高校圖書館在網絡環境下書商主動配送采購模式探討

洪詩玲

南京財經大學圖書館

〔江蘇省南京市 210003〕

在當今“知識激增”的信息時代里,高等教育得到飛速的發展,并對高校提出了更高的要求,特別是對文獻資源的配置和利用等。一方面,當前圖書(包括電子版和紙質版)發行市場空前繁榮,文獻資料的半衰期日益縮短,圖書資料的價格不斷攀高,高校圖書資料經費比較緊俏;另一方面,采購回來的資料又出現上架后有時借閱者不多,甚至會出現無人問津的現象。如何解決這種矛盾,是擺在當前高校圖書資料采購的一項緊迫任務。而網絡環境選薦圖書和書商主動配送的現代新型采購模式,正是解決這一問題的妙方。筆者對該新模式作如下的探討與分析。

一、網絡環境下書商主動配送現代新型采購模式與傳統采購模式的區別

新模式與傳統模式的區別在于:第一,理念先進。新模式是在網絡環境下依托實物樣書為平臺,走向市場、參與競爭,以市場為導向、以讀者為本,一切為了讀者科學發展觀的現代理念。新模式對讀者有廣泛參與性,對購書有明確的針對性,對圖書館事業有重要的科學發展性。而傳統模式是封閉的自我服務理念和守株待兔的陳舊運作方法。第二,組織形式先進。新模式是點到點地服務,讀者與書直接面對面的采購組織模式。而傳統模式是層層申報、多頭管理,圖書選薦對象窄而單一的組織形式。第三,目的先進。新模式能主動地最大限度滿足讀者對科技圖書類載體的需求。傳統模式是消極面向社會供應科技圖書商品,一般以新華書店為承載體。第四,技術手段先進。新模式采用高科技的現代信息化技術和現代物流管理技術,淘汰了傳統費時費力的手工操作。第五,主要功能先進。新模式的主要功能包括采購信息、配送、包裝、裝卸、運輸、保管等。而傳統模式的功能是圖書的驗收入庫、儲存保管、搬運裝卸和發貨等。這表明新模式是與社會需求進行有機聯系的,避免了傳統模式的孤立性和不連續性。

二、網絡環境下書商主動配送圖書的實施方法

(一)利用網絡環境進行圖書資料的選薦

采訪部門要充分利用現代網絡技術把書商的電子目錄按學科系統劃分,將它上傳到圖書館的主頁上,便于讀者對圖書資料進行比較訪問。訪問對象是圖書館的所有讀者,他們可以隨時在圖書館的網頁上進入新書電子目錄,根據學科和專業的特點及讀者的需求來參與選薦圖書資料,然后圖書館采訪部門將收集到的讀者對圖書選薦信息,并結合圖書館的館藏特色和主體發展方向加以整理、分析、匯總,再將信息結果反饋給書商進行樣本配送。其訪問流程見“圖1”。

圖1 網絡環境下圖書資料信息訪問流程圖

(二)書商主動配送圖書服務

所謂書商主動配送圖書服務,就是圖書館給書商設置一個面積較大的樣書閱覽區,書商主要根據館方采集整理的信息免費配送樣書,在不加工的條件下直接將樣書按類上架供所有讀者選薦圖書閱覽(不外借)。但要給本樣書套上一個保護書籍的透明塑料書皮,并在書皮上加插有簽名留言的白紙,供讀者閱覽后簽名留言。在圖書館與書商雙方配合管理下,樣書陳列一定時間后,館方工作人員清理圖書,并將收集的讀者信息(選薦信息和留言信息)匯總,結合館藏情況通知書商購買相應數量的復本,同時將不需要的樣本圖書由書商收回,隨后對購進的圖書進行讀者借閱信息跟蹤調查,以便進一步改進完善。其流程如“圖2”所示。

圖2書商主動配送樣書流程圖

三、網絡環境下書商主動配送圖書采購模式的優勢

(一)避免了采購圖書的盲目性

借助網絡環境平臺的書商主動配送服務,使圖書館采訪模式實現了一場深刻的變革,確定了全新的流程化采購模式。它不僅是圖書采訪手段上的變化,更重要地是它將圖書采訪從傳統手工模式轉變為先進的網絡化模式與書商主動配送圖書服務相結合的模式。這種新的圖書采購模式:一是突破了舊的傳統模式,以無形的、實時動態的網上采購,與圖書實樣加動態分析代替了傳統有形的、靜態的采購。二是利用網絡環境使采購業務處理更易于異地化、遠程化,不再受傳統采購模式下的時空限制,并且結合書商主動配送服務,能使館方和讀者都可以直接看到圖書,館方能及時了解讀者對圖書的反應,并根據相關信息準確地判斷圖書有無入藏的價值,能更科學地做出購書決定,有效地避免了“隔山買牛”等問題。

(二)提高了采購效益

新模式采購提高效益的主要表現為:(1)利用網絡檢索途徑多樣化,用戶可從書名、著者、出版社、關鍵詞等多種途徑入手進行檢索;另外,網上書目信息的提供之多、之快,是傳統印刷型書目望塵莫及的。(2)新模式使書目的傳遞和錄入時間、訂單的傳遞時間和圖書的驗收時間縮短了20%～70%,使圖書采購周期顯著縮短。(3)新型模式采購無需采購人員填寫訂單和查重等煩瑣又易出差錯的工作,只需點擊所選圖書書目,通過計算機與館內圖書數據庫進行比對,就能自動生成無重訂現象的訂購單。采購人員還可以直接查看到是否有重名新版、重訂現象和同類書、同名書等的館藏情況,大大提高了購書準確度。(4)新型模式采購時間短,資料的配送更為及時、準確。(5)新型模式能使館方及時地了解讀者對配送圖書的反應情況,掌握圖書資料的總體購置動態,進一步提高了采購效益。

(三)提高了圖書資料調查訪問力度

“訪”是“采”的基礎,然而在傳統的圖書采訪過程中,“訪”的力度是不夠的,這有許多原因,其中最主要的一點是圖書館工作人員缺少與讀者直接交流的機會,還有不參與教學和科研等,所以許多讀者需求得不到及時地反饋。而現在,采訪人員充分利用信息技術手段,加大了圖書資料的宣傳和調查訪問的廣度和深度,充分調動了讀者的積極性和擴大讀者對圖書選購的參與性,使所有讀者都參與選薦圖書,使圖書采訪部門能真正獲得讀者的真實需求。

(四)提高了圖書館的藏書質量

衡量高校圖書館是否強大,不再是只看它的藏書規模和藏書量,而關鍵是藏書質量。在繁雜的圖書世界里,如何“精、準、好、快”地選購高水平、高質量圖書,是保障藏書質量的重要環節。當前形勢是:首先,學科間的相互交叉和滲透,使同種圖書所含的信息紛繁復雜,專業文獻量呈分離耗散狀況,增加了分析評價和鑒別選擇的難度。其次,出現了粗編濫抄和亂出書的現象。再次,傳統指定選薦圖書的教師,因為知識面窄,或教師本身頭銜多、事務忙,存在著對選薦圖書的積極性不高等問題。而網絡環境下書商主動配送這種動態性的全方位、高效、高質量的全新圖書采購模式,就能使圖書采購真正做到“精、準、好、快”,提高圖書館的藏書質量和使用效率。

四、圖書采購新模式的實施策略

(一)尋找合適的合作伙伴

圖書館應挑選實力雄厚、信譽良好、誠信度高,有相當規模的書商為合作伙伴。因為書商信譽的好壞會直接影響著圖書館信息資源建設任務的完成效率,還涉及到圖書館建設的質量。主要考察:(1)書商的經濟實力與經營理念。書商的經濟實力是其對圖書館服務承諾的保障,其經營理念則是對圖書館服務承諾的概括和升華,其經營理念可以反映出書商所能提供的信譽保證和誠信水平。(2)書商所在的地理位置。圖書館在信息資源建設過程中,需涉及物流問題,書商所處地理位置對其提供圖書的能力有一定影響。(3)書商所能提供的出版信息及格式等的規范性和兼容性。(4)書商應具備運輸合理化、倉儲自動化、包裝標準化、裝卸機械化、加工配送一體化、信息管理網絡化等現代物流管理系統,以便實現雙方信息采集和識別的自動化。

(二)全面了解書商的服務質量

書商服務質量的優劣,在很大程度上直接影響著館藏建設和讀者服務的質量。全面了解書商的服務質量具體做法是:圖書采訪員應經常和書商取得聯系,館方應建立較詳細的書商信息庫,定期記錄他們的服務質量,如圖書到書率、書目數據、供貨周期和雙方信息互動等,并進行統計分析,為正確掌握書商的服務質量提供依據。

(三)要有一個現代化的網絡基礎設施

實現網絡環境下書商主動配送新模式,要加快建設高速寬帶互聯網,使網上信息交流發展具備良好的網絡平臺和運行環境,提高網絡速度及工作效率,以滿足新采購模式和建設高水平高質量圖書館的要求。

(四)要有一批具有較高素質的管理人員

樣書陳列閱覽是需要責任心強、文化素質高和工作經驗豐富的圖書館工作人員才能勝任。采購(訪)員、圖書館工作人員和書商之間應保持經常互動、溝通,并對樣書陳列閱覽情況、網上訂購信息和信息發展趨勢等進行動態分析,以便隨時糾正采購誤差,杜絕漏訂、重訂等浪費現象。

五、結論

綜上分析,可以得出網絡環境下書商主動配送新模式是當前高校圖書館圖書采購的最有效模式。它既節省了時間和經費,也縮短了購買圖書的周期,提高了圖書的利用率,又能根據各館館藏特色進行持久性的資源建設,使圖書采購能夠顯現出“精、準、好、快”的新局面,保障圖書館的館藏質量和服務水平得到提高,使圖書館的合理化資源建設更上一個新臺階。

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