關于對職校學生檔案歸檔管理的研究

高 月

（黑龍江生物科技職業學院 黑龍江 哈爾濱 150025）

1.學生檔案工作存在的主要問題

1.1 缺少相關法律法規的約束。改革開放以來，國家針對學校的學生管理頒發了不少文件，如《學校學生行為準則》、《普通高等學校學生管理規定》、《學校校園秩序管理若干規定》等等。但到現在為止，沒能看到專門針對職校學生檔案管理方面的法規。由于沒有相關的條文約束，也沒有統一的建檔標準，致使職校學生檔案管理體制不健全，有的把學生檔案放在校綜合檔案室實行綜合管理；有的把學生檔案放在人事處和干部人事檔案一起管理；有的干脆把學生檔案放在各個院系，實行分散管理。不管哪種方式，他們都有一個共同的特征——學生檔案的管理工作都是歸口部門的“附屬品”，因為它既沒有明確的定員編制，也沒有具體的辦公經費及工作量考核標準，所以，誰也不愿意投入大量的人力、物力和財力實行專項管理。于是，學生檔案管理工作在不規范的環境中運行，其結果必然是雜亂無序。

1.2 學生檔案管理缺乏標準化、規范化。職業學校學生檔案管理“政”出多門，在缺少“標準與規范”“公權力”的約束下，產生的檔案的“權威性”能不遭遇挑戰抑或質疑。說的具體一點：

1.2.1 歸檔材料手續不完備——簽章不符合要求。比如學生畢業生登記表，沒有本人簽名。更甚者，沒有學校公章——用系所印章取而代之；學生成績單沒有教務部門的公章，用復印件替代的也時常看到。

1.2.2 檔案材料頁面沒有日期記載。最常見的有：論文評審意見書、學生成績表、優秀學生干部登記表、獎學金申請表——如果同一類材料（表格）多次出現，便順序不清、無法排序。1.2.2.1頁面設置隨心所欲。多樣的紙張開本和頁邊距設置，為我們的書法藝術保留了豐富的想象空間，但在檔案管理中卻要不折不扣地接受“標準化”的約束。職校學生檔案產生過程中人多手雜，隨心所欲的取舍與發揮，其結果必然五花八門。用人單位對其人事檔案規范整理時，頁面參差不齊，紙張裁剪不到位（可能裁掉超出邊距的文字）、折疊不得；橫裝不是、豎裝不能。嚴重影響了檔案質量和檔案的信息化處理。

1.2.2.2 書寫用筆不規范。我們在整理大學生（錄用者）人事檔案時，經常發現他們填寫檔案材料時采用圓珠筆、純藍墨水、復寫紙，也有的用鉛筆。不規范的書寫用筆顯然有違《干部檔案整理工作細節》。

1.3 檔案管理模式老套、技術陳舊落后。學生在學期間形成的檔案是其人事檔案的基礎，不容分說，這份檔案將記錄其人生的起點。知識經濟時代檔案電子化、信息化。令人不解的是進入大學以后的檔案卻是沿用了數百年的紙質檔案。研究者已經注意到這種“返祖還原”現象，指出:目前還沒有推出一套完整適用、統一規范的學生檔案管理應用軟件，學生檔案的管理基本上還處于傳統的、原始的、手工操作的實體管理模式中。學生檔案管理體制、管理模式、技術手段滯后于信息時代。

1.4 檔案信息量不足。目前職校學生檔案承載的信息量是在計劃經濟體制下設置的，歸檔材料涉及的一般只是職校招生報名表、入學登記表、學籍、成績、黨（團）材料等。在市場經濟條件下，這些材料有的已經過時，有的卻是“分量”不足，無法滿足信息時代用人單位的信息需求。據反映，當前用人單位在查看學生檔案時，更多的是希望能從中獲悉準職工在情商、誠信、創新能力等等能體現個人特質諸方面的資訊。

2.職校學生檔案管理工作的對策與措施

2.1 加強法規建設，確保學生檔案管理有章可循。改革開放以來，黨和政府有關部門十分重視檔案管理工作，先后頒布了多部法規用來規范檔案管理工作，唯獨缺少的是針對學生檔案管理的專門法規。為此，筆者建議相關部門在《檔案法》的指導下，從學生檔案工作的實際情況出發，盡快出臺諸如《職校學生檔案管理工作細則條例》此類法規，確保學生檔案管理工作有法可依、有章可循。這是與時俱進的迫切要求。隨著中國職業教育大眾化步伐的加快，職校學生人口比率快速提升，職校學生檔案成為人事檔案管理工作重頭戲。從職校學生個人來講，學生時期的檔案是其全部檔案的基礎。基礎牢固，大廈永存。所以，用“法規”的力量強化人們的檔案意識，指導、約束職校學生的檔案管理及運作方式，不單單是檔案工作者的心聲，更是國家檔案事業所要求的。

2.2 及時收集、有效整理。學生檔案記錄的雖然是他們學習期間數年的成長歷程，要從學生被錄取那一天起就做好建檔工作，入學后立即根據其專業、班組群體性特點，隨時按照國家檔案法規的要求，收集、征集有關材料。一經形成，盡快存入。當前，大學生參加的各種競賽琳瑯滿目，技能、等級（英語四、六級、計算機）、資格考試落英繽紛，社會實踐活動層出不窮，入黨入團、評優獲獎屢見不鮮，每一份材料、每一張證書都是大學生們能力與成長的記錄。檔案管理者應該憑借敏銳的嗅覺，不失時機地向有關職能部門索取、征集。尤其畢業之際是學生檔案材料形成的最集中最重要的時間段，這個時期是對學生在學期間德、智、體、美、勞的全面總結和評價，形成的材料大致有：畢業生登記表、畢業生鑒定表、成績總表和積分表、大學生體育合格登記卡、畢業生體檢表等。

顯然，職校學生檔案的主要特點是“動態”而非“靜止”的，除了上述有規律地及時收集學生在校各個階段形成的檔案材料外，還必須建立學生檔案收集制度，形成檔案材料收集網絡；要善于抓住各種機會，廣泛宣傳學生檔案收集的意義和作用，以引起各級領導和各職能部門的重視，增強教職工和學生的檔案意識，獲得他們的支持與配合。

2.3 擴大檔案歸檔范圍，全面記錄人才成長歷程。全面推進素質教育是中國教育事業一場深刻的變革，是一項事關人才素質、影響深遠和涉及社會各個方面的系統工程。學生檔案應該詳盡記錄在這一教育變革背景下的成長歷程。換句話說，原有的歸檔范圍既不能涵蓋其全貌，也不能使用人單位對畢業生有全面準確的了解。所以，當前應根據學生學習生活的特點，補充、擴大職校學生檔案歸檔范圍。通過這些檔案材料真實反映其個性化發展特征，更好地服務于學校的各項教育改革，服務于學生管理工作和就業。筆者建議：根據當前職校學生在校期間德、智、體、美、勞、心理狀態、個性特征、發展潛能等情況增加如下內容。（1）誠信記錄。誠實守信是個人發展的重要品德之一，也是用人單位熱切關注的焦點。學生信用檔案是學生個人職業生涯的信用資本，可以通過積累學生在校期間誠實守信方面材料形成，準確反映學生的信用行為和品行狀況。（2）創新潛能。創新是民族進步的靈魂，是國家興旺發達的不竭動力。檔案材料不僅要關注學生的過去學業成績，而且要善于發現、詳盡記錄學生可能發展的潛能，特別是學生的創新能力和實踐能力。也有研究者指出：學生心理檔案能夠準確地分析學生的個性特征，及時采取相應的心理疏導措施促進學生健康成長；實踐也已證明，用人單位選拔人才時希望通過情商檔案了解準職工的心理健康狀況，篩選出最合適的人才。為此，近年來職校已經注意到了情商與人才成長的關系，紛紛開展學生心理健康教育及學生心理健康狀況的跟蹤調查等活動，形成了很多關于學生情商方面的文字材料。我們應該注意收集和整理，形成能準確反映學生情商的文字檔案，為用人單位提供有益的全面了解人才的窗口。

[1]田翠萍;充分利用學校檔案信息資源[N];貴州政協報;2000年.

[2]楊利平;學校檔案要為德育工作服務[N];中國檔案報;2001年.

[3]宋靜竹;曹育紅;高俊;檔案工作應與高校發展同步[N];中國檔案報;2002年.