高效辦公推動企事業(yè)單位信息化升級

本刊記者|李正豪

從提倡無紙化辦公開始，各種辦公系統(tǒng)層出不窮。目前，在企事業(yè)單位辦公場景中出現(xiàn)了越來越多的軟件系統(tǒng)，如ERP、HRM、CRM以及電子商務(wù)等系統(tǒng)，而隨著移動互聯(lián)網(wǎng)的普及，又出現(xiàn)了移動化應(yīng)用的趨勢。

“OA在信息化系統(tǒng)中起著‘根基’的作用，實(shí)現(xiàn)的是最基本的辦公功能，如工作流程審批、日常辦公管理等，它通常會被定位為企事業(yè)單位信息化的基礎(chǔ)工程。”北京一家員工數(shù)百人的中型企業(yè)的信息化管理人員向記者介紹了兩種最常用的軟件系統(tǒng)，“ERP各種模塊在不同的業(yè)務(wù)領(lǐng)域也占據(jù)著非常重要的位置，它側(cè)重于業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的處理、分析和挖掘。”

而隨著以“知識管理”為核心的全新智能管理系統(tǒng)的日漸盛行，越來越多的軟件系統(tǒng)的引入也帶來了集成的難題，“例如OA系統(tǒng)和ERP系統(tǒng)，它們在功能上和集成上相去甚遠(yuǎn)”，上述人士介紹，這種情況出現(xiàn)在各種軟件系統(tǒng)的協(xié)作過程中，于是，基于SOA架構(gòu)的各種整合方案成為市場關(guān)注的焦點(diǎn)。

另外，在出現(xiàn)更多移動辦公解決方案的同時(shí)，此前的辦公軟件系統(tǒng)也出現(xiàn)移動化應(yīng)用的趨勢——以電子政務(wù)和企業(yè)信息化領(lǐng)域最先出現(xiàn)的OA辦公系統(tǒng)為例，目前已出現(xiàn)了移動OA。同時(shí)，基于高帶寬光纖網(wǎng)絡(luò)的高效辦公形式,如視頻會議等,也受到了市場的更多青睞。

>>在我國一些經(jīng)濟(jì)發(fā)達(dá)的地區(qū)，一些企事業(yè)單位的信息化已經(jīng)推進(jìn)到移動應(yīng)用階段。

場景1

不僅要OA，還要移動OA

北京某區(qū)政府自引入OA辦公系統(tǒng)以來，使該區(qū)的辦公方式從傳統(tǒng)方式轉(zhuǎn)變?yōu)榫W(wǎng)絡(luò)化、無紙化方式，極大地提高了辦公效率，但這種對著電腦、連上網(wǎng)線才能實(shí)現(xiàn)的辦公形式目前又讓人感到低效以及種種約束，現(xiàn)在的一個(gè)觀念就是——“搞辦公自動化，不應(yīng)該被限制在辦公室里和計(jì)算機(jī)旁”。

通過某公司的MKey中間件，目前該區(qū)政府OA辦公系統(tǒng)已經(jīng)實(shí)現(xiàn)移動化，徹底擺脫了對PC、辦公場所、互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)的依賴，將現(xiàn)有OA系統(tǒng)部署到手機(jī)上互聯(lián)互通，使政府人員無論何時(shí)何地都可以登錄OA，管理或辦理事務(wù)。

負(fù)責(zé)該區(qū)政府OA系統(tǒng)移動化開發(fā)的公司介紹，MKey中的MSC移動智能客戶端解決了多手機(jī)平臺應(yīng)用的難題，使得OA系統(tǒng)可以被應(yīng)用到Windows Mobile、Linux、Symbian、Brew、UIQ、J2me、OSE等幾乎所有的手機(jī)操作系統(tǒng)；而Mkey中的MDP又使手機(jī)端的移動OA可以和PC端的OA系統(tǒng)任意交互數(shù)據(jù)；WG無線網(wǎng)關(guān)則解決了不同網(wǎng)絡(luò)資源、不同協(xié)議下的通信資源的利用問題。另外，針對突出的需求，該公司在MKey無線中間件應(yīng)用的基礎(chǔ)上，增加APS統(tǒng)一推送服務(wù)、DPS文檔解析服務(wù)，以及SFP網(wǎng)絡(luò)優(yōu)化服務(wù)等支撐組件。

通過MKey的移動化開發(fā)，移動OA能主動獲取OA系統(tǒng)中新公文、新郵件、新會議通知、新日程信息、即時(shí)通知、城管報(bào)表、集群會議、市政評價(jià)、民眾信箱等一系列信息，并把這些信息主動推送到相關(guān)人員的終端系統(tǒng)，使領(lǐng)導(dǎo)可以第一時(shí)間了解情況，做出決策審批，相關(guān)的辦事人員也可通過移動OA查看最新任務(wù)和指示，并將新發(fā)生的情況和公文實(shí)時(shí)呈報(bào)溝通。

場景2

ERP為主線的立體信息系統(tǒng)

某中型物流公司近兩年引入了ERP系統(tǒng)，目前公司要求員工每天至少在新上線的系統(tǒng)上操作三次，從而熟悉這個(gè)系統(tǒng)。

這家中型物流公司在全國的分支機(jī)構(gòu)很多，以前，通信聯(lián)絡(luò)和信息傳遞完全依賴于傳真和電話，這樣的后果就是，工作效率很低，但成本很高。統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)顯示，2008年該公司僅在北京地區(qū)的電話費(fèi)用就達(dá)到了150多萬元，實(shí)際上，通信費(fèi)用在這家公司每年的營業(yè)收入的比例都超過了10%，這VPN(Virtual Private Network，虛擬專用網(wǎng))。在VPN二期建設(shè)時(shí)，該公司還引入了語音功能，降低公司高額語音通信的成本。此后，該公司又引進(jìn)條形碼、VFN、GPS等，同時(shí)還在在北京公司開設(shè)呼叫中心，且應(yīng)用CRM。通過一系列部署，該公司的辦公系統(tǒng)的效率得到了極大的提高，同時(shí)，在各個(gè)環(huán)節(jié)的費(fèi)用開支也得到了很好的控制。項(xiàng)費(fèi)用僅次于該公司的人力成本。該公司希望通過引入并不斷完善ERP系統(tǒng)的方式，在每一個(gè)開支環(huán)節(jié)上都實(shí)現(xiàn)節(jié)省l／3費(fèi)用的目標(biāo)。

>>目前，辦公軟件系統(tǒng)已經(jīng)從傳統(tǒng)PC的應(yīng)用逐漸擴(kuò)展到手機(jī)上。

不過， ERP要想在全國范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)協(xié)同運(yùn)作，前提條件是必須建設(shè)一個(gè)全國的通信平臺，以保證ERP系統(tǒng)的數(shù)據(jù)流的正常、安全、穩(wěn)定傳輸。這家公司信息化部門的總體思路就是，以ERP為主線，把一些IT技術(shù)，諸如GPS條形碼以及Call Center等系統(tǒng)做一個(gè)總的集成，構(gòu)筑一個(gè)較為完整的立體的企業(yè)信息系統(tǒng)，而推進(jìn)的辦法則是，先在北京公司運(yùn)行ERP系統(tǒng)，等到這個(gè)系統(tǒng)完善之后，再陸續(xù)推廣到上海、廣州、武漢、成都、西安等主要物流網(wǎng)絡(luò)節(jié)點(diǎn)，最后在全國的物流配送網(wǎng)絡(luò)上實(shí)現(xiàn)ERP，構(gòu)建起全國完整的企業(yè)信息系統(tǒng)。

為此，這家公司在中關(guān)村找到一家數(shù)據(jù)公司，專門設(shè)計(jì)一個(gè)

場景3

高效率的視頻會議

一家跨國電信運(yùn)營商需要馬上召開一個(gè)為時(shí)4小時(shí)的全球會議，這次會議涉及到亞洲、美國和歐洲10個(gè)城市的21位成員，如果是現(xiàn)場會議將會需要很長的準(zhǔn)備時(shí)間，還需要面對參會者的一系列費(fèi)用問題，于是，會議策劃者馬上預(yù)定了10個(gè)站點(diǎn)的網(wǎng)真會議室。

記者觀察

企事業(yè)單位信息化“任重道遠(yuǎn)”

部分企事業(yè)單位的信息化系統(tǒng)已經(jīng)進(jìn)化到了移動互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，而另外一些企事業(yè)單位，特別是一些中小企業(yè)的信息化建設(shè)才剛剛起步。

在電子政務(wù)方面，我國的各級政府正在通過各種途徑推進(jìn)、實(shí)施。而一些中小企業(yè)由于不愿增加相關(guān)開支，在信息化建設(shè)中非常落后，這種狀況影響了它們的辦事效率和盈利水平。

目前，我們國家正在推進(jìn)經(jīng)濟(jì)結(jié)構(gòu)轉(zhuǎn)型，同時(shí)也在推動“兩化融合”，各種信息化手段正是這些戰(zhàn)略目標(biāo)順利實(shí)現(xiàn)的有效途徑，因此，企事業(yè)單位的信息化建設(shè)仍然“任重道遠(yuǎn)”。（李正豪）

這10個(gè)會議室分別位于倫敦、悉尼、新加坡、香港、上海、孟買、班加羅爾以及美國的達(dá)拉斯、芝加哥和新澤西。由于時(shí)差的問題，部分與會者需要在深夜參加這次會議，而且在會議的過程中，這些參與者不能同時(shí)出現(xiàn)在網(wǎng)真會議系統(tǒng)的屏幕上，會議組織者通過現(xiàn)場提醒的方式，解決了這些小的問題。

總體而言，這次會議得到了與會者的認(rèn)可，他們中的一些人免除了舟車勞頓之苦，對于公司來說，也節(jié)省了會議的費(fèi)用。會議組織者做出的問卷調(diào)查顯示，與會者對此次網(wǎng)真體驗(yàn)給予了積極的評價(jià)——以10分制來衡量，這次會議的總體得分（包括出席率等）為8.5分，這個(gè)分?jǐn)?shù)與以前召開的很多次現(xiàn)場會議相當(dāng)。

作為一種新技術(shù)，視頻會議系統(tǒng)目前只是面對面會議的補(bǔ)充手段，網(wǎng)真會議系統(tǒng)提供商在不同場合表示：“雖然我們并不打算完全取消面對面的會議形式，但我認(rèn)為在當(dāng)前的經(jīng)濟(jì)形勢下，通過網(wǎng)真技術(shù)舉行這樣的會議不失為一種負(fù)責(zé)任的做法，同時(shí)也可借此良機(jī)向客戶展示這一經(jīng)濟(jì)高效的解決方案。”

“舉辦會議的目的就是為了讓參會者開誠布公地交流觀點(diǎn)，交換意見。在大約4小時(shí)的時(shí)間里，我們不僅達(dá)成了主要的會議目標(biāo)，還使我們有機(jī)會通過身處不同地點(diǎn)的參會人員，對一種新的技術(shù)進(jìn)行全面的測試。”會議組織者認(rèn)為。

此外，據(jù)會議策劃者估計(jì)，這次會議因?yàn)楸苊饬撕娇章眯校瑴p少了相當(dāng)于62噸的二氧化碳排放量，鑒于減少碳排放量正在成為許多企業(yè)的關(guān)鍵目標(biāo)之一，此項(xiàng)益處也顯得非常重要。

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更加靈活的移動辦公方案

海南航空公司此前已經(jīng)形成以集團(tuán)公司門戶網(wǎng)站、多業(yè)務(wù)系統(tǒng)為基礎(chǔ)的比較完善的企業(yè)信息化系統(tǒng)。不過，隨著這家航空公司的日益壯大，集團(tuán)公司中高層領(lǐng)導(dǎo)外出辦公更加頻繁，這些領(lǐng)導(dǎo)系統(tǒng)通過手里的移動終端便捷地實(shí)現(xiàn)隨時(shí)隨地地辦公，更好地規(guī)劃時(shí)間，充分利用手中的信息資源。另一方面，一線飛行、乘務(wù)和商務(wù)人員在全國各地執(zhí)行任務(wù)，也非常迫切地需要通過手機(jī)來了解工作動態(tài)。在這種背景下，這家航空公司的移動辦公系統(tǒng)的建設(shè)時(shí)機(jī)已經(jīng)成熟了。

這家航空公司最終引進(jìn)了中國聯(lián)通的移動辦公解決方案，通過中國聯(lián)通的通信網(wǎng)絡(luò)，同時(shí)配備基于Windows Mobile 5.0操作系統(tǒng)的移動終端，以及Windows Server2003等應(yīng)用軟件，海南航空公司在移動辦公系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)了公文流轉(zhuǎn)在移動設(shè)備上的應(yīng)用，可以實(shí)現(xiàn)的功能包括定時(shí)、同步地審批未處理的公文；歷史批復(fù)意見查看；緩存未審批的公文列表、內(nèi)容，下載、查看附件；秘書轉(zhuǎn)發(fā)公文；信息維護(hù)（包括系統(tǒng)自動下載公文、常用聯(lián)系人下載等功能）等。這個(gè)系統(tǒng)還能滿足公文離線處理的需要，使用戶在網(wǎng)絡(luò)狀況不穩(wěn)定的情況下處理公文。

“我們以前的系統(tǒng)是在沒有移動應(yīng)用的情況下工作的，系統(tǒng)終端是固定的，大部分業(yè)務(wù)系統(tǒng)需要通過固定的終端（PC）和互聯(lián)網(wǎng)才可以應(yīng)用，但在實(shí)際應(yīng)用過程中，有非常多的情況是管理活著服務(wù)人員處于流動的狀態(tài)，固定安裝的終端難以滿足高效管理和優(yōu)質(zhì)服務(wù)的需要。”這家航空公司信息化部門的相關(guān)負(fù)責(zé)人介紹，“在引入移動辦公系統(tǒng)以后，公司業(yè)務(wù)人員服務(wù)和管理的半徑大大拓展，工作人員從固定的終端解放出來實(shí)現(xiàn)了更加靈活的辦公”。