企業人事檔案管理與人力資源開發

宮 政 劉 玲

（哈爾濱哈投投資股份有限公司供熱公司 黑龍江 哈爾濱 150000）

企業人事檔案是合理用人、選人的重要基礎。企業人事檔案的管理是人力資源管理的重要組成部分，要做到人力資源的合理配置，最大限度地實現人力資源的價值，提高員工工作效率和企業經濟效益，降低人力資源成本，就必須完善企業人事檔案。調整員工崗位必須熟悉員工的檔案情況，查閱企業人事檔案已成為考察、任免、調動、調整等工作中一個不可忽視的重要程序，它在企業隊伍建設中發揮著重要作用。

企業人事檔案的完善為人力資源的管理提供了重要依據。要做到人盡其才，使每個員工在各自的崗位上發揮出最大作用，就必須知人善任，不僅要看員工現實表現，而且要看他的全部歷史和全部工作。企業人事檔案是個人經歷和社會實踐的記錄，是個人思想品德、業務能力和工作情況的反映，是合理用人的重要依據。了解每個員工的全部歷史和全部工作，實際上主要是通過查閱分析檔案，對其經歷、品德、學識、專長等一貫表現和優缺點進行立體考察。員工檔案中的各類情況對全面了解每個員工發揮著非常重要的作用。

企業人事檔案的完善對制定規章制度和企業改革的歷史沿革、發展和貫徹落實情況具有珍貴參考價值。企業人事檔案材料是經過組織審查、檔案管理部門認真鑒別的，是歷史的真實記錄。同時它有組織公章、個人印章等，有一定的法律效力。企業可根據事業的發展需要、員工的綜合素質，在分析研究的基礎上制定出相應的規章制度和企業改革方案。

企業人事檔案的價值在于利用，完善目前的企業人事檔案將有利于現代企業挖掘員工的潛能，更加合理地配置人力資源，不斷提高企業自身的核心競爭能力，推動企業進一步發展壯大。

首先，員工基本履歷方面要完善。目前，企業員工的基本履歷檔案內容不太齊全，如員工應聘時的求職簡歷及證明材料等，還需要進一步完善。對于干部檔案，由于大多數企業無權保存，為方便利用，企業應通過正常程序將干部檔案部分內容備份或統計，歸入企業內部檔案。如有必要企業還要通過員工的畢業學校或原單位等正常渠道側面了解所招聘員工，所收集材料也應歸入企業人事檔案。這對企業更加客觀全面地了解員工、更加合理配置、培訓和使用人才有著相當重要的作用。

其次，業務培訓方面要完善。知識更新已成為時代的要求，培訓是現代企業開發人力資源的基礎工作。為適應新形勢發展的需要，企業中每位員工都要不斷進行培訓、更新知識，提高業務水平。每次的培訓內容、測試試卷、考核結果（或結業證書復印件）、培訓單位的鑒定等都應記入個人培訓檔案，為下次培訓需求提供參考依據。

第三，績效評估及獎懲方面要完善。員工績效評估和獎懲是現代企業人力資源管理的核心工作，需要大量的考核記錄作為依據，這些記錄都要及時、準確地收入企業人事檔案。充分利用這部分檔案，企業可以對每位員工某段時間的業績、素質、能力等各方面進行綜合的評價，它為員工隊伍優化、部分之間人員調配，崗位、薪酬級別的調整，為下一步的培訓，提供了客觀全面的依據。

第四，崗位及薪酬調整方面要完善。企業人事任免、崗位及薪酬級別調整記錄是績效評估和獎懲的結果，也應及時收入企業人事檔案。

總之，企業要搞好人力資源開發需要做大量的工作，而企業人事檔案管理則是其最基礎的工作，傳統的企業人事檔案（尤其是培訓和績效評估、能力考核方面）滿足不了這方面的要求。我們必須在傳統人事檔案基礎上，使其真正由“死檔案”變成“活資料”，更好地服務于我國改革開放和社會主義現代化建設。