試析人事檔案代理制度

梁慕林

摘要:人事代理制度是為了適應(yīng)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展需求而推行的一種新型的人事管理社會(huì)化方式。與之相關(guān)的人事檔案代理制度需要通過(guò)下列措施來(lái)進(jìn)一步完善:提高對(duì)人事檔案的重視程度,實(shí)現(xiàn)人事代理人員的知情權(quán);及時(shí)收集代理人員的檔案材料,全面真實(shí)地反映其個(gè)人現(xiàn)實(shí)情況;明確代理機(jī)構(gòu)與用人單位的職責(zé);增強(qiáng)服務(wù)意識(shí),提高檔案管理人員自身素質(zhì);實(shí)現(xiàn)代理人員人事檔案信息化管理。只有如此,才能真正發(fā)揮人事檔案代理制度的優(yōu)勢(shì),打造堅(jiān)實(shí)的人才服務(wù)平臺(tái),為企事業(yè)單位的改革和發(fā)展服務(wù)。

關(guān)鍵詞:檔案代理 知情權(quán) 服務(wù)意識(shí)

1995年國(guó)家人事部首次提出“人事代理”, 這是人事管理大膽改革的舉措,是為了適應(yīng)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展需求而推行的一種新型的人事管理社會(huì)化方式。與之相關(guān)的代理人員的人事檔案管理工作由人事代理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé),則標(biāo)志著人事檔案管理的規(guī)范化、系統(tǒng)化、社會(huì)化,改變了人事檔案純屬單位所有的弊端。但是隨著人事代理制度的進(jìn)一步推行,人事檔案在代理的過(guò)程中逐漸出現(xiàn)了一些問(wèn)題。如何使人事檔案代理制度更加完善,是擺在我們面前的一項(xiàng)新任務(wù)。

一、目前人事檔案代理過(guò)程中存在的問(wèn)題

1.代理人員對(duì)人事檔案重要性認(rèn)識(shí)不足

有些人事代理人員對(duì)人事檔案的重視程度不夠,認(rèn)為只要有一份好工作就行了,檔案可有可無(wú),對(duì)個(gè)人檔案采取忽視的態(tài)度,有些人連自己的人事檔案在哪都不清楚,還有的認(rèn)為自己的檔案不在本人所屬的單位,而由檔案代理機(jī)構(gòu)管理,覺(jué)得不放心,甚至有些人還認(rèn)為自己和非人事代理人員不一樣, 沒(méi)有歸屬感。代理人員不重視個(gè)人檔案只會(huì)使自己的權(quán)益無(wú)法得到保障,代理人員的這些思想觀念如不轉(zhuǎn)變,必然會(huì)給人事檔案代理工作帶來(lái)負(fù)面影響。

2.人事代理機(jī)構(gòu)對(duì)代理人員的檔案材料補(bǔ)充、收集、更新緩慢

社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)日新月異,人事代理人員的經(jīng)歷不斷變化,其人事檔案的內(nèi)容也需要連續(xù)不斷地補(bǔ)充與更新,才能真實(shí)地反映其現(xiàn)實(shí)面貌。而目前的狀況是人事代理機(jī)構(gòu)對(duì)代理人員的檔案補(bǔ)充、收集、更新緩慢。各類代理人員在工作中形成的業(yè)績(jī)考核、職稱考評(píng)、繼續(xù)教育、獎(jiǎng)懲、工資晉升等方面形成的材料十分豐富,如果這些材料收集工作不到位、不及時(shí),就會(huì)導(dǎo)致許多歸檔范圍內(nèi)的材料流失,破壞人事檔案的完整性。自2004年以來(lái),我單位對(duì)招收的200多名醫(yī)務(wù)人員實(shí)行人事代理,在查閱這些人員的人事檔案時(shí),我們發(fā)現(xiàn)不少人員的檔案材料中缺少年度考核表、轉(zhuǎn)正申請(qǐng)表,晉升工資表,資格考試報(bào)名表等原單位材料,大多數(shù)有的只是學(xué)生檔案、人事代理人員關(guān)系托管表等材料,而且大多數(shù)檔案是散裝的,很容易造成材料丟失。這不僅給我單位的聘用工作帶來(lái)很大的困難,而且直接影響了代理人員的職稱評(píng)定、工資套改等。

3.人事代理機(jī)構(gòu)與用人單位職責(zé)不明確,檔案管理制度不健全

人事代理機(jī)構(gòu)與用人單位工作職責(zé)不明確,在具體操作實(shí)施時(shí)不能落實(shí)協(xié)調(diào)機(jī)制,就會(huì)造成銜接工作的斷層。這在不同程度上影響了代理人員的人事檔案管理,以致不能充分發(fā)揮人事檔案的作用。代理機(jī)構(gòu)檔案管理模式仍側(cè)重于一般的接收保管、存放,代理機(jī)構(gòu)與用人單位銜接不緊,對(duì)代理人員的檔案重接收,輕開(kāi)發(fā)利用,檔案大多以原有結(jié)構(gòu)存在,而且檔案裝訂不及時(shí),檔案材料散亂無(wú)章、雜亂無(wú)序,利用極不方便。由于人事檔案是個(gè)人成長(zhǎng)經(jīng)歷的真實(shí)記載,具有連續(xù)性的特點(diǎn)。如果代理機(jī)構(gòu)的制度不完善、工作效率不高、信息反饋不及時(shí), 用人單位對(duì)個(gè)人的情況就會(huì)“一無(wú)所知”,從而延誤相關(guān)工作。例如在我單位2008年招收的醫(yī)務(wù)人員中,有一位同志在原單位入了黨,成為預(yù)備黨員,這在檔案中有記載,但是代理機(jī)構(gòu)沒(méi)有及時(shí)把信息提供給我單位,所以該同志預(yù)備黨員預(yù)備期的正常轉(zhuǎn)正就受到了影響。

4.人事檔案代理機(jī)構(gòu)未能轉(zhuǎn)變服務(wù)觀念

現(xiàn)如今部分人事檔案代理機(jī)構(gòu)始終未能轉(zhuǎn)變“你求我”的觀念,對(duì)代理人員動(dòng)向掌握不明,與代理人員缺少溝通聯(lián)系,有高高在上的思想,服務(wù)態(tài)度過(guò)于生硬。用人單位和代理機(jī)構(gòu)之間常常在材料收集、歸檔時(shí)產(chǎn)生誤差,因?yàn)闄n案存在代理機(jī)構(gòu),用人單位管檔人員對(duì)檔案內(nèi)容缺乏了解,而代理機(jī)構(gòu)在接收用人單位轉(zhuǎn)來(lái)材料時(shí)基本不審不看,責(zé)任心不強(qiáng),服務(wù)意識(shí)差,這就造成檔案內(nèi)容不全或信息偏差,嚴(yán)重影響了檔案信息質(zhì)量。很多具體繁瑣的事務(wù)讓用人單位檔案員代辦,如催繳代理費(fèi)、催促代理人員回學(xué)校或生源地轉(zhuǎn)遞學(xué)生檔案、代理人員流向匯報(bào)、轉(zhuǎn)正定級(jí)通知等。

二、加大對(duì)人事檔案代理中存在問(wèn)題的整改力度

1.提高對(duì)人事檔案的重視程度,實(shí)現(xiàn)人事代理人員的知情權(quán)

切實(shí)執(zhí)行現(xiàn)有規(guī)章制度,大力宣傳人事檔案代理機(jī)構(gòu)及其職責(zé)范圍,將有關(guān)人事檔案代理政策和規(guī)章制度讓代理人員知曉,讓更多的人知道人事檔案代理機(jī)構(gòu)及其職責(zé),人事代理人員檔案管理原則、管理范圍、對(duì)象及轉(zhuǎn)遞、收集、整理利用規(guī)定等,讓更多的人事代理人員了解檔案托管的實(shí)際意義。只有將人事檔案托管在人事檔案代理機(jī)構(gòu)的人才能享受到某些應(yīng)有的待遇,如身份保留、工齡連續(xù)計(jì)算、轉(zhuǎn)正定級(jí)等。在一定范圍內(nèi)將不屬于保密范疇的檔案內(nèi)容向代理人員公開(kāi),實(shí)現(xiàn)公民知情權(quán),讓當(dāng)事人對(duì)自身的檔案狀況有清晰的了解,認(rèn)識(shí)到檔案是自己的業(yè)績(jī)、信用等方面的一個(gè)體現(xiàn),逐步改變代理人員對(duì)檔案的神秘感和漠視感,增強(qiáng)代理人員的檔案價(jià)值意識(shí),提高對(duì)人事檔案的重視程度,從另一方面對(duì)人事檔案的真實(shí)性和完整性也起到很好的監(jiān)督作用。

2.及時(shí)收集代理人員的檔案材料,全面準(zhǔn)確真實(shí)地反映其個(gè)人現(xiàn)實(shí)情況

如何全面和及時(shí)地收集材料,是檔案工作的重中之重。代理機(jī)構(gòu)與用人單位要注意溝通信息,建立健全人事檔案信息交換聯(lián)系制度,建立人事檔案材料收集網(wǎng)絡(luò),代理機(jī)構(gòu)把需歸檔材料的內(nèi)容及范圍以書面形式發(fā)到用人單位,定期聯(lián)系,用人單位對(duì)代理人員在工作中形成的人事材料及時(shí)收集、鑒定、登記,年終和代理機(jī)構(gòu)進(jìn)行檔案移交, 以保證代理人員的人事檔案真實(shí)性和完整性,全面、準(zhǔn)確、真實(shí)地反映代理人員的現(xiàn)實(shí)情況,以提升人事檔案的利用價(jià)值。

3.明確代理機(jī)構(gòu)與用人單位的職責(zé),規(guī)范檔案管理的操作程序

代理人員的人事檔案管理工作須由用人單位和人事檔案代理機(jī)構(gòu)合作才能完成。所以這就要求雙方在管理工作上觀念要有所轉(zhuǎn)變,用人單位要積極配合人事檔案代理機(jī)構(gòu)做好檔案材料的收集工作,人事檔案代理機(jī)構(gòu)也不能僅僅停留在檔案保管上,雙方都要在檔案管理方面做好協(xié)調(diào)工作,著力解決職責(zé)不清、代理范圍不明、關(guān)系不順、程序不規(guī)范、信息反饋不及時(shí)等問(wèn)題,弄清楚哪些是代理機(jī)構(gòu)的職責(zé)、哪些是用人單位的職責(zé)。制定出可操作的具體措施,明確人事代理機(jī)構(gòu)和用人單位的職責(zé)范圍、工作程序等,建立健全一整套包括材料收集、人事檔案保管與保護(hù)、鑒別、查(借)閱、轉(zhuǎn)遞、與代理人員和用人單位定期聯(lián)系等方面的規(guī)章制度。做到有章可循,有法可依,規(guī)范管理,使人事代理人員的人事檔案管理逐步實(shí)現(xiàn)法制化、規(guī)范化和科學(xué)化。

4.增強(qiáng)服務(wù)意識(shí),提高檔案管理人員自身素質(zhì),優(yōu)化人事檔案代理機(jī)構(gòu)的服務(wù)質(zhì)量

檔案管理工作是一項(xiàng)政策性、專業(yè)性很強(qiáng)的工作。檔案管理人員是人事檔案工作的主體,必須熟悉國(guó)家人事政策和法律法規(guī),了解人事代理制度,掌握人事檔案專業(yè)知識(shí)和業(yè)務(wù)技能。檔案管理人員一定要不斷提高自身素質(zhì),切實(shí)轉(zhuǎn)變工作作風(fēng),增強(qiáng)服務(wù)意識(shí),提高服務(wù)質(zhì)量,特別注重解決或多或少地存在的官僚思想和居高臨下、服務(wù)態(tài)度生硬等現(xiàn)實(shí)問(wèn)題,由現(xiàn)在的被動(dòng)式服務(wù)向主動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)變,不斷拓展、延伸服務(wù)功能,主動(dòng)與用人單位及代理人員溝通、聯(lián)系,搭建一個(gè)雙方充分了解的平臺(tái),營(yíng)造一個(gè)和諧的工作環(huán)境,為用人單位和人事代理人員提供優(yōu)質(zhì)、方便、快捷、高效的服務(wù)。

5.實(shí)現(xiàn)代理人員人事檔案信息化管理,發(fā)揮人事檔案的信息功能

人事檔案信息開(kāi)發(fā)是促進(jìn)人力資源合理配置的重要手段,人事檔案代理機(jī)構(gòu)在處理好開(kāi)發(fā)利用和保密的前提下,建立代理人員人事檔案管理信息系統(tǒng)和相應(yīng)的信息連接,實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)共聯(lián),憑借網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢(shì),以現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)化管理模式,實(shí)現(xiàn)個(gè)人基本信息的聯(lián)機(jī)網(wǎng)絡(luò)檢索和聯(lián)網(wǎng)查詢,提高實(shí)際利用率,實(shí)現(xiàn)信息共享,向企事業(yè)單位和政府決策等提供人事代理人員的基本信息。用人單位可以借助網(wǎng)絡(luò)平臺(tái),不受時(shí)間、地域的限制,快捷方便地查閱本單位所屬人事代理人員的電子檔案,諸如社會(huì)保險(xiǎn)繳納、學(xué)歷、職稱、履歷等信息,實(shí)現(xiàn)人事檔案信息資源共享,既減少了檔案人員工作量, 又使人事檔案信息資源得到充分利用,為促進(jìn)人力資源的合理配置提供有效的途徑,為用人單位在發(fā)展、培養(yǎng)、選拔使用人才上提供堅(jiān)實(shí)可靠的材料。

實(shí)行人事檔案代理制度是人事制度改革過(guò)程中的新事物,這項(xiàng)制度的出發(fā)點(diǎn)是正確的,關(guān)鍵要進(jìn)一步細(xì)化措施,分清職責(zé),規(guī)范操作。只有如此,才能真正發(fā)揮人事檔案代理制度的優(yōu)勢(shì),打造堅(jiān)實(shí)的人才服務(wù)平臺(tái),為企事業(yè)單位的改革和發(fā)展服務(wù)。

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作者單位:河北省唐山市第二醫(yī)院