談高校檔案工作建設

高 峰 李曉玲

（1.齊齊哈爾市軍隊離休退休干部第二休養(yǎng)所 黑龍江 齊齊哈爾 161000；2.齊齊哈爾市第一醫(yī)院 黑龍江 齊齊哈爾 161000）

《高等學校檔案管理辦法》（以下簡稱《辦法》）明確指出：“建校在50年以上、全日制在校生規(guī)模在1萬人以上、已集中保管的檔案資料在3萬卷以上的高校應設立檔案館。”這一規(guī)定不僅明確了檔案工作在高校的主體地位，同時也提出了打破高校傳統檔案管理模式的要求，強調了整合高校檔案資源，加強檔案管理的理念。

一、加強高校檔案工作是不斷發(fā)展的現代大學管理制度的需要

進入21世紀，為了適應知識經濟發(fā)展的新形勢，全國高校加快現代大學管理制度改革步伐。合并、整合、升格，建設綜合性重點大學，是我國高等教育體制改革和發(fā)展的趨勢；由“教學型大學”向“教學研究型綜合大學”或“研究型綜合大學”轉型，成為許多高校的辦學方向。這些改革措施的一個重要內容是為了整合集中教學、學科和科研優(yōu)勢，突出辦學特色，做大增強學校教學、科研實力，使之成為國家或省市（地區(qū)）的人才培養(yǎng)科研開發(fā)基地，更好地為地方社會經濟發(fā)展提供有力的支持和服務。

面對時代發(fā)展的新形勢，改革后的高校檔案工作應該如何抓住高等教育迅速發(fā)展大好機遇，推進自身事業(yè)的發(fā)展呢？對此《辦法》提出了整合高校檔案資源，建設“大檔案”的管理理念。主要內容：一是擴大了歸檔范圍，明確學生檔案單獨設類的要求，增加了檔案部門的工作職責。二是強調高校檔案機構要重視和加強與學校有關的各類檔案史料的征集，突破了傳統歸檔理論的限制。三是把紙質、電子、照（膠）片錄像（錄音）帶等各種載體檔案納入歸檔形式，這對于檔案數字化建設具有重要的現實意義。四是明確指出高校檔案機構應充分挖掘檔案資源，提煉大學文化和大學精神，創(chuàng)建愛國主義教育基地，豐富了檔案建設的內涵。五是提出高校檔案機構要為社會利用創(chuàng)造便利條件，賦予高校檔案服務社會的新職能。

二、加強高校檔案工作是加快高校傳統檔案管理體制改革的突破口

雖然傳統檔案管理面臨著時代的挑戰(zhàn)和變革，但目前大多數高校的檔案管理體制并沒有隨著形勢的發(fā)展而改變，依然保留著傳統的分散式管理模式。傳統檔案管理模式存在的突出問題如下：一是館藏檔案門類不全，檔案的開發(fā)利用受到限制，利用主體的正當利用需求無法得到滿足，不能為學校和社會提供優(yōu)質的信息資源服務。二是檔案收集工作受到制約嚴重影響了案卷質量和收集時間，導致檔案殘缺甚至遺失。三是不能對檔案實行集中統一的標準化、規(guī)范化管理，各部門凸顯出管理與規(guī)范的不協調。四是難于組建、培養(yǎng)和建設好一支高素質的檔案專業(yè)人才隊伍，影響了檔案事業(yè)的可持續(xù)性發(fā)展。五是檔案門類的分散管理，導致一所學校對一項工作出現多頭領導現象，其結果是檔案工作被邊緣化。六是不利于檔案信息資源建設和檔案現代化基礎設施建設資金的集中投入，嚴重阻礙了高校檔案事業(yè)的建設發(fā)展。

面對上述存在的問題，高校檔案工作實現規(guī)范化管理，必須走建設檔案館之路。我市一些大學的成功經驗給予我們啟示：一是實行高校檔案集中管理，是高校整合檔案信息資源、改革傳統管理模式的手段。二是為學校改革與發(fā)展提供高質量服務，是實行檔案集中管理的目標。三是建立現代化檔案管理體制是實現高校檔案管理改革的發(fā)展方向。四是認真貫徹落《辦法》，是實現人檔賓管理的保障。

三、高校檔案管理需解決的問題

（一）機構設置不科學，弱化了檔案部門依法管理行為。《檔案法》第七條規(guī)定，機關、團體、企事業(yè)單價和其他組織的檔案機構職責是：“監(jiān)督、指導所屬機構的檔案工作。”第八條第一款規(guī)定高校檔案機構的管理職責是“貫徹執(zhí)行國家有關檔案工作的法律和方針政策，綜合規(guī)劃學校檔案工作。”目前全國各高校檔案管理機構在設置上，一是設立獨檔案館，列為學校直屬業(yè)務單位。二是設立非獨立檔案館（室），掛靠校辦或其他相關部門。兩種設置的檔案機構，都被排除在行政管理系列之外。建立了大檔案的高校檔案管理機構，也沒有改變這種現狀。準確地講，檔案館沒有行政管理權。有關檔案工作文件要通過校辦轉發(fā)，檔案工作會議也需要學校出面組織。由此可見在現行高校檔案管理體制下，檔案館本應依法承擔的行政管理職能，被不科學的定位完全弱化了。

（二）職責與權力相分離所帶來的困惑。實行大檔案管理后，檔案館的業(yè)務職責與任務加大數倍，但相應的管理職權卻沒有發(fā)生根本性變化，管理權限仍僅限于對本單位的內部管理。只有職責沒有職權的檔案館，在對學校各立卷部門歸檔管理及其他文獻檔案收繳工作中處于一種尷尬境遇。

（三）沒有相關配套政策而引發(fā)的收費現象。《辦法》首次賦予高校檔案服務社會的新功能，同時也明確“用個人或者商業(yè)目的的，可以按照有關規(guī)定合理收取費用”；《辦法》還規(guī)定“高等學校對長期接觸有毒有害物質的檔案工作人員可以按照有關現定予以補助。”但是，《辦法》已經頒布實施近一年，各地方政府還沒有出臺針對高校檔案管理的相關收費政策和檔案人員的補助政策。而建立大檔案后，隨著高校檔案的有效整合，極大擴充和豐富了的信息資源吸引了眾多的利用者。于是，收費問題在沒有一個統一規(guī)定和標準的情況下，各高校根據各自的政策采取了不同的收費標準。類似現象同樣反映在對檔案人員的工作補助上。

（四）檔案重要性被忽視的現象仍較普遍。主要反映在一些領導干部身上。由于高校的特殊性，高校的主要負責人大多是單位教學、科研骨干，主要精力放在業(yè)務上，檔案法制觀念淡漠，視檔案工作可有可無，對本單位的檔案工作很少關心過問，檔案工作被邊緣化。

四、加強高校檔案管理工作的建議

（一）科學設置高校檔案工作機構。機構職能設置不科學和職責與權力相分離的問題，是一個問題的兩個方面，只要賦予檔案管理機構依法治檔的職能，管理權的問題也就落到了實處。高校應設置檔案處（館），這樣檔案管理機構就能夠承擔起對全校檔車工作的行政管理職責。

（二）嚴格管理，合理開發(fā)利用高校檔案資源。行業(yè)收費是一個敏感區(qū)嚴肅的問題，必須認真對待。省級教育和物價行政管理部門制定一個高校檔案收費與補助標準，從根本上解決檔案利用收費和檔案工作人員補助不統一、不規(guī)范問題。

（三）加強宣傳，切實提高全社會檔案法制觀念。單位領導的檔案意識對檔案部門的影響至關重要，要加大宣傳力度，加強法制教育，提高他們的檔案意識。檔案管理是一個長期、系統艱巨的工程，除了需要高校自身的努力，還需要政府及全社會的支持與關注。