推動當前電子文件歸檔工作的幾點建議

張付功

摘要:為推動當前電子文檔的歸檔工作,筆者從電子文件歸檔方式和途徑、組織協調和“兩套制”歸檔等問題進行了探討,并提出了相關建議。

關鍵詞:電子文件 歸檔工作

與紙質文件相比,電子文件歸檔是一項更為艱苦細致且難度較大的工作,主要原因是大多數電子文件形成者或囿于傳統觀念,誤認為電子文件不是文件而忽視其歸檔,或怕增加工作量而不愿承擔此項工作;或由于立卷人不熟悉相關操作技術,容易產生畏難情緒。鑒于此,筆者認為,推動電子文件歸檔工作的著眼點要高,立足點要實,在規劃電子文件歸檔工作時,應從本單位辦公自動化與信息管理工作的大局出發,順應其規律,摸清信息產生的源頭,促使電子文件歸檔納入辦公自動化和信息管理的工作程序,建立歸檔制度。

一、電子文件歸檔方式和途徑的選擇

紙質檔案的載體較為穩定安全,而電子文件的載體穩定性差,易損壞,因此歸檔方式的選擇至關重要。

1.借助計算機信息管理網,開通電子文件歸檔專遞網線

隨著各單位計算機信息管理網的建立與發展,越來越多的重要文件被傳輸上網。這些文件由各業務管理部門生成、處理,反映了職能活動的概貌,上網前,又按著信息管理部門的統一要求進行了文件格式的轉換,在一定程度上保證了數據的可靠性和通用性,是歸檔的重點。對那些未輸送到計算機信息管理網上的具有保存價值的電子文檔,應由電子文件形成部門編目整理,也利用網絡技術向檔案部門傳輸,可以借助信息管理網絡在各業務管理機構與檔案部門之間開通電子文件歸檔專遞網線,建立依附在信息管理網上的歸檔專用子系統,將上網與未上網的具有保存價值的電子文件通過此系統傳輸給檔案部門。

2.選擇電子文件信息的匯集點,由計算機與信息管理部門負責歸檔

為適應辦公自動化工作發展的需要,人們越來越注重信息工作的系統化和標準化水平,計算機信息系統的開發也從以往的“分散各異”轉向“集中統一”,打破了立卷單位之間的界限,更趨向基于某一方面或幾方面職能活動的內容而建立系統。計算機與信息管理部門負責規劃、統籌本單位信息管理工作,是開發集中統一型信息系統的牽頭部門,成為電子文檔信息的匯集點,又具有一定的技術設備及人才條件。由他們負責將日常工作中形成的具有保存價值的電子文件歸檔,是最佳歸檔途徑之一。

二、整合相關部門職能,建立電子文件歸檔制度

與紙質文檔相比,電子文件歸檔所涉及的問題更加廣泛,受制約因素多,僅靠檔案部門獨家很難完成,應采取電子文件形成部門、檔案部門、計算機與信息管理部門三結合的方法。電子文檔形成部門熟悉各項管理業務,了解電子文件的自然形成規律和歷史聯系,是承擔歸檔工作的主要責任者,在鑒定檔案價值時最有發言權;檔案部門掌握歸檔的原則、方法,又了解全局情況,可以發揮把關和統籌作用;計算機與信息管理部門是設計和維護信息管理網絡、管理電子信息的專業技術部門,在電子文件歸檔制度化、標準化的工作中處于舉足輕重的地位。三個部門的職能應相互滲透,揚長避短,發揮各自的優勢,共同形成質量較好的電子文檔。

三、“兩套制”歸檔的必要性與適時簡化合一的可能性

由于印章和簽署是文件生效的主要標志,在現在技術條件下,對一些具有憑證作用和法律效力的文件必須以紙介質形式保存。鑒于電子文件載體和信息技術的不穩定性,以及電子文件的易修改性,也有必要將重要的電子文件制成硬拷貝存檔,以確保數據的安全。目前,電子文件、紙質文件轉化為檔案一般采取“雙軌制”,歸檔內容形成“兩套制”,即紙介質與磁、光介質兩種文件一起歸檔,形成內容相同的兩套檔案。其歸檔時使用不同的編目方法和存貯裝具。檔案部門應在每一卷紙質檔案的備考表或卷內目錄“備注”項中注明對應電子文件的編碼及存址,同時,在電子文件歸檔目錄“備注”項中注明對應紙質文件的檔號及存址,以便利用時參照互補。在磁、光介質文件耐久性留存的問題尚未解決之前,它與紙質檔案將并存很長時間,但從長遠看,在電子檔案存儲介質的技術條件進一步改進之后,可嘗試對那些參考作用大、情報價值高的檔案,采取以磁、光介質歸檔為主,紙介質歸檔為輔的做法,而對那些憑證價值較高的檔案,則采取以紙介質歸檔為主,磁、光介質歸檔為輔的做法。這樣,不但能夠提高檔案管理工作效率,優化館藏,也能緩解庫房緊張的狀況。

作者單位:山東省濰坊學院