加強(qiáng)高校電子文件的歸檔管理

陳小芝

（湘南學(xué)院 湖南 郴州 423000）

隨著信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在高校應(yīng)用的日益廣泛，在高校各級(jí)行政管理、業(yè)務(wù)管理和教學(xué)、科研活動(dòng)中，產(chǎn)生了大量的電子文件，而且隨著校園網(wǎng)的建成和運(yùn)行逐步增多。但是，加強(qiáng)電子文件在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的歸檔管理問題，在許多高校還沒有得到足夠的重視，這是一個(gè)亟待解決的問題。

一、高校電子文件歸檔管理的內(nèi)容

1、確定電子文件的歸檔范圍。這是歸檔工作的首要任務(wù)，是保證高校電子檔案質(zhì)量的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，凡是反映高校及其所屬各部門的主要工作，具有查考利用價(jià)值的電子文件都應(yīng)納入歸檔范圍。

2、確定電子文件的歸檔時(shí)間。這要視歸檔的具體情況而定，電子文件的歸檔管理邏輯歸檔和物理歸檔兩種。邏輯歸檔指在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行，不改變原存儲(chǔ)方式和位置而實(shí)現(xiàn)的電子文件向檔案部門移交的過程。這種歸檔方式應(yīng)隨辦隨歸，經(jīng)歸檔后的信息可供利用者通過網(wǎng)絡(luò)檢索利用，邏輯歸檔的隨時(shí)辦理可及時(shí)甚至實(shí)時(shí)地實(shí)現(xiàn)檔案資源共享；物理歸檔指把電子文件集中下載到可脫機(jī)保存的載體上，向檔案部門移交的過程，原則上參照紙質(zhì)文件歸檔時(shí)間，在一個(gè)工作年度完成后進(jìn)行，這種歸檔方式便于實(shí)現(xiàn)電子文件的集中管理，有利于保證檔案數(shù)據(jù)的安全。

3、明確電子文件歸檔的要求。（1）電子文件形成部門隨時(shí)收集符合電子文件歸檔范圍的電子文件，填寫《歸檔電子文件登記表》。（2）歸檔電子文件按照“件”進(jìn)行管理，逐件編目。（3）檔案室對歸檔電子文件進(jìn)行原始性、真實(shí)性、有效性和完整性鑒定及檢測。由于電子文件的易更改性加上文件從形成到歸檔之間有一段較長時(shí)間，所以鑒別歸檔的電子文件是否是當(dāng)初形成時(shí)的原始中真實(shí)的有效文件是至關(guān)重要的。此外，由于電子文件是由文件信息內(nèi)容、內(nèi)容記錄載體以及電子文件內(nèi)容所依賴的計(jì)算機(jī)軟、硬件系統(tǒng)組合而成的，所以歸檔前還必須要檢測文件信息模式、記錄載體有無病毒感染、有無損壞以及軟件與硬件平臺(tái)技術(shù)條件是否一致等，這樣才能實(shí)現(xiàn)歸檔后的電子文件內(nèi)容在保管期限內(nèi)正常存在、被顯示、被利用的可能。

二、高校電子文件歸檔管理面臨的問題

1、缺乏歸檔管理制度。目前，許多高校電子文件的產(chǎn)生實(shí)際上是無序的，許多有價(jià)值的黨政管理、教學(xué)、科研方面的電子數(shù)據(jù)資料散落在校內(nèi)各部門中，并沒有得到及時(shí)的歸檔處理，甚至有些文件就在平時(shí)的文字和圖表處理中被隨意地覆蓋、刪除掉了。而這些問題的存在往往是由于高校內(nèi)部缺乏完善的電子檔案規(guī)章制度，未明確電子文件的全程管理原則、原則工作流程以及各部門的崗位職責(zé)，從而導(dǎo)致電子文件的形成部門或承辦部門對電子文檔的重要性認(rèn)識(shí)不夠，保存電子文檔的意識(shí)薄弱，未將電子文件的收集和歸檔納入本部門的文檔管理范圍內(nèi)。

2、電子文件收集難度大。歸檔工作是由文件管理轉(zhuǎn)換為檔案管理的轉(zhuǎn)折環(huán)節(jié)，電子文件歸檔工作的質(zhì)量關(guān)系到整個(gè)電子檔案管理水平。而在高校實(shí)際管理工作中，從電子文件的形成到歸檔往往要跨越多個(gè)部門，影響電子文件歸檔的原因：（1）由于學(xué)校各職能部門（即電子文件的形成或承辦部門）的工作環(huán)節(jié)有時(shí)又是互有交錯(cuò)的，所以職責(zé)難以界定；（2）由于這些電子文件形成部門或承辦部門對電子文件的收集積累和歸檔的步驟及要求不甚明了，難以達(dá)到歸檔前的規(guī)范整理；（3）辦公自動(dòng)化系統(tǒng)不屬于檔案管理部門內(nèi)部的工作，導(dǎo)致電子文件管理與電子檔案管理往往不能形成一個(gè)有機(jī)的整體，出現(xiàn)關(guān)系不順，相互推諉，甚至與歸檔相脫節(jié)。

3、電子文件真實(shí)性難以保證?！皺n案是歷史的原始記錄”，是檔案發(fā)揮憑證和參考作用的基礎(chǔ)。傳統(tǒng)文件的原始性與真實(shí)性，以一種直觀的形式，即通過內(nèi)容與載體的結(jié)合，以一種固定的結(jié)構(gòu)反映出來。而電子文件內(nèi)容與載體經(jīng)常發(fā)生結(jié)合形式的變化，如拷貝后的復(fù)制件與原件完全一致，有時(shí)也會(huì)因?yàn)檩d體或讀寫技術(shù)的不穩(wěn)定性造成文件內(nèi)容的和丟失和變異，也可在傳輸或轉(zhuǎn)存過程中被改動(dòng)而不留痕跡，所以電子文件原始性和真實(shí)性的鑒定成為首需要解決的問題，在高校工作中，許多電子文件如學(xué)生成績記載等，原始性是保證其憑證價(jià)值的關(guān)鍵。如何對虛擬的、無實(shí)體的電子文件進(jìn)行原始性、真實(shí)性的鑒定是我們在實(shí)際工作中遇到的最大難題。

4、電子檔案管理人員整體素質(zhì)有待提高。。電子文件的信息內(nèi)容是數(shù)字化形式，電子文件的歸檔管理也與紙質(zhì)文檔有著截然不同的區(qū)別，要求檔案管理人員既要具備檔案管理基礎(chǔ)知識(shí)和基本方法，又要熟悉計(jì)算機(jī)軟硬件技術(shù)及數(shù)字通信技術(shù)。而大多數(shù)高校的檔案管理人員還停留在原先的知識(shí)水平和管理水平上；沒能及時(shí)地學(xué)習(xí)新技術(shù)、補(bǔ)充新知識(shí)，對于電子文件歸檔管理中出現(xiàn)的一些新情況不能獨(dú)立地處理和應(yīng)對，導(dǎo)致電子文檔的管理出現(xiàn)被動(dòng)、滯后的局面。

三、加強(qiáng)高校電子文件歸檔管理的對策

1、建立健全電子文件的規(guī)章制度。要做好高校的電子文件歸檔管理工作，首先就要建立健全電子文件的歸檔辦法，可以根據(jù)國家有關(guān)電子文檔管理的專門標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本校電子文檔管理的自身特點(diǎn)和存在問題，提出具體可行的規(guī)范措施和管理規(guī)則，形成一套行之有效的高校電子文件歸檔制度，使得各工作部門進(jìn)行歸檔工作時(shí)有章可循。此外，鑒于電子文件產(chǎn)生時(shí)所采用的軟硬件平臺(tái)的不同所導(dǎo)致的問題，也應(yīng)提出統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)定各種類型電子文件，需采用規(guī)定的管理通用格式，以保證歸檔電子文件的有效識(shí)讀和利用。

2、高校檔案部門與電子文件形成部門協(xié)調(diào)工作，杜絕電子文件形成和歸檔工作的脫節(jié)。電子文件與傳統(tǒng)紙質(zhì)文件相比，在歸檔工作中所涉及的問題更加廣泛，受制約的因素更多，僅僅依靠一個(gè)檔案部門是很難完成的，必須搞好與電子文件形成部門、承辦部門的協(xié)調(diào)配合工作。高校電子文件的形成是貫穿于高校的黨政、教學(xué)、科研等工作始終的，如行政職能部門產(chǎn)生的文件、規(guī)定、章程等，教學(xué)管理部門形成的教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、畢業(yè)設(shè)計(jì)等，科研工作中產(chǎn)生的項(xiàng)目申請、研究成果等。這些電子文件的形成部門與承辦部門是最熟悉本部門的工作管理業(yè)務(wù)，了解電子文件的內(nèi)容、形成規(guī)律和電子文件之間的有機(jī)聯(lián)系的，由他們來收集、整理、歸檔，才能保證電子檔案的質(zhì)量。而檔案部門最了解全校的情況，掌握歸檔的原則和方法，按照全程管理原則，應(yīng)該發(fā)揮把關(guān)和統(tǒng)籌作用，參與到電子文件管理活動(dòng)的全過程管理中去，對電子文件形成部門歸檔前的收集和整理工作進(jìn)行指導(dǎo)和協(xié)助，幫助這些部門將歸檔工作納入部門管理制度、納入相關(guān)人員的職責(zé)范圍，并按計(jì)劃進(jìn)行檢查和考核。

3、建立記錄制度、完善技術(shù)手段，保證電子文件的原始憑證性。電子文件從形成到被開發(fā)利用要經(jīng)過很多環(huán)節(jié)，要為每一份文件建立記錄制度，使電子文件在形成、整理、保管、利用過程中，都有真實(shí)的相關(guān)記錄信息跟隨，以證實(shí)其文件內(nèi)容的原始真實(shí)性?？梢栽诰W(wǎng)絡(luò)上設(shè)有記錄信息系統(tǒng)，鑒定時(shí)與記錄系統(tǒng)記載的形成、修改時(shí)間等方面進(jìn)行對照就可以鑒定原始性和真實(shí)性。

4、培養(yǎng)適應(yīng)現(xiàn)代化管理的人才。高校必須重視電子文檔管理人員的培養(yǎng)，加強(qiáng)對高校各部門的專兼職文書檔案工作人員在應(yīng)用電子檔案管理新技術(shù)、新設(shè)施方面的培養(yǎng)，為他們補(bǔ)充計(jì)算機(jī)技術(shù)、數(shù)字通信技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)方面的知識(shí)。

國家已經(jīng)將檔案信息化納入到國家信息化建設(shè)的總格局中，這種指導(dǎo)思想對高校檔案工作具有很強(qiáng)的啟示作用。高校的電子文件是高校進(jìn)行行政管理和教學(xué)管理的重要資源，要讓這些重要的信息資源得到很好的開發(fā)利用，就必須先從歸檔環(huán)節(jié)上把好質(zhì)量關(guān)，從而促進(jìn)高校各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展。

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