淺析醫院檔案工作創新

張文華 張玉穎

（1.大慶市中醫醫院 黑龍江 大慶 163111；2.哈報集團 黑龍江 哈爾濱 150001）

創新是一個民族進步的靈魂，是一個國家興旺發達的不竭動力。我們的科技要創新，體制要創新，機制要創新。只有創新，民族才能進步，國家才能興旺。醫院的檔案工作也是如此，只有圍繞醫院的中心工作，結合醫院的實際情況，不斷創新工作機制、創新工作思路、創新工作方式、方法，與醫院的各項工作同步發展，檔案工作才能充滿生機和活力，才能適應和服務醫院快速發展的要求。

1.創新教育管理機制，提高檔案工作者的自身素質

1.1 加強思想意識教育。探索教育培訓機制，強化檔案管理人員的政治思想素質和職業道德教育，使檔案管理人員樹立正確的世界觀、人生觀和價值觀，培養對檔案工作忠誠的事業心、強烈的榮譽感和高度的責任感，增強檔案工作的積極性與主動性，努力提高服務能力和水平。通過教育，讓檔案管理人員充分認識到，個人的發展與醫院檔案工作的發展息息相關，不斷增強"主人翁意識"、大局觀念和爭先進位意識，提高檔案工作的欲望。

1.2 加強多學科知識培訓，培養復合型知識的檔案管理人才。醫院檔案工作是一項專業性很強的工作，從事這項工作的人員應具備較強的文化素質和檔案專業素質。除熟悉檔案工作法律法規和業務規范，以及檔案學科基礎理論知識外，還要熟練掌握檔案工作程序和管理技巧，掌握醫院醫療業務、基礎建設、行政管理等各方面的專業知識。只有不斷學習，大力提高專業素質，才能不斷擴展知識面，完善自己的知識結構，為創新檔案工作積累知識，提供保障。

1.3 充分利用現代化工具，提高工作效率。現代管理手段離不開現代化管理工具。要充分利用計算機，同時借助數碼照相機、掃描儀、刻錄機等現代化工具，加快檔案信息的處理、傳輸，實現檔案工作的自動化、數字化、網絡化。這就必然要求檔案管理人員不斷加強學習，更新知識，具備電子信息的收集、存貯、分類、控制和利用技能，網上信息資源的組織和篩選的技能。

2.創新檔案管理制度，促進檔案管理工作規范化

2.1 建立健全檔案管理各項規章制度，進一步制訂并完善科學合理的崗位目標責任體系，全面推行目標考核管理，強化落實，確保收到良好效果。

2.2 在完善落實檔案管理各項規章制度的基礎上，制定合理的目標任務、考核標準和考核辦法，做到檔案管理工作與醫院業務工作"四同步"：即同步安排、同步落實、同步檢查、同步考核.考核結果作為評先樹優的依據和職稱晉升、聘任的重要條件，最大限度調動檔案管理人員的積極性和能動性。

2.3 進一步細化檔案管理網絡，明確專兼職檔案管理人員職責，加強對各科室檔案收集、整理、移交工作的檢查和指導力度，細化管理環節，責任落實到人，一級抓一級，確保各類檔案收集齊全完整，提高檔案管理質量。

3.創新檔案業務工作，提升檔案現代化管理水平

3.1 創新檔案工作技術手段。在檔案管理的手段上，要積極運用網絡技術、數碼技術、影像技術等先進技術和手段，提高檔案工作技術含量和水平，使檔案管理手段由"舊"變"新"，努力實現檔案裝備技術現代化，解決手工操作運轉速度慢、效率低的問題。要努力探索檔案整理過程中的技術革新，利用新技術、新項目，縮短歸檔整理時間、簡化歸檔整理的程序、減輕檔案工作人員的勞動強度。

3.2 創新檔案工作模式。檔案工作許多傳統的做法和管理模式對做好不同時期的檔案工作起到了積極作用，但隨著醫院的不斷發展和檔案現代化程度的不斷提高，有的已不能適應當前檔案工作發展的現實需要，必須進行創新。其中包括檔案工作六個環節和一些具體的操作手段的革新。如從組卷的形式到裝訂的手段上考慮，怎樣改進，才能做到既不影響日后調檔利用，又能盡快完成歸檔程序?嘗試探索一些取消繁瑣的不必要的過程、環節和步驟，盡量縮短立、歸檔周期，便于推行部門的立卷工作的方式方法。

3.3 創新檔案科學技術研究工作。檔案管理人員要勤動腦、勤動手，在工作中善于發現問題、分析問題和解決問題，要善于發現問題的規律，尋找恰當的解決方法，如：在檔案管理的過程中，解決各類檔案收集的齊全完整的問題，可從檔案管理制度的制定與落實上來考慮；針對基建圖紙檔案折疊困難，速度慢的情況，考慮能否發明一種能提高折疊速度、易于操作的圖紙檔案折疊模板；針對較厚的縫紉機不能縫紉的紙質材料，考慮能否發明一種快速裝訂設備；另外，要創新思維模式，在不違犯原則的基礎上，打破不適應檔案管理工作的一些條條框框的束縛，如能否考慮在檔案裝具上做一些改進，將需人工書寫或操作、有較多重復現象的工作，通過改進檔案裝具的外觀設計，用蓋章的形式來完成繁重重復的人工書寫或操作等等，這樣不僅減輕了檔案工作者的勞動強度，更重要的是節省了勞動力，提高了工作效率。同時，檔案管理人員要善于學習，善于研究，關國家重點引導和支持的與當前工作重點關系密切、實用性強、具有創新性的科技項目。探討對電子文件歸檔技術標準和方法、辦公自動化對檔案管理的影響、各類檔案的保護技術等方面的問題研究進行申報立項、著書立說、發明專利，單位要積極鼓勵，并作為檔案管理人員職稱晉升、聘任、人才選拔、年終進行考核獎勵的重要條件。

3.4 創新檔案信息開發利用。檔案是醫院的寶貴資源，檔案管理的終極目的，就是使檔案這一寶貴資源充分發揮其無限的能量，服務于醫院。醫院檔案工作者要多途徑、多渠道、高質量地開發檔案信息資源，提高檔案的使用價值，使檔案為醫院各項工作，特別是為醫療、教學、科研服務，為醫院管理及患者服務。

3.4.1 建立科學合理的檢索工具體系。編制科學、簡便的各種檢索工具，構筑功能齊全、作用互補的檢索工具體系，使所保存檔案的內容、項目一目了然，對所需的檔案材料能迅速、準確的查找，提高利用效率，提升檔案管理水平。

3.4.2 精心編制參考資料，提供主動服務。檔案工作者深入醫院一線進行調研，掌握對檔案信息的需求，有目的地從室藏檔案材料中挖掘有價值的信息，積極進行深層次的開發利用，精心編制參考資料，做到送檔上門，及時為利用者提供服務。加強二次文獻和三次文獻的編研工作，主動為醫院各項工作提供檔案信息資源。

3.4.3 加強檔案利用反饋信息的管理。檔案開發利用效果反映檔案工作的質量和水平，檢查檔案利用效果的唯一有效標準就是檔案利用反饋信息。收集利用反饋信息，了解和研究檔案利用的各種反饋信息，不斷調整和縮小開發利用工作與原定目標之間的偏差，以此總結經驗教訓，使檔案利用工作更有成效。

綜上所述，醫院檔案工作無論在業務面，還是在管理面，只有不斷地創新，在創新中求發展、求突破，做到人無我有，人有我優，人優我新，醫院檔案工作才有高度、有特色、有活力。