試論年鑒工作的管理

盧萬發

（美姑縣地方志辦公室四川美姑616450）

試論年鑒工作的管理

盧萬發

（美姑縣地方志辦公室四川美姑616450）

年鑒工作管理的最終目的是為了提高年鑒的編輯出版質量和社會經濟效益。所以，質量管理和效益管理應該說是年鑒工作管理的中心環節，在各項管理活動中處于核心地位。

一、質量管理

歷史的經驗教訓告訴我們，提高年鑒編輯出版質量必須嚴把六個關口：

第一，把好政治關。年鑒不是個人著作，不能隨心所欲地發表個人見解，她是集體智慧的結晶，是統治階級意志的綜合反映，年鑒的政治觀點不僅體現在書中的政治部類里面，而且貫穿于整部年鑒的每一篇、每一章、每一節、每一個條目里。一句話，從頭到尾，年鑒工作都離不開馬克思主義、毛澤東思想、鄧小平理論和“三個代表”重要思想和科學發展觀的指導，這是年鑒的靈魂所在，任何時候都不能動搖。

第二，把好結構、體例關。要素的優化并不等于整體的優化，如果不處理好內涵與外延、歷史與現狀、宏觀與微觀、點與面、橫與縱之間的關系，各部分的質量再好也沒用。因為，一部層次紊亂、條理不清、主旨不明、交叉重復、雜亂無章的年鑒，絕不可能是合格的年鑒，更談不上什么精品了。體例在年鑒編纂中具有綱領性作用，而篇目的設計是年鑒體例的具體體現和運用，是年鑒的骨骼和框架。所以，編纂年鑒首先要嚴把體例關，科學合理地設計年鑒篇目。

設計篇目的基本原則是：從現代科學分類的實際出發，以符合科學性和時代特點為原則，各章節內容應前后照應，簡繁適當，力求避免重疊；要注意體現地方特點和民族特色；要準確把握事物的本質屬性和邏輯性。

第三，把好資料關。如果把一部年鑒比作一幢高樓大廈，那么，編輯年鑒所需的各方面材料就如同那些鋼筋、水泥、磚塊、沙石和涂料。建筑材料不夠，施工就無法進行；材料的質量不好，修建起來的樓房就會后患無窮。所以，缺乏必要的資料，年鑒工作就無法開展起來；如果所擁有的資料是虛假錯誤的東西，那么，靠這種東西編纂出來的所謂的年鑒，必然是毫無價值，就會遭到世人的唾罵。所以，質量管理的一項重要任務就是確保資料的全面、真實、可靠。當然，并不是說真實的資料就一定要采用，還得看它使用價值的高低，看它是否符合黨的方針政策。因為，年鑒工作者不得不考慮政治的因素，不得不顧及社會效益和經濟效益。

第四，把好特色關。年鑒是時代的產物，而每一個時代都有自己鮮明的特點。年鑒應具有新時代特點，如實地反映本地區現階段的狀況，既要突出反映改革開放所取得的巨大成就，又不避諱實踐中出現過的這樣那樣的錯誤和曲折；還要充分體現“八榮八恥”的時代風氣。時代特點和地方特色往往是分不開的，每一個時期的地方特色都會留下時代的烙印。所以，在充分反映時代特點的同時，還要著力記述地方特色。人們常說，十里不同天，百里不同俗。中國之大，地方特色是十分鮮明的，年鑒不能千篇一律、千鑒一面，一定要突出個性，全面、深刻地反映地方特色。需要指出的是，對于地方特色的理解，不能僅僅局限于個別或少數“獨有”、“特有”的事物，而應當從整個自然與社會、歷史與現狀中去挖掘“人無我有、人有我精、人小我大、人弱我強”的東西，從整體上突出地方特色。

第五，把好語言文字的記述關。胡喬木同志在全國地方志第一次工作會議上指出：“地方志應做到詳細，同時應做到簡略。所謂詳細，指它所應講到的方面都講了；所謂簡略，就是每個方面的記述要像打電報、編辭書那樣的精煉，要惜墨如金。作為一部實用性的文獻，不能分量太大，分量太大會引起種種不便。這是一種希望，一種不容易達到而又必須達到的奮斗目標。”胡喬木同志的這番講話的確很有道理，編輯年鑒也應當如此。要做到“像打電報、編辭書那樣精煉，惜墨如金”，就應該注意鍛字煉句，做到語言簡明，避免說套話、空話、廢話。

第六，把好校對關。校對是書刊出版工作中的一道重要工序，也是影響年鑒質量的一項重要因素。校對工作首先要保證不出現政治性和原則性的錯字、漏字、多字，保證版面美觀、規范，防止格式和字體的錯誤。其次，要保證整部年鑒的文字差錯率低于0．25／10000，達到優質的水平。校對的基本方法有對校(又稱點校)、折校和讀校，但無論哪一種方法，都必須做到以下幾點：一是校正校樣上的錯字、倒字、橫字、多字、缺字，以及接排、另行、字體、字號等差錯；二是改正符號和公式的錯誤；三是檢查版式是否符合要求，包括標題、圖表說明有無偏斜，字體、字號是否統一，頁碼是否連貫等；四是檢查注解和參考文獻的次序和正文所標號碼是否吻合；五是注意插圖、表格、公式等的位置是否恰當、美觀；六是檢查行距是否勻稱，字距是否符合規定。

二、效益管理

古今中外，人們從事任何工作都要講求效果和利益，年鑒工作自然也不例外。特別是在社會主義市場經濟條件下，每一個年鑒工作者都應該牢固樹立效益意識，積極探索年鑒經濟學規律，努力把年鑒資源轉變為年鑒資本。盡管編纂出版年鑒的目的不是為了賺錢分紅，但并不等于年鑒工作可以不講效益，少花錢、多辦事、辦好事的管理原則同樣適用于年鑒工作。

效益管理，首先要強化時間觀念。馬克思指出：“一切節約歸根到底是時間的節約。”(見《馬克思恩格斯全集》第46卷第120頁)美國著名管理學家杜拉克也說過：“有效的管理者最顯著的特點，就在于他們能夠珍惜時間。”(見《有效的管理者》第30頁)我們的祖先早在幾千年前就明白“一寸光陰一寸金，寸金難買寸光陰”的道理。人人都知道欲成佳鑒不可速成的道理，但曠日持久、拖拖拉拉的作風只會使年鑒工作變成一項遙遙無期的馬拉松，只會拖散人心、拖垮斗志，造成人力、物力和財力的巨大浪費，人為地增加成本。所以，效益管理必須把時間觀念放在第一位，要讓每一個年鑒工作者都明白“時間就是金錢、時間就是勝利、時間就是生命”的道理才行。

其次，千方百計提高工作效率。如何提高單位時間內完成的工作量，是每一個管理者必須面對的問題。年鑒屬于精神產品，年鑒工作無疑是一項艱苦的腦力勞動，而腦力勞動與體力勞動是有本質區別的，我們絕不能用延長勞動時間、提高勞動強度等對待體力勞動的傳統方式來管理年鑒工作。那么，怎樣才能提高年鑒編纂效益呢?筆者認為可以從以下幾個方面做起：

第一，挑選精兵強將，組建一支高素質的年鑒隊伍。實踐證明，提高年鑒編纂效率的根本途徑在于提高年鑒隊伍的整體素質。年鑒是集體智慧的結晶，如果隊伍的整體素質偏低，個人水平再高也無濟于事。所以，在今后的年鑒工作中，應當高度重視人才工作，采取各種辦法，吸引人才、留住人才、培養人才，努力組建一支高素質的穩定的年鑒隊伍。這是提高年鑒質量和工作效率的根本要求，也是保證年鑒事業持續、健康發展的必然要求。無論是專職人員，還是兼職人員，凡是參與年鑒工作的人都必須具備下列條件：一是必須具有全日制大學本科以上學歷；二是能夠熟練運用計算機、傳真機、復印機等現代化辦公設備；三是能夠拿出有分量的文章來證明自己的寫作水平和文字功底；四是具有一定的組織協調能力；五是敢于堅持真理、堅持原則、擁護中國共產黨的領導。這些條件缺一不可。如果本地區招不夠這樣的人才，就應當面向全省、全國公開招聘，絕不能讓那些既無德，又無才的人混進年鑒隊伍里，影響年鑒的編纂質量和工作效率。

第二，改善工作條件，運用現代化手段提高工作效率。過去，由于沒有財力安裝空調，每到寒冷的冬季或炎熱的夏季，年鑒人員就不得不放下手中的筆，想盡一切辦法取暖或降溫，在一定程序上影響了年鑒的編纂效率。而今，隨著國家經濟實力的不斷增強，全國絕大多數年鑒機構都有能力安裝空調，年鑒工作者一年四季都可以舒舒服服地坐在辦公室里工作，工作效率自然會比過去高得多。十多年前，電腦、傳真機、復印機、掃描儀等現代化辦公設備對于許多單位來說，還是一種可望而不可即的夢想，特別是像地方志辦公室這樣的清水衙門，就連安裝一部無繩電話都是一種奢望，更談不上購置電腦了。所以，廣大年鑒工作者只能用傳統的方法一筆一畫抄資料、撰稿、修改、總纂，一針一線訂文稿、檔案。更為嚴重的是，一年半截了解不到一個信息，上下級之間的思想交流十分困難。在這樣的條件下從事年鑒工作，要想提高工作效率是相當困難的。如今，我國已完全進入信息化時代，在年鑒編纂、管理和運用過程中，引入現代信息技術，讓廣大年鑒工作者通過互聯網方便、快捷、及時、準確地了解自己想知道的東西，從而避免年鑒資源的閑置、浪費和重復建設，從根本上降低工作成本、提高工作效率已成為一種現實。各級地方志辦公室只要稍加努力，就可以實現人手一臺電腦、一人一部電話，一人一間辦公室，打字、復印、傳真、收文、發文都可以做到足不出戶。在這樣的環境下從事年鑒工作，效率必然會得到大大提高。

第三，實行承包制，充分調動廣大年鑒工作者的積極性。出工不出力，一天就能完成的事情，總是拖到五六天后才了結；一個人就能勝任的工作，非得交給三四個人干。這就是年鑒工作普遍存在的一個突出問題。為什么會這樣呢?因為，現時情況是干多干少一個樣，工作成績與個人所得并無直接關系。實踐證明，沒有同個人利益掛鉤的工作，其質量和效率是無法得到保證的，光靠思想教育和精神鼓勵是解決不了問題的。所以，在今后的年鑒工作中，采取層層承包的方式是很有必要的，也是完全可行的。所謂層層承包，是指縣級以上人民政府通過認真評估分析之后，按照互利互惠的原則或適當優惠年鑒工作者的辦法，將編輯出版年鑒所需的經費(包括資料收集整理費、文稿打印費、審稿費、編輯校對費、差旅費、出版印刷費、稿費等等)一次性或分兩次劃撥給同級年鑒工作機構，并與同級年鑒工作機構簽訂《編輯出版年鑒承包合同書》。年鑒機構與同級人民政府簽訂編輯出版年鑒承包合同之后，又根據自己掌握的經費和完成年鑒工作目標任務的需要，與各部門主編簽訂《部門年鑒承包合同書》，將經費和任務落實到部門年鑒主編身上。同理，年鑒主編也根據手中的經費和完成本部門年鑒任務的實際需要，與本單位的具體負責人員簽訂最后一層承包合同。這種層層簽訂承包合同的做法，實屬公私兩利、各得其所，而且有了這樣一層具有法律效力的合同關系之后，就能夠充分調動廣大年鑒工作者的積極性，年鑒的編纂質量和工作效率自然也會得到提高。