地方院校檔案數字化建設的若干思考

謝 鵬

(重慶交通大學 檔案科 重慶 400074)

高等學校檔案工作是辦好學校的重要基礎工作之一，也是衡量學校教育質量和管理水平的一個重要標志。信息技術的飛速發展和廣泛深入的應用，對我國政治、經濟和社會文化等許多方面產生了巨大的影響，也帶來了諸如知識經濟、信息社會化、科學發展觀等許多管理理念的創新。在這種大環境下，高校檔案事業的地位和作用愈來愈突出，檔案工作涉及的范圍越來越廣泛，檔案工作在檔案數字化、檔案法制建設、檔案職業道德與素質等方面出現了許多新事物和新問題，檔案管理、檔案利用以及檔案管理體制和工作方式等都在經歷重大的變革。地方院校在人力和財力上與部委所屬的重點高校有一定差距，按照踐行科學發展觀的要求，檔案數字化建設應當統籌兼顧，資源共享，有所為有所不為。

一、設計方案

高校檔案數字化建設不可能一蹴而就，需要有組織有計劃地進行。上級部門要總結部委所屬重點高校檔案數字化建設的經驗和教訓，制定高校檔案數字化建設工作規范，用來指導地方院校高校檔案數字化建設。各學校要明確一名領導負責，確定具體部門和人員來實施這項工作。根據自身情況制定科學的建設計劃,計劃既要有長期計劃，也要有短期計劃；既要有整體規劃，又要有項目實施方案。逐步使學校館藏檔案資源數字化，檔案工作自動化，檔案信息傳輸網絡化。把學校檔案建設成為信息資源中心，

二、建立制度

地方院校要根據自身特點制定:檔案管理辦法、檔案實體分類實施辦法、歸檔范圍和保管期限表、不歸檔范圍及處理辦法、立卷歸檔流程、電子文檔管理制度、檔案鑒定銷毀制度、檔案管理考核辦法、文檔一體化工作制度、文件保密制度、網絡安全管理制度這些制度必須要科學化、標準化、系統化。制度建設必須要涉及檔案收集、著錄、標引、數據加工、立卷、檢索、交換和傳播流通、保密和安全等各個方面。只有這樣才能最大限度地消除檔案工作中的無序、無組織和不系統現象，才能快速、高效地推進檔案數字化建設。

三、目錄體系建設

數據庫目錄體系是檢索和整合信息資源的平臺，在目錄體系建設中，按照學校隸屬建制關系和電子校務相互關系，整體構建目錄體系，對二級目錄要與時俱進地不斷完善，通過科學合理的目錄體系推進檔案信息資源整合，提高檔案信息服務水平。

四、數據庫建設

檔案數據庫建設是檔案數字化建設的一個重要的組成部分，要求軟硬件的配置要標準化和通用性，在數字化的不同階段要保持一致，保證數字化技術、軟硬件配置的可繼承性，達到數據標準、設備兼容、數據庫共享、文檔一體化“無縫連接”等要求。

有了數字化的檔案信息資源還不夠，還必須建立與之相匹配的檔案資源數據庫，使數字化的檔案信息有序化地存入數據庫中。主要包括目錄數據庫和全文數據庫。為方便利用，要建立專題檔案數據庫，如:科研成果數據庫、精品課程和教學團隊數據庫、學生學籍和成績數據庫、專家人才數據庫、論文數據庫、表彰獎勵數據庫、校友數據庫等，地方院校可根據自身實際情況選擇性的建立專題數據庫。

五、注重安全性和保密性

檔案數字化建設要注重檔案信息的安全和保密。檔案由封閉走向開放，在開放性服務過程中存在不安全因素和保密問題，面臨各種各樣的安全威脅與攻擊，主要包括竊取機密攻擊、非法訪問、惡意攻擊、計算機病毒等。

數字檔案館與數字圖書館相比，不僅起步晚，而且其內容也受到很大的限制。圖書是公開出版物，而檔案則不同，它涉及到安全性和保密性等諸多問題。確定數字化檔案信息開放的范圍，應該著重考慮它的保密性和實用性因素，認真審定開放范圍，建立對外開放與內部控制兩個完全斷開的網絡管理系統。將檔案中未解密的檔案材料單獨建庫，作為內部控制系統嚴格控制利用。所以檔案信息要按公開、限制、保密等不同等級來區別對待，采用加密技術、簽署技術、防寫措施、網絡監控技術和訪問權限控制技術，為不同用戶、不同數據和信息設置不同的使用權限。架設軟件或硬件防火墻、對于常見的病毒、木馬等進行自動更新和自動攔截，建立攻擊者黑名單、日志記錄等機制。對于所有采用數字化的信息采用雙機熱備機制，以確保所存儲的數據不被丟失，并定期做備份，都是有效的手段。

六、館藏檔案按需要進行數字化處理

館(室)藏檔案數字化是一項龐大的系統工程，在工作中應避免不必要的資金浪費以及增加管理和維護的負擔，以科學性和實用性原則進行館(室)藏檔案數字化。地方院校館(室)藏檔案數字化工作必須從實際出發，對館(室)藏檔案有重點、有選擇性地進行篩選，確定范圍，分清輕重緩急，分層次、分階段、分步驟進行。比如說:珍貴檔案、具有長遠使用價值的檔案、具有特色的檔案、利用率高的檔案、對外開放的檔案，可先進行數字化處理。

七、實現人員轉型

地方院校檔案工作者須實現思想上的轉變與工作方式的更新，由原先的“檔案實體管理”模式擴展為“檔案信息處理”模式。檔案信息資源的形成、收集、傳輸、整理、存儲、檢索、保管、保護、利用、鑒定、銷毀、統計等全過程都在發生巨大變化，檔案工作人員所擔當的角色也會隨之發生重大變化，他們不再是單純意義上的檔案保管者，他們應當成為:信息資源的管理者；信息資源的分析與組織者；信息提供與傳播者；信息利用的導航者。檔案管理技術的發展和檔案管理者角色的轉變，必然要求檔案工作人員不斷調整知識結構，拓寬知識面，學習和掌握檔案數字化工作崗位應該具備的專業知識和業務技能，成為檔案工作的復合型人才。[1]

八、做好檔案的利用、編研工作，服務于師生和社會

檔案信息數字化建設為實現檔案信息發布、全社會共享，提高檔案利用率的目標提供了有效的途徑。檔案信息的數字化建設真正體現“信息數字化，傳輸網絡化，館藏超時空化，服務有線化，利用者足不出戶便可查閱有關的目錄、索引和全文”。[2]大宗的檔案信息由“藏”變“用”，更好地滿足了檔案利用者的需求，體現了檔案的服務特色，改變了檔案工作的“神秘”色彩，實現檔案公開化、大眾化，由封閉式管理逐步走向開放。

主動提供利用，將檔案部門建設為豐富、完備的信息資源庫。定期公布數字檔案目錄。由于檔案存放在學校檔案館，學校大多數人對于檔案的內容都不是很了解，檔案館人員應通過各種途徑、方式，定期公布最新的檔案目錄，讓全校師生了解檔案的內容，最大限度的發揮檔案的作用。從主要提供檔案原件服務轉到提供經過摘錄或綜合的檔案信息服務上來；從主要提供原始信息服務轉到提供經驗成果上來；從主要為研究歷史服務轉到更多地為領導決策、為教學科研服務上來；從單純提供信息服務保障轉到開發檔案信息產品、發展文化功能作用上來。同時，要充分發揮檔案館自身特色優勢，開展檔案咨詢、展覽、縮微、掃描、寄存、修裱和多媒體制作等多樣化服務，增強建館、養館的造血功能。[3]

健全的檔案數字化工作體系一是學校范圍內的局域網式的自動化集成管理，面向檔案館(室)的收集、整理、存儲、利用等主要業務工作環節，使檔案業務管理在自動化的基礎上形成一個整體；二是通過校園網面向學校各教學、科研、管理和服務部門，提供用戶在各自辦公室甚至住宅、宿舍內的網絡工作站上對館藏檔案進行網上利用等服務。三是通過校園網連接教育網，開展合作業務。實現教育網內全國高校檔案資源共享，并通過國家教育網絡接通國家信息網絡，參與全國性資源共享。建立數字化檔案系統，將為社會經濟、文化的發展發揮出不可估量的作用。

[1]袁琳.試論高校檔案數字化建設[J].黃岡師范學院學報，第24卷第1期,2004年2月.

[2]羅伯特·B·丹哈特，珍妮特·v·丹哈特．新公共服務:服務而非掌舵[J].中國行政管理,2O02，(1O):66-69.

[3]饒永.簡論高校檔案數字化建設[J].電子科技大學學報社科版,2004年(第6卷)第2期.