試論民生檔案利用與社會檔案意識的提升

鄧 羽

摘要:從民生檔案入手,通過檔案利用圖表,闡述了民生檔案利用工作與社會檔案意識的關系,并進行了分析和探討。檔案工作者注入“以人為本”的理念,通過及時更新觀念,增強服務意識,提高服務質量、自身素質等措施,提高社會檔案意識,提高民生檔案的利用效率,實現民生檔案的社會價值,推動檔案事業的蓬勃發展,為構建和諧社會發揮應有的作用。

關鍵詞:民生檔案 利用 檔案意識

檔案是一種普遍存在且意義深刻的社會事物。隨著現代信息技術的發展及人們法律意識的增強,檔案的利用已滲透到社會的各個領域,發揮著越來越重要的作用。檔案工作的發展,對社會的發展具有多種積極的作用,而檔案事業的發展與社會的發展有著密不可分的聯系。為了全面推進我國檔案事業的健康發展,加快推進以改善民生為重點的社會建設,服務民生是中國檔案服務方向的新選擇,是檔案工作服務于社會的一個新舉措。由此,民生檔案工作應運而生。

一、民生檔案

民生檔案是指機關、社會組織和個人形成的與人民群眾利益直接相關的檔案,包括勞動就業、社會保障、教育、醫療、食品安全、社會管理等民生領域中形成的檔案。民生檔案具有重要的原始性、基礎性、憑證性特征,在解決民生問題過程中發揮著重要的基礎性作用。

民生檔案具有泛指性,它不是指某一類檔案。總而言之,民生檔案就是與人民群眾利益密切相關的檔案,是維護群眾合法權益的原始憑證。“民生檔案”實際上是一項工作、一種提法,即檔案系統要關注民生,轉變作風,全力推進檔案工作為民生服務。①

提供涉及民生的檔案利用是檔案部門服務的中心工作。圍繞這一中心工作,檔案部門提供最直接、最具體的檔案信息資源服務于民生社會建設,滿足社會對檔案利用的需求。民生檔案利用程度的好壞會直接影響社會檔案意識水平的高低。

二、社會檔案意識與民生檔案利用

1.社會檔案意識

社會檔案意識指的是社會各方面的人們對檔案這一客觀事物和檔案工作這一項事業的認識和重視,它是由檔案和檔案工作所顯示的社會作用長期影響人們而在社會上形成的一種較為穩定、普遍的大眾心理趨向,是檔案和檔案工作面向社會、走向社會并達到一定程度的社會化產物。②

社會檔案意識的高低是評價一個國家、一個地區文明發達程度的標志之一。社會檔案意識是檔案工作存在和發展的基礎,它不僅制約著檔案事業自身的發展,而且影響著檔案資源的合理開發和有效利用。③

社會檔案意識,既包括社會上人們對檔案和檔案工作的認識,也包括檔案工作者對檔案和檔案工作的認識。社會公眾檔案意識的提高是促進檔案事業發展的重要因素。但是,社會檔案意識的增強是一個漸進的過程。

2.民生檔案利用與社會檔案意識的關系

民生檔案利用的核心要“以人為本”,而“以人為本”又是社會檔案意識的核心。社會檔案意識依賴于檔案的社會作用,而檔案社會作用的高低取決于檔案部門和檔案人員的社會意識,兩者相互依存、相互促進。民生檔案利用工作與社會檔案意識相互制約、相互影響,有著不可分割的密切聯系。

檔案工作的重心下移,是實現檔案工作服務民生、促進社會和諧的最直接途徑,也是提高社會檔案意識,依靠廣大人民群眾發展檔案事業的最有效方法。④

因此,在民生檔案利用過程中,基層檔案部門的檔案信息發揮著重大的作用,可有效地促進社會檔案意識的提高。

社會檔案意識的高低,可以直接反映在對檔案的利用意識上。大眾對檔案的需求情況,即檔案的利用率,包括利用檔案的人次、卷/件次、種類等都是衡量社會檔案意識的重要標志。

圖1 為我單位2003年—2009年民生檔案利用卷/件次、人次統計數據表。在檔案分類中,無論是哪一類歸根結底都是以解決個人的切身利益為目的的檔案利用,與解決民生的實際問題息息相關。從近幾年民生檔案利用的具體數據中,不難看出民生檔案已成為各單位檔案利用的一個重要組成部分。

人們在利用檔案的過程中,真正感受到檔案對自己的價值,從而增強了檔案需求意識。民生檔案的利用,充分說明社會對這一類檔案需求的廣泛性、迫切性和自覺性,提升了社會檔案意識。良好的社會檔案意識是檔案事業發展的必要保證。只有認真搞好民生檔案的利用工作,滿足社會對檔案利用的需求,才能提高和改善社會的檔案意識。

毋庸置疑,在做好民生檔案利用服務工作的同時也提高了社會檔案意識,反過來也會進一步改進民生檔案的利用工作。

三、做好民生檔案利用工作的主要經驗

1.檔案工作者增強自身的社會意識

社會檔案意識的提高,關鍵在于檔案工作者自身社會意識的提高,這是社會檔案意識提高的基礎和前提。檔案來源于社會,也必將服務于社會。社會檔案意識的提高離不開檔案的社會作用,而檔案社會作用的發揮又離不開檔案工作者的社會意識。

2.強化檔案利用服務理念

做好民生檔案工作,服務于社會大眾,已成為廣大檔案工作者的共識。在檔案利用中以“以人為本”的服務理念為指導,通過熱情、周到、快捷的服務,提供全方位的檔案信息服務,讓利用者真正感受到檔案對自己的重要性,從而提高社會檔案意識。

3.不斷提高自身的素質

新形勢對檔案工作人員的素質要求越來越高,檔案工作者不僅要有較強的責任感,而且要具備較強的業務能力、計算機能力以及交叉學科的知識,同時善于捕捉與民生相關的編研題材,才能適應新形勢下的檔案工作,最大限度地發揮民生檔案的社會作用。

4.推進民生檔案信息化建設

民生檔案信息化建設對社會檔案意識的提高起著至關重要的作用。通過檔案數字化工作,整合社會民生檔案資源,通過網絡實現資源共享,通過民生檔案數據庫建設,使檔案利用工作更加完善、充實,從而更好地滿足社會檔案利用的需求,也使檔案社會價值得到充分的發揮。可以說檔案信息化建設促進了檔案意識的提高。

另外,健全的管理制度,注重檔案的基礎工作,加強檔案利用的宣傳,省、市檔案局監督指導,年檢制度,單位領導的重視等均對民生檔案的利用及社會檔案意識的提高起著不可忽視的作用。

注釋:

①嚴永官.論“民生檔案”[J].檔案管理,2009(1):21-24.

②楊冬荃.社會的檔案意識與檔案界的社會意識[J].檔案學通訊,1991(l).

③王桂燕.檔案工作主體研究[J].遼寧醫學院學報( 社會科學版), 2009(1):109-111.

④王樹梅.提高社會檔案意識的幾點思考[J]. 浙江檔案,2008(4): 10-11.

作者單位:廣東省佛山科學技術學院