本目的，是使不便于傳遞和查找利用的數量浩大，內容繁雜的檔案信息資源變成便于傳遞和查找利用的檔案信息。如此，縮微技術的應用，在某種程度上來說就是起著對檔案信息資源的加工作用，使檔案信息的存貯密度提高，縮小檔案體積，并且縮微復制品具有小型化、規格化、密集化的特點，這便于檔案信息的傳遞和查找利用。

1.背景簡介

房產檔案管理的信息化智能化是大勢所趨，不少單位都已將其提上了議事日程，很多地方都已經制定了本局檔案館信息化的具體時間表，部分地區已經進入實施使用階段。由于檔案管理工作的意義、重要性、及其他地位長期以來沒有得到應得的重視，房產檔案信息化又相對滯后于房產交易、物業管理等，時至今日市場上大部分的商業房地產管理軟件還只是把房產檔案管理作為一個次要的模塊或子系統，對檔案信息的數據化停留在粗淺的層次，錄入許多不重要的數據項增加用戶的負擔，而對房產檔案管理非常有用的數據、業務等缺乏深入的分析、挖掘。近來，房產檔案的重要性受到了越來越大的重視，一些有條件的單位紛紛開始使用專業的房產檔案信息化系統，取得了很好的社會效益和經濟效益。在使用過程中，不斷挖掘業務數據需求，不斷升級完善。至今已形成了一套行之有效、安全可靠、使用方便的網絡應用系統。

2.業務分析

房產檔案信息化主要包括三個層次；檔案原件的管理、檔案的掃描及檔案掃描件的管理，檔案數據的管理，即信息化后的檔案有三種存在方式，檔案原件、檔案掃描件、檔案數據。

檔案數據是以查詢、統計、管理、記錄、其他部門業務接口等目的從檔案信息里提取的、利用數據庫來進行錄入、存放、查詢、管理的信息源，是對其他兩個層次管理的媒介，其管理模塊也是房產檔案管理系統的最基本部分，一般管理軟件的組成部分如錄入、查詢、統計、注銷等都包含其中。

檔案原件有不可替代的作用，如何長期保存、編排方便、快速查找、防止纂改是原件管理的主要內容。這部分看似與電腦無關，大部分商業房產檔案軟件都為涉及。在我們的系統中，用掃描與原件互為監督，防止纂改，微機查詢結果直接以掃描件提供出來，即查既得，既方便了用戶，減輕了工作人員負擔，也減少了原件磨損。我們通過數據庫明確、保存報關員與檔案的對應關系，自動生成并打印檔案目錄、檔案號等編排工具，對檔案原件的裝訂整理工作進行人和量的精確統計。我們通過軟件自動跟蹤，省去了原來最繁重的合檔工作。檔案之間的聯系全部通過軟件完成，庫房只需要保證變化與按順序排放即可。大大提高工作效率、明確管理責任的前提下，把庫房管理從最繁重變成了最輕松的工作。

檔案掃描是檔案系統的重頭戲。存儲在微機中的檔案圖片可以大大方便用戶查詢，原來需要用戶等待半天，管理員跑上跑下的工作，現在只一動鼠標就可在一秒內輕松得到，還減少了原件的磨損，延長了原件壽命，并對原件進行備份與對照監督。因此一個專業的檔案信息系統，必須擁有掃描層次的管理。處理浩如煙海的檔案必須使用高速掃描儀，要真正發揮高速掃描儀的作用，必須對掃描儀專門編程，而不能通過調用掃描儀標準界面來完成掃描工作，我們采用TWAIN國際標準接口，直接對掃描儀進行底層編程，并采用小鍵盤控制，圖片掃描實現了高校的流水線作業，把高速掃描儀的能力發揮的淋漓盡致。人員管理作為檔案管理的重要組成部分往往被很多商業檔案軟件忽略。我們的系統對每一卷檔案的錄入、掃描、接收、注銷、保存等所有業務活動，都有操作人記錄，以明確責任并精確統計工作量作考核依據。

3.房產檔案管理系統的作用

房產檔案管理系統是對房產檔案進行數字技術處理，建立檔案圖像庫，并通過對檔案卷內目錄的信息化處理，已實現房產檔案的計算機管理和利用。該系統主要是為檔案室接受、管理和利用檔案提供平臺。

3.1 基礎功能

3.1.1 具有檔案接收、檔案查詢、檔案上架、檔案掃描、庫房管理、索引打印、檔案錄入、修改、檔案借閱等功能。

2.1.2 預警預報功能：通過房產交易、放權登記、房產測繪等數據分析，為各界部門進行決策提供信息。

3.1.3 對產權登記所提供的各類要件，登記過程中形成的審批文件、附圖，進行歸檔編錄、錄入檔案存放位置及檔案編號。

3.1.4 采用數碼相機快速建檔系統對登記收件原件掃描，建立歸檔圖像庫。

3.1.5 通過建立檔案的基本數據信息庫，構造檔案目錄庫，并建立檔案之間的關聯及變更關系，實現檔案的電子檢索和調閱。

3.1.6 通過建立調檔管理模塊，實現實物檔案的查檔登記、調檔收費、利用情況統計等業務的管理。

3.1.7 提供各類房地產業務統計報表的統計、形成各類報表，并對統計結果以圖表顯示，可為各類分析提供數據。

3.2 采用新技術

3.2.1 二維碼技術，在檔案卷皮上粘貼二維條形碼，使檔案的調閱、入庫等管理更加方便。

3.2.2 建立電子庫房，采用計算機把檔案庫房模擬出來，以此可以對庫房進行管理，對檔案的位置能夠精確定位，同時檔案不再按坐落上架而是采用檔案件編號和位置號對應的方式上架，有效地避免了檔案移庫，同時也節省了庫房的空間。

3.2.3 日志記錄。通過完備的日志記錄系統，對所有涉及檔案的操作都用日志進行記錄，從而對檔案的各項操作都留有痕跡，保證了檔案的安全性。

3.2.4 檔案電子化，通過對檔案繼續掃描或數碼成像把檔案存貯在服務器上，從而達到不需要翻閱紙質檔案的就可以實現檔案查閱，極大的提高工作效率，方便了各項業務的檔案利用。

3.2.5 圖像壓縮，通過采用先進的圖像壓縮技術在不損耗圖像質量的同時，大大縮小圖像的大小從而節約了服務器的存儲空間。

3.2.6 文件服務器存儲，目前兩種圖像存儲方式；第一直接存儲到數據庫中，第二存儲到專門的文件服務器上，考慮到數據庫的性能和安全性決定采用第二種存儲方式，也就是采用文件服務器進行存儲。

4.房產預警預報系統

4.1 基本功能

4.1.1 統計功能，主要統計各系統辦理的初始登記、轉移登記、抵押登記、房產測繪、房產租賃等相關業務的宗數、面積、價格數據。

4.1.2 分項功能，對統計上來的各類數據，通過對比進行系統分析，找出市場內在的發展規律，做出科學、理性的市場分析。

4.1.3 信息發布功能，通過房地產網站定期對系統得出的信息報告進行發布，為政策決策和企業提供市場信息服務。

4.2 系統特點

目前，預警預報系統的數據主要來源于房屋權屬登記管理系統，房產檔案系統及房產分層分戶圖系統內的業務登記，數據較少是該系統的最大問題，為此，在系統開發的過程中，充分考慮當前存在的實際問題，已對系統的硬件設備、網絡帶寬、系統接口的可擴充性留有充分余地。同時積極與規劃局、建委、土地局進行溝通協調，加快相關數據的匯集，為建立更為規范、完善的房地產預警預報系統奠定基礎。

5.系統構成與其他業務系統關系

房產GIS系統是利用地理信息系統和數據庫技術，通過房產測繪平面圖、分丘圖、分層分戶圖信息的采集、編輯、在地理信息系統平臺上建立房產圖形庫和相應的屬性庫，以實現房產測繪工作的數字化，房屋面積計算的自動化，房產圖形管理的規范化。房產GIS系統具有圖形數據的采集、編輯、圖像數據與屬性數據的雙向查詢、檢索、分析，歷史數據的動態更新與管理和制圖、表輸出等功能。

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[2]李海鵬.淺談網絡時代房產檔案館的對策《蘭臺世界:上半月》,2006(06).

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