高職院校院系二級管理體制下教學檔案管理中存在的問題及對策

李建英

（淮安信息職業(yè)技術(shù)學院 江蘇 淮安 223003）

教學檔案是高等院校檔案中的主體部分，教學檔案管理工作是國家檔案事業(yè)的重要組成部分，隨著高等職業(yè)教育事業(yè)的發(fā)展，高等職業(yè)院校的教學檔案工作也得到了迅速的發(fā)展。高職院校檔案管理工作是建設(shè)高水平職業(yè)技術(shù)院校的一項基礎(chǔ)性工作，是高職院校管理不可缺少的重要環(huán)節(jié)。隨著以教育部高職高專人才培養(yǎng)工作評估為主的各類教育評估工作的不斷深入，教學檔案在收集信息、記錄歷史、總結(jié)經(jīng)驗、提供參謀等方面的作用越來越明顯。

目前，很多高職院實行院、系二級管理體制，檔案管理也隨之進行二級管理，教學檔案大部分在教務(wù)部門及系里進行保管。系級教學檔案是高等職業(yè)技術(shù)學院整體教學檔案的主體、核心和重點，是評估院系教學管理水平和人才培養(yǎng)質(zhì)量的重要依據(jù)之一。因此，要正確認識高職院校系級教學檔案的主要內(nèi)容和主要作用，認識院系二級教學檔案管理中存在的主要問題及原因，探索加強檔案工作的措施與途徑。本文結(jié)合筆者所在的學校及周邊的高職院校的教學檔案管理現(xiàn)狀，簡要論述高職院校系級教學檔案的作用以及二級管理體制下教學檔案管理的現(xiàn)狀、存在的問題和解決問題的對策。

一、系級教學檔案的作用

系級教學檔案是日常教學管理和教學實踐過程中形成的大量的具有保存價值的原始記錄,反映的是整個院系教學過程和教學管理過程中的各項真實的歷史記錄，其信息、數(shù)據(jù)豐富全面，最終服務(wù)于教學工作，在高校教學中有十分重要的作用。學校的管理者可以根據(jù)教學檔案所反映的情況對教學過程進行統(tǒng)籌規(guī)劃，科學的制定管理方案，對系級教學檔案的管理直接影響到學校的辦學質(zhì)量以及辦學效益，

其次，系級教學檔案為管理者考核教師和調(diào)查學生素質(zhì)提供了依據(jù)。通過對教師的教學檔案的分析，可以作為教師業(yè)務(wù)素質(zhì)考核的依據(jù)。教師通過對教學檔案中的歷史記錄分析，也可以總結(jié)經(jīng)驗，改進教學方法，提高教學技能。教學檔案中保存有學生的基本情況，是用人單位了解畢業(yè)生信息的第一手資料，可以為畢業(yè)生單位或其本人提供畢業(yè)生在校期間的基本檔案。

二、目前高職院教學檔案管理中存在的問題及原因

1.對檔案管理缺乏應(yīng)有的重視，管理制度不健全。部分學校校級檔案室通常只保管全院的文書類檔案，而人事類、招生就業(yè)類以及學籍類、教學資料等分別在人事處、招生就業(yè)處、教務(wù)處等不同的部門及系（部）進行保管，尤其是教學檔案，一般是教務(wù)部門保管一部分，其它都分散在各個系部。而系級教學檔案管理往往又缺少一套完整具體統(tǒng)一的規(guī)章制度來保證，缺少健全的檔案組織機構(gòu)和專職人員。有的學校檔案管理部門未針對教學檔案制定相應(yīng)的規(guī)章制度，現(xiàn)有的規(guī)章制度在某些方面并不適宜于教學檔案的管理。有的學校只是教務(wù)等部門制定教學檔案管理制度，與校級檔案室的管理方式上存在矛盾，有些學校，雖也有一系列的制度，但在檔案的具體類目、檔案盒標簽、檔案編目等細節(jié)方面沒有統(tǒng)一的執(zhí)行標準，每個人都按照自己的習慣進行操作，以至于各個系的檔案管理存在各種不一致情況，非常需要具有專業(yè)知識的檔案管理人員對其進行專門的指導。

2.部分教師及管理人員缺乏教學檔案集中統(tǒng)一管理的意識。（1）部分教師和檔案工作者檔案意識不強，造成教學檔案不能及時完整地歸檔。很多教師、科研和管理人員對檔案管理知識和法規(guī)知曉不多，認識不到教學檔案必須實行集中統(tǒng)一管理的重要性。甚至許多教師認為會只有備好自己的課、教好自己的書、做好自己的科研或干好自己所分管的工作才就算盡到了職責，至于工作中產(chǎn)生的文件材料，保不保存似乎與自己無關(guān)，認為自己沒有義務(wù)去整理、保存它。所以在教學、教科研等告一段落后，不知道要將材料進行整理歸檔，嚴重者甚至會認為材料已過時，放著也占地方，于是進行隨意丟棄或自行銷毀。工作中產(chǎn)生的許多有保存價值的材料就這樣給流失了，有的以至于日后想查找利用時都無檔可查。（2）部分院校系（部）檔案作用不明顯。檔案利用是檔案管理工作的目的，不管檔案收集得如何齊全，整理得如何漂亮，如果僅僅是“只進不出”，把收來的檔案擱在一邊不利用，那就沒有什么意義了。目前，由于傳統(tǒng)查詢方式的局限性，教學檔案發(fā)揮的作用不很明顯，利用率并不高，很多系（部）的檔案室的檔案是“只進不出”，常年大門緊閉，有的甚至灰塵累累，幾乎只有學生查詢試卷和成績時才可以利用得到。這樣，檔案的意義無疑是未得到充分的發(fā)揮。（3）許多高職院校教學檔案管理的信息化程度不高。大部分檔案還依靠手工處理，很多院校只是依靠WORD、EXCEL等簡單的文字及電子表格處理軟件進行數(shù)據(jù)和信息處理，數(shù)據(jù)處理效率低，查準查全率較低，難以適應(yīng)現(xiàn)代教學改革和教育事業(yè)發(fā)展的需要。（4）缺少專職的檔案管理人員。有些學校部分基礎(chǔ)較差的系（部）未配備專職檔案管理人員，或者檔案管理人員不穩(wěn)定，經(jīng)常換人，造成工作銜接時檔案管理的混亂，導致檔案不能及時歸檔或者檔案被破壞或流失等現(xiàn)象。

三、加強高校院系教學檔案管理的主要措施

1.強化檔案意識。一是要強化領(lǐng)導的檔案意識。院系領(lǐng)導和學校領(lǐng)導一定要真正重視教學檔案工作，把院系檔案工作納入到學校和院系的工作計劃當中去。應(yīng)該保證院系教學檔案工作必需的經(jīng)費開支，重視檔案用房、設(shè)備等設(shè)施的建設(shè)，為做好院系教學檔案工作提供良好的物質(zhì)條件等。二是要強化教學、科研及管理工作人員的檔案意識。高職院校的教師、科研人員及管理人員，他們既是院系教學檔案的形成者又是教學檔案的利用者。他們檔案意識的強弱，將直接影響到檔案的形成和歸檔的完整性。所以，要強化他們的檔案意識，使他們明確本身承擔著歸檔的法律義務(wù)，并具有依法利用檔案的權(quán)利。

2.建立健全檔案管理制度，建立檔案管理質(zhì)量監(jiān)控體系。高職院校教學檔案建設(shè)與管理作為教學管理的重要環(huán)節(jié)應(yīng)予以高度重視，并需要制度作保障。高職院校應(yīng)制定科學、規(guī)范、統(tǒng)一的規(guī)章制度，明確、統(tǒng)一檔案的類目、檔案盒標簽、檔案編目等細節(jié)方面的執(zhí)行標準。

建立檔案管理監(jiān)控體系，由院檔案室配合教務(wù)處等部門，定期組織檔案管理的檢查、評比等工作，建立檔案管理的檢查、評比、監(jiān)督、獎懲機制，調(diào)動檔案管理人員的責任心和積極性，使教學檔案的形成、整理、利用常規(guī)化、制度化和現(xiàn)代化，確保教學檔案的系統(tǒng)性、完整性和科學性。

3.提高檔案人員的素質(zhì)。目前高校各院系檔案人員大多數(shù)是兼任，由于對檔案知識的缺乏，對檔案的收集、歸類與整理等比較隨意。所以，要搞好檔案工作，必須要提高檔案管理人員的自身檔案素質(zhì)。除了自身注重專業(yè)知識的學習、多向有經(jīng)驗的部門及檔案管理人員交流外，單位和部門也要對這部分人員提供培訓的機會，積極參加有關(guān)檔案管理的專業(yè)培訓，努力提高檔案管理水平。

4.提高檔案管理的信息化水平。改進傳統(tǒng)的教學檔案管理方法，加強檔案管理的信息化建設(shè)，引進或開發(fā)適合高等職業(yè)院校使用的檔案管理系統(tǒng)等軟件，并努力提高檔案管理人員的信息化綜合素質(zhì)。

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