高校電算化內部會計控制系統建設存在的問題

王存昭

我們正步入信息化時代，計算機技術、網絡技術的發展和應用，使我國高校會計電算化系統也出現了質的飛躍，目前，我國高校已經基本實現了會計電算化，有些院校甚至實現了網絡化管理。信息化、網絡化、自動化的過程給高校財務會計管理工作帶來高效率的同時也帶來了內部會計控制新的問題和風險。由于會計電算化系統的環境和內容發生了巨大變化，原來舊的內部會計控制制度大部分已不適應電算化環境要求，為了實現會計電算化系統下會計信息的真實性與可靠性，防止違法舞弊行為的發生，保護高校資產的安全完整，有必要加強和完善電算化下內部會計控制系統的建設。

一、高校電算化條件下內部會計控制的特點

會計電算化是以電子計算機為主的現代電子信息技術在會計工作的具體應用，是電子計算機代替人工記賬、算賬、報賬、查賬以及代替人工完成對會計信息的分析、預測、決策的過程。內部會計控制是指單位為了提高會計信息質量，保護資產的安全、完整，確保有關法律法規和規章制度的貫徹執行等而制定和實施的一系列控制方法、措施和程序。它要求運用電子信息技術手段建立內部會計控制系統，減少和消除人為操縱因素，確保內部會計控制的有效實施。電算化條件下內部會計控制與手工會計核算系統的內部會計控制相對比，基本要求和目標相同，會計核算的復式記賬和借貸平衡的基本原理和方法相同，但電算化條件下會計業務處理程序和工作組織發生了質的變化，從而使內部會計控制體系出現了一些新的特點和變化。

（一）電算化條件下，對會計人員提出更高的技術要求，內部控制實施主體發生了變化。利用電算化系統對財務進行控制和管理，是一種高水平的智力勞動，其所需要的知識涉及會計學、計算機應用科學和管理學等多門學科。手工會計核算的內部控制實施主體是對人的控制，而電算化下的內部控制實施主體是對人和計算機軟硬件的控制。電算化軟件導致的系統問題風險將成為會計系統中內部會計控制的主要風險。

（二）電算化條件下，數據的處理高度集中，內部會計控制的范圍擴大。其范圍主要是擴大了對計算機軟硬件及其運行環境的控制，如網絡會計信息系統安全的控制、系統權限的控制、數據編碼的控制、數據輸入輸出的控制以及會計數據庫的控制等，電算化內部會計控制的突出特點是越來越多地采用程序化控制，程序化控制反映出控制技術的高技能性。

（三）電算化條件下，在會計信息高度集中存儲在財務系統服務器的數據庫中，在計算機網絡技術和數據庫技術所導致的計算機數據資料高度共享的條件下，會計數據的安全性和完整性很有可能增加內部會計控制的風險。同時系統數據和信息處理數據也面臨被不留痕跡非法瀏覽、修改、拷貝乃至毀損的巨大系統問題風險。并且原來手工條件下的紙介質將由磁性存儲介質所代替，磁性存儲介質的主要特點是閱讀分析直觀性差、數據涂改不留痕跡、忌受潮、忌磁化、忌受熱等，這些特點使會計信息系統的資料保存也面臨新的風險問題。隨著會計數據經開放的互聯網傳輸，也會使會計信息系統面臨非法程序和各種病毒感染的風險。

二、高校電算化內部會計控制存在的問題

（一）會計人員對計算機知識了解掌握不多。高校從事財務會計工作的人員其計算機知識參差不齊，有的經過專業的學習或培訓，計算機應用能力比較強，但還有相當一部份會計人員特別是年紀偏大的人員，缺少應用計算機的知識，從而影響到應用電算化系統進行會計核算和管理工作，也給內部會計控制帶來一定的隱患。

（二）會計電算化系統的運行存在安全隱患，風險增大。會計電算化系統的執行主體是計算機，一旦計算機軟、硬件出現故障或病毒侵襲造成系統癱瘓，將會嚴重危害系統的安全，嚴重影響到高校會計核算及財務管理工作。高校多校區異地辦學，會計電算化系統也通過互聯網進行，因而會計信息的安全性風險增大。

（三）電算化系統管理不到位，監督力度差。有些高校特別是規模相對比較小的院校，財務部門雖按不相容職責進行分工，可財務會計人員比較少，常出現一個操作員身兼數職，可以用不同的身份進入系統進行不同的操作，這樣不相容職責分工控制已名存實亡。

三、加強高校電算化內部會計控制建設的主要措施

針對高校會計電算化內部會計控制的特點及內部控制存在的一些問題，筆者對加強和完善高校電算化內部會計控制系統的建設提出以下建議：

（一）切實提高會計人員信息技術水平，完善會計人員崗位責任制。會計人員計算機水平的高低是衡量控制電算化風險能力和內部會計控制能力的重要方面，人是各項活動的中心，沒有人的參與控制，設計再好的制度都毫無用處，提高會計人員的計算機應用水平是提高電算化應用水平和內部會計控制水平的基本保證。高校財務部門要根據崗位特點和崗位分工，對會計人員進行電算化培訓，提高其業務水平并強化其崗位工作責任心。

（二）加強電算化犯罪防范建設，增強其安全性控制程度。會計電算化給高校財務管理帶來極大的便利，使管理效率大大提高，但也可能導致新技術條件下的高科技犯罪。目前，國家制定和實施的有關防止電算化犯罪的法律法規比較少，因此，要防范此類犯罪，制定專門的法規加以有效的控制變得十分必要和緊迫。同時加強會計電算化系統的安全性控制。它是指采用各種方法和措施保證會計信息和系統程序的安全，以達到防止會計信息數據泄密或被更改、破壞。網絡安全的控制應采取用戶權限設置、密碼設置和防火墻技術設置等。

（三）加強會計電算化系統的組織控制和檔案管理工作。組織控制就是將系統中不相容的職責進行分離，即在系統中的各類人員之間進行分工。控制重點應放在不相容職務的分離上，將不相容的系統檔案管理等職務分離，制定相應的管理規章與之配套，適應會計電算化系統內部控制的要求。會計檔案管理是一項重要的基礎工作，良好的會計檔案管理是保證會計工作連續進行、系統內會計數據安全完整的關鍵環節，高校會計信息系統的有關資料應及時存儲和保管，應制定嚴格且操作性強的會計檔案管理制度，對電算化會計檔案管理應做到防磁、防火、防潮、防塵，對重要的會計檔案應采取異地備份以保證會計檔案的安全與完整。有效加強會計檔案管理，必須配備合格的檔案管理人員、必須有完善的資料借用和歸還手續、完善的標簽和索引辦法、安全可靠的檔案保管設備等措施。

（四）強化內部審計手段。要通過加強內部審計來落實和監督各項內部會計控制是否有效。內部審計是高校內部控制系統的重要組成部分，也是強化內部會計監督的制度安排。內部審計要根據高校電算化的運行環境及其特點，對關鍵的控制點進行審計，如高校內部控制制度是否健全、電算化軟件系統操作權限是如何分配和設置的、電算化的不相容職責是否分離、計算機內會計數據與書面會計數據是否一致等。

（五）加強電算化環境下預算管理控制和會計數據輸入、輸出的控制。預算管理控制是一種有效的內部會計控制手段，預算以數量化的方式來表明管理工作標準，控制是以確定的管理工作標準，對行動的度量和糾正偏差。所以預算管理是過程中的控制，即事前控制、事中控制、事后控制。高校的事前控制指對教學項目支出進行預算編制，詳細的描述為實現計劃目標而要進行的工作標準。事中控制是一種協調、限制差異的行動，保證預期目標的實現。事后控制是鑒別偏差，糾正不利的影響。在電算化、網絡化環境下，高校預算管理控制消除了時間、空間的限制，為會計信息暢通、信息反饋迅速及時提供了保證。高校在會計信息系統內設立有關經費控制項目，通過預算指標的下達，就可對相關預算項目進行實時的監控，達到加強財務管理的作用。同時為達到財務管理的目標和要求，必須加強電算化系統業務輸入和輸出的控制。

總之加強和完善電算化系統的內部會計控制建設，是高校財務管理工作必須認真對待的問題，只有加強電算化內部會計控制建設，才能不斷提高高校會計工作水平，保證會計信息的可靠、真實，才能保障高校資產的安全，更好地促進高校各項事業的健康發展。