文書檔案信息的開發與管理

王 鵬

(哈爾濱市房產交易中心 黑龍江 哈爾濱 150000)

一、目前檔案信息開發工作存在的問題

(一)管理結構單一。文書檔案所占比例偏重，而科技、專業檔案所占比例偏小。這樣的文書結構，從開發檔案信息資源的角度分析，使開發利用檔案信息的范圍狹窄，因為社會對檔案信息的需求是多方面的，大量的文書檔案中涉及經濟內容的較少，因而使這些檔案信息直接服務于經濟建設，存在著較大的難度。

(二)檔案特色不明顯。反映地方特色經濟、特色文化以及風土人情等方面的檔案較少，也正因為特色檔案沒有系統地建立起來，因而開發檔案信息資源為發展地方經濟和各項工作服務，也就缺乏強有力的針對性。

(三)檔案編研工作滯后。編研材料存在著“重文書、輕科技”、“重歷史、輕經濟”的現象，致使編研材料檔次低，適應形式發展的編研成果少，編研成果利用率低下。

(四)檔案工作者服務意識不足，服務手段單一。管理處在封閉階段，向外界宣傳較少，對文書檔案的結構和內容更是知之甚少。而檔案工作者卻處于坐等利用的被動服務方式。在思想觀念上不同程度地缺乏市場經濟意識，沒有充分認識到檔案信息的潛在作用，致使檔案工作與經濟建設和精神文明建設不相協調。

二、加強檔案信息開發工作，更好地為經濟社會發展服務

(一)更新觀念，強化主動服務意識。主要的問題是解決思想認識問題，必須要進一步解放思想、更新觀念，牢固樹立以經濟建設為中心的思想，以鄧小平同志“三個有利于”理論指導檔案工作，克服“等、靠、要”的思想，破除“等待觀望、坐而論道”的消極觀念，樹立主動服務、主動參與意識，以主人翁的姿態，積極投身到檔案信息資源開發工作中來。檔案作者可以根據實際需要，采用“電話預約”、“上門服務”“全天候上網服務”等新的方式，制定相應的利用制度，以滿足社會各界的實際需要。

(二)加強對檔案用戶的宣傳。要做好五個方面的服務工作:1.介紹文書檔案的內容、成分和價值狀況。重點向專家、學者主動介紹各個歷史時期經濟開發建設的檔案種類、形成特點，吸引檔案用戶到檔案館利用檔案，給檔案用戶提供具體的檔案來源和線索。2.介紹利用檔案的規章制度和手續。檔案館通過宣傳和指導服務的途徑與方式，向研究部門介紹利用檔案的批準手續、目的要求和范圍，說明內部查閱和開放檔案利用的界限。3.介紹檔案檢索工具及其使用方法。檔案接待查閱人員主動向檔案用戶介紹不同檢索工具的適用范圍、作用、特點及其使用方法，使他們善于選擇和使用檢索工具，能夠及時準確地查找到所需檔案。4.介紹利用檔案的方式。采取制發檔案復制本、檔案證明、函查、舉辦檔案展覽和開放等形式。檔案館主動向社會宣傳介紹這些服務方式，使檔案用戶能有充分的選擇余地。5.介紹檔案編研成果。檔案館主動配合政府決策，編輯各項開發建設的檔案史料匯集等，并向檔案用戶推薦和宣傳，以提高檔案資源開發利用工作的水平。

(三)豐富內容，提高文書檔案質量。按照(檔案法)和(檔案法實施辦法)的有關規定，多層次、多渠道征集檔案資料，豐富、提高文書質量。從資源結構看，文書檔案既有公務性檔案，(包括官方機構和半官方機構的公務活動形成的檔案)，又要有非公務性檔案(包括民間機構活動，個人及其家庭活動中形成的檔案)；從內容結構看，既要有文書檔案，又要有科技檔案、專門檔案、人物檔案、口述檔案；從歷史結構看，既要有近現代檔案，又要有歷史檔案，要能反映出當地社會發展的歷史面貌，并突出地方特色；從形式結構看，既要有紙質檔案，又要有木、帛、膠片、磁性和電子檔案等。

(四)深層次開發檔案信息資源。要積極挖掘現有的檔案信息，搞好超前服務。檔案館文書檔案中不乏有建國后經濟建設方面，自然科學調查與考察數據為內容形成的詳細記載，這些珍貴檔案掃描至計算機，然后利用現代電子技術和通訊設施制作成專題網站，在國內或INTERNET網上發布，并且可以圖文并茂的介紹，供社會各界利用。

(五)加強編研工作，提高編研材料檔次。編研是一項具有較高層次的信息開發工作，如果挖掘得深，能夠為社會和經濟發展提供更好的服務，能夠為領導決策提供準確信息。這就是要改變傳統編研主題，多編研一些經濟類、科技類的材料；其次，要針對某個時期黨和政府的中心工作、重要工作、人民群眾強烈關心的問題開發檔案信息資源加以整理匯編，同時，要有開拓創新精神，根據時代要求，編寫前人沒有編寫過的材料。

(六)要加快檔案信息資源以及數據庫和網絡建設。信息時代逐步將所有的相關計算機數據庫、通訊系統等連接起來，形成網絡，實現信息資源共享。檔案館作為提供檔案信息的重要資源之一，應該從傳統的收集、分類、編目、檢索中所積累的經驗中走出來，將過去獨立、封閉狀態的檔案館逐步尖聲成為地域性乃至全國信息的一個節點，這就需要檔案工作者改變方式，如逐步由檔案館分類、編目，過渡到運用標準機讀目錄，實施出版編目，建立自己的文書檢索系統和能發揮自己文書特色的數據庫。同時應考慮與通訊技術、網絡技術的兼容并連接等。條件成熟，便可進入網絡，將自己的檔案信息提供給網絡上的任何用戶，實現真正意義上的檔案信息資源貢獻。