電算化會(huì)計(jì)檔案管理

仲崇杉 張淑娟

（1.杜爾伯特蒙古族自治縣敖林鄉(xiāng) 黑龍江 大慶 166200；2.大慶市中醫(yī)醫(yī)院 黑龍江 大慶 163111）

一、會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)檔案管理制度的主要內(nèi)容

會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的檔案包括存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)硬盤中的軟件和會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)以及存放在其他磁性介質(zhì)或光盤中的軟件和會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)、計(jì)算機(jī)打印出來(lái)的書面形式的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)、系統(tǒng)開(kāi)發(fā)運(yùn)行中的全套文檔資料。會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)是指記賬憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表（包括報(bào)表格式和計(jì)算公式）等數(shù)據(jù)。

會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)檔案是會(huì)計(jì)電算化工作的產(chǎn)物，是會(huì)計(jì)電算化工作的客觀表現(xiàn)，是經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的歷史資料和為管理服務(wù)的數(shù)據(jù)。為了保證會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)連續(xù)有效地運(yùn)行，保證會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)內(nèi)數(shù)據(jù)的安全完整，必須加強(qiáng)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)檔案管理的工作。電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)檔案管理是重要的會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作，要嚴(yán)格按照財(cái)政部有關(guān)規(guī)定的要求對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行管理，由專人負(fù)責(zé)。會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)檔案管理的主要任務(wù)是搜集整理應(yīng)入檔的軟件資料和會(huì)計(jì)資料、保管和利用好這些資料、按照保管期限有效地保存這些資料。對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案管理要做好防磁、防火、防潮和防塵工作，重要會(huì)計(jì)檔案應(yīng)至少準(zhǔn)備雙份，存放在兩個(gè)不同地點(diǎn)。

二、會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)檔案管理

建立會(huì)計(jì)電算化數(shù)據(jù)檔案是會(huì)計(jì)檔案的重要組成部分和分支。實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化以后，會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)檔案分為書面檔案和此行介質(zhì)檔案。前者包括附有合法的原始憑證的記賬憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表和其他會(huì)計(jì)資料，主要作用是作為合法的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)檔案保管和供查閱。后者包括采用磁盤、磁帶或激光盤儲(chǔ)存的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)文件及數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)等，主要作用是供企業(yè)內(nèi)部信息系統(tǒng)及會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)共享和進(jìn)行會(huì)計(jì)管理等之用。

三、會(huì)計(jì)電算化數(shù)據(jù)檔案幾個(gè)特點(diǎn)

1.隱形化

前者是隱形的即磁介質(zhì)化的，后者是顯形的即筆墨紙張手工記錄的。

2.體積小

會(huì)計(jì)電算化數(shù)據(jù)檔案只需要占用極小的空間，相比之下，傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案占用的空間要大得多。因此，前者保管和移動(dòng)方便，后者保管移動(dòng)不便。

3.查閱省時(shí)

查閱會(huì)計(jì)電算化檔案只須按有關(guān)指令操作，即可在屏幕顯示，或輸出打印，占用時(shí)間少，效率高；查閱傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案需翻閱大量書面材料，費(fèi)時(shí)費(fèi)力才能查出，占用時(shí)間多，效率低。

4.深加工方便快捷

當(dāng)需要對(duì)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)檔案進(jìn)行會(huì)計(jì)預(yù)測(cè)、計(jì)劃、核算和分析等數(shù)據(jù)深加工處理時(shí)，可直接利用計(jì)算機(jī)調(diào)用會(huì)計(jì)電算化數(shù)據(jù)檔案的各類文件，不需要重新輸入，節(jié)省人力、物力、時(shí)間。如使用手工會(huì)計(jì)檔案就不得不重新書寫，相對(duì)而言，重復(fù)工作量極大，效率極低。

不足之處主要是會(huì)計(jì)電算化數(shù)據(jù)檔案必須借助計(jì)算機(jī)等專用設(shè)備才能閱讀，并且由于磁性介質(zhì)自身的不穩(wěn)定性，需要專門建立和執(zhí)行相應(yīng)的保管和備份制度。否則可能發(fā)生損壞或丟失。根據(jù)有關(guān)規(guī)定，計(jì)算機(jī)替代手工記賬單位的會(huì)計(jì)核算資料的生成和管理，即會(huì)計(jì)電算化數(shù)據(jù)檔案管理的內(nèi)容，不僅包括磁性介質(zhì)或其他介質(zhì)的有關(guān)文件，而且也包括通過(guò)計(jì)算機(jī)所生成和打印出的各類有關(guān)會(huì)計(jì)資料。

四、會(huì)計(jì)電算化檔案管理內(nèi)容

1.會(huì)計(jì)憑證

采用計(jì)算機(jī)替代手工編制記賬憑證的企事業(yè)單位，應(yīng)將審核無(wú)誤的機(jī)制記賬憑證連同所附的原始憑證，按照機(jī)制記賬憑證編號(hào)順序，按期整理裝訂成冊(cè)，并根據(jù)加具封面的格式要求，認(rèn)真填寫蓋章，并責(zé)成會(huì)計(jì)電算化檔案員保管。

2.會(huì)計(jì)賬簿

按照會(huì)計(jì)電算化檔案管理規(guī)定要求，機(jī)制會(huì)計(jì)賬簿與手工記錄的會(huì)計(jì)賬簿，其種類、格式和記錄內(nèi)容完全相同，有所區(qū)別之處是：按照《會(huì)計(jì)人員工作規(guī)則》有關(guān)“登記會(huì)計(jì)賬簿”的要求，“現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬必須采用訂本式，不得用銀行對(duì)賬單或其他方法代替日記賬”。就是說(shuō)，現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬的活頁(yè)式賬本不能作為會(huì)計(jì)檔案保管；而會(huì)計(jì)電算化檔案管理對(duì)任何會(huì)計(jì)賬簿不強(qiáng)調(diào)是否訂本式，只要符合會(huì)計(jì)賬簿其他規(guī)則，即可作為會(huì)計(jì)電算化檔案保管。

五、如何改善電算化下的會(huì)計(jì)檔案管理

（1）完善硬件設(shè)施建設(shè)

提供環(huán)境清潔與溫濕度穩(wěn)定適宜的專用會(huì)計(jì)檔案存放倉(cāng)庫(kù)；配備具有高清晰度打印能力的激光或噴墨打印機(jī)，以它們作為輸出紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的工具：選用功能符合本單位實(shí)際業(yè)務(wù)的電算化會(huì)計(jì)軟件，最好是具有檔案管理輔助功能的電算化軟件；強(qiáng)化系統(tǒng)的安全防護(hù)功能，如有聯(lián)網(wǎng)，注意進(jìn)行定期的補(bǔ)丁維護(hù)，避免因電腦安全或網(wǎng)絡(luò)安全，導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案泄密或被人為惡意修改。

（2）完善電算化下會(huì)計(jì)檔案管理各項(xiàng)制度

a、建立電算化會(huì)計(jì)檔案的歸檔制度：會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)開(kāi)發(fā)和使用的全套文檔資料及軟件程序，都應(yīng)視同會(huì)計(jì)檔案保管；會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)在未打印成書面形式輸出之前，應(yīng)妥善保管并保留副本，記賬憑證、總分類賬、現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬應(yīng)打印輸出，并按照有關(guān)稅務(wù)、審計(jì)等管理部門的要求，及時(shí)打印輸出有關(guān)賬簿、報(bào)表。

b、建立電算化會(huì)計(jì)檔案的保管制度：根據(jù)國(guó)家檔案局的標(biāo)準(zhǔn)，建立電算化會(huì)計(jì)檔案保管制度：選擇優(yōu)質(zhì)的磁盤介質(zhì)進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)備份，備用盤與儲(chǔ)存盤分離存放；做好防壓、防塵、防光、防腐蝕工作；按分類和一定順序?qū)?shù)據(jù)磁盤、光盤的著錄等電子會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行編號(hào)，標(biāo)明時(shí)間和文件內(nèi)容，制作檔案管理文件卡片。

c、建立嚴(yán)格的借用手續(xù)制度：查閱會(huì)計(jì)檔案，需經(jīng)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定，辦理借閱手續(xù)；外單位查閱本部門會(huì)計(jì)檔案，要有單位介紹信，并經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)、財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。

d、建立電算化檔案定期備份制度：電算會(huì)計(jì)檔案應(yīng)定期將會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)備份到磁性介質(zhì)，并設(shè)立備查登記簿，提供備份時(shí)間、數(shù)量、保管方式等備份細(xì)節(jié)信息；同時(shí)由于磁性介質(zhì)的特殊性，管理人員必須對(duì)這些會(huì)計(jì)電算檔案進(jìn)行定期檢查、復(fù)制，以防止會(huì)計(jì)信息損壞。

e、建立電算化軟件內(nèi)的會(huì)計(jì)檔案管理多用戶、分權(quán)限調(diào)用制度。對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案的各項(xiàng)內(nèi)容要規(guī)定不同的使用權(quán)限。普通數(shù)據(jù)，可較大范圍共享；涉及單位機(jī)密的數(shù)據(jù)，僅供一定需要的人員使用；而設(shè)計(jì)原程序文件、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)文件等，則只有主管人員或程序開(kāi)發(fā)人員才能使用。通過(guò)這樣設(shè)置，保證電子檔案的安全性，減少人為修改的可能。

（3）提高會(huì)計(jì)部門人員素質(zhì)，完善人員配置結(jié)構(gòu)

由于電算化會(huì)計(jì)，不僅僅是要實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)會(huì)計(jì)的功能，更有其他利用計(jì)算機(jī)高速度計(jì)算、分析能力的功能，所以必須相應(yīng)增加專業(yè)人才，加強(qiáng)對(duì)電子檔案的管理，為提供更有效的會(huì)計(jì)信息打好基礎(chǔ)；同時(shí)電算化軟件維護(hù)及系統(tǒng)安全的要求較高，這也需要會(huì)計(jì)部門相應(yīng)增加一定數(shù)量的電腦高級(jí)人才，維護(hù)日常運(yùn)作，開(kāi)發(fā)更合理、高效的軟件。

（4）提高思想重視程度

實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化的企業(yè)單位，有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)高度認(rèn)識(shí)對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案資料進(jìn)行科學(xué)化管理的重要性，并督促有關(guān)制度的建立。現(xiàn)今不少實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化的企業(yè)單位，對(duì)會(huì)計(jì)檔案資料的管理仍局限于手工管理階段的經(jīng)驗(yàn)，因此，應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步提高電算化會(huì)計(jì)檔案管理者的素質(zhì)，把磁性介質(zhì)檔案資料的管理落到實(shí)處。

六、小結(jié)

電算化會(huì)計(jì)檔案作為會(huì)計(jì)檔案的一部分，它與傳統(tǒng)形式的會(huì)計(jì)檔案相互配合、密切聯(lián)系。如果說(shuō)傳統(tǒng)形式的會(huì)計(jì)檔案是電算化會(huì)計(jì)檔案的基礎(chǔ)，那么電算化會(huì)計(jì)檔案就是電算化獨(dú)特的個(gè)性，它代表著未來(lái)會(huì)計(jì)規(guī)范化、現(xiàn)代化的發(fā)展方向，因此要充分發(fā)揮電算化會(huì)計(jì)的強(qiáng)大功能，必須做好電算化會(huì)計(jì)檔案管理這一基礎(chǔ)會(huì)計(jì)工作。

【1】韓英杰 電算化的會(huì)計(jì)檔案如何保管 【J】農(nóng)村財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)2005（3）

【2】溫桂珍淺析電算化會(huì)計(jì)檔案管理【J】云南檔案2009（11）