委托樣品的接收和分派

沈鋒

隨著生活質(zhì)量的提高,人們?cè)絹?lái)越注重健康問(wèn)題,對(duì)食品、飲水等和生活密切相關(guān)的產(chǎn)品的衛(wèi)生質(zhì)量變得更加關(guān)注。相關(guān)部門也在不斷加大監(jiān)督和監(jiān)測(cè)力度。因此,本中心樣品收發(fā)在工作上出現(xiàn)了新的變化,委托樣品數(shù)量呈逐年上升趨勢(shì)。同時(shí)客戶對(duì)檢測(cè)報(bào)告書的規(guī)范性、標(biāo)準(zhǔn)的適用性、檢測(cè)方法的選擇性等方面有了更嚴(yán)謹(jǐn)、更具體的要求。

樣品的接收和分派是樣品在檢測(cè)過(guò)程中一道重要的工序,是樣品從客戶方進(jìn)入實(shí)驗(yàn)室,由實(shí)物轉(zhuǎn)化為檢測(cè)樣本的標(biāo)志,同時(shí)也是檢測(cè)報(bào)告書文本生成的開始。這道工序包括樣品信息采集、方法的選擇、樣品信息輸入、樣品的派發(fā)等環(huán)節(jié)。每個(gè)環(huán)節(jié)都影響著最終檢驗(yàn)結(jié)果的準(zhǔn)確性和檢測(cè)報(bào)告書的規(guī)范性。

1 樣品信息的采集

本中心樣品信息的采集單根據(jù)檢測(cè)目的的不同,分為采樣單和檢驗(yàn)委托合同(協(xié)議)兩種。委托樣品由委托雙方填寫檢驗(yàn)委托合同(協(xié)議)。檢驗(yàn)委托合同(協(xié)議)大致可以分為三部分內(nèi)容:

1.1 樣品基本信息這一部分內(nèi)容要求客戶根據(jù)樣品如實(shí)填寫,主要是樣品的來(lái)源和特性描述。樣品的制造廠商、商標(biāo)、批號(hào);樣品的狀態(tài)、包裝方式和樣品數(shù)量;樣品狀態(tài):實(shí)物樣品一般為固體和液體和半固體。非實(shí)物樣品為棉拭子、紙片和生物指示劑;包裝方式:散裝、袋裝、桶裝等包裝方式;樣品來(lái)源:是正常還是有異常情況,比如包裝破損、變異變質(zhì)等;是送樣還是抽樣,抽樣是隨機(jī)還是用特定的抽樣方式。

1.2 技術(shù)信息 包括檢測(cè)依據(jù)、檢測(cè)類別、委托方關(guān)于檢測(cè)方法和檢測(cè)項(xiàng)目的要求和說(shuō)明、樣品附件和技術(shù)條款等內(nèi)容。檢測(cè)依據(jù):是指進(jìn)行檢測(cè)所依據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)或者要求。檢驗(yàn)類別:分三欄,即委托檢驗(yàn)、仲裁檢驗(yàn)和鑒定檢驗(yàn)。委托檢驗(yàn)是指樣品持有人不直接對(duì)樣品進(jìn)行檢驗(yàn),而是通過(guò)授權(quán)等一系列方式把檢驗(yàn)的工作授予專業(yè)的檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)(人員)。仲裁檢驗(yàn)是指經(jīng)省級(jí)以上質(zhì)量技術(shù)或其授權(quán)的部門考核合格的產(chǎn)品質(zhì)量檢驗(yàn)機(jī)構(gòu),在考核部門授權(quán)其檢驗(yàn)的產(chǎn)品范圍內(nèi),根據(jù)申請(qǐng)人的委托要求,對(duì)質(zhì)量爭(zhēng)議的產(chǎn)品進(jìn)行檢驗(yàn),出具仲裁檢驗(yàn)報(bào)告的過(guò)程。鑒定檢驗(yàn)是指省級(jí)以上質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督行政部門指定的鑒定組織單位,根據(jù)申請(qǐng)人的委托要求,組織專家對(duì)質(zhì)量爭(zhēng)議的產(chǎn)品進(jìn)行調(diào)查、分析、判定,出具質(zhì)量鑒定報(bào)告的過(guò)程。本中心所承接的,通常是不牽涉到第三方的委托檢驗(yàn)。委托方關(guān)于檢驗(yàn)方法和檢測(cè)項(xiàng)目的其他要求和說(shuō)明;樣品附件和技術(shù)條款:如有相關(guān)附件和文件,根據(jù)客戶的要求進(jìn)行保密。

1.3 合同雙方信息 包括合同雙方的單位名稱、地址、委托雙方的聯(lián)系方式和以及合同說(shuō)明。

上述樣品信息在雙方確認(rèn)無(wú)誤后分別由經(jīng)手人簽名。委托合同的填寫應(yīng)該清楚、規(guī)范。樣品接收人員在接受檢測(cè)樣品時(shí),應(yīng)記錄異常情況或偏離檢測(cè)方法中所述正常或規(guī)定條件的現(xiàn)象。當(dāng)對(duì)樣品是否適合于檢測(cè)存有疑問(wèn)或當(dāng)樣品所提供的描述或?qū)λ蟮臋z測(cè)規(guī)定不夠詳盡時(shí),樣品接收人員應(yīng)在工作之前問(wèn)詢客戶,以得到進(jìn)一步的說(shuō)明,并紀(jì)錄與客戶討論的內(nèi)容。

2 方法的選擇

根據(jù)樣品的種類選擇正確的產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn),根據(jù)客戶所要求檢測(cè)項(xiàng)目選擇相匹配的檢測(cè)方法。如果該產(chǎn)品沒(méi)有相匹配的標(biāo)準(zhǔn)或者該標(biāo)準(zhǔn)里沒(méi)有客戶要求檢測(cè)的項(xiàng)目,那么需要樣品接收人員和客戶進(jìn)行溝通后,為該項(xiàng)目選擇客戶能夠接受、本中心能夠進(jìn)行的的檢測(cè)方法。檢測(cè)方法應(yīng)選擇滿足客戶需要并適用于所進(jìn)行的檢測(cè)方法。優(yōu)先選擇國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、地方標(biāo)準(zhǔn)。應(yīng)確保使用最新有效版本的標(biāo)準(zhǔn)。必要時(shí),應(yīng)采用附加細(xì)則對(duì)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行補(bǔ)充,以確保應(yīng)用的一致性。需要時(shí),可以采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)方法,但僅限特定委托方的委托檢驗(yàn)。

當(dāng)客戶未指定所用方法時(shí),應(yīng)選擇以國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、地方標(biāo)準(zhǔn)發(fā)布的或由知名的技術(shù)組織或有關(guān)科學(xué)書籍和期刊公布的或由設(shè)備制造商指定的方法。中心制訂的方法如能滿足預(yù)期用途并經(jīng)過(guò)驗(yàn)證,也可使用,所選用的方法應(yīng)通知客戶。在開始檢測(cè)之前,應(yīng)確認(rèn)能夠正確地運(yùn)用標(biāo)準(zhǔn)方法。如果標(biāo)準(zhǔn)方法發(fā)生了變化,應(yīng)重新確認(rèn)。

3 樣品信息輸入

樣品在樣品管理員和客戶完成交接,基本信息采集完畢之后,將根據(jù)所檢測(cè)的項(xiàng)目對(duì)樣品進(jìn)行分派。在管理信息系統(tǒng)內(nèi)產(chǎn)生輸入樣品信息,選好所要檢測(cè)的項(xiàng)目,生成檢測(cè)樣品的編號(hào),并打印出樣品流轉(zhuǎn)單。應(yīng)規(guī)定檢測(cè)樣品識(shí)別的唯一性編號(hào)和檢測(cè)樣品在檢測(cè)過(guò)程中的狀態(tài)標(biāo)識(shí),該標(biāo)識(shí)包括唯一性編號(hào)和待檢、在檢、已檢三個(gè)檢測(cè)狀態(tài)。該標(biāo)識(shí)將保留在被檢樣品的整個(gè)檢測(cè)期間內(nèi)。

一份報(bào)告只有一個(gè)報(bào)告編號(hào)。同一份報(bào)告里的每一份樣品都有相應(yīng)的樣品編號(hào),報(bào)告編號(hào)和樣品編號(hào)的編號(hào)規(guī)則是一樣的。

4 樣品的分派、保存和處理

4.1 樣品的分派 在粘貼好檢測(cè)樣品的編號(hào)和樣品狀態(tài)標(biāo)識(shí)之后,將樣品連同樣品流轉(zhuǎn)單發(fā)送給理化檢驗(yàn)科或微生物檢驗(yàn)科。如果有留樣,按照相關(guān)的程序進(jìn)行。

4.2 留樣的保存 留樣樣品的貯存條件應(yīng)符合樣品本身所規(guī)定的條件或客戶提出的要求。對(duì)有特殊貯存要求的檢測(cè)樣品,應(yīng)建立貯存環(huán)境的監(jiān)控設(shè)施。樣品管理員應(yīng)對(duì)監(jiān)控過(guò)程實(shí)施紀(jì)錄,以證實(shí)檢測(cè)樣品貯存始終是符合要求的。紀(jì)錄的內(nèi)容包括留樣室溫濕度、冰箱或者冰柜的溫度紀(jì)錄。

樣品經(jīng)手人員應(yīng)當(dāng)確保避免檢測(cè)樣品在儲(chǔ)存、處置和準(zhǔn)備過(guò)程中發(fā)生腐敗、丟失或損壞。應(yīng)遵守樣品的處置規(guī)定,客戶要求或方法要求樣品需要被存放或在規(guī)定的環(huán)境條件下養(yǎng)護(hù)時(shí)應(yīng)對(duì)存放和安全做出安排,以保護(hù)該樣品或其有關(guān)部分的狀態(tài)和完整性。

4.3 留樣的處理 一般樣品在質(zhì)量檢測(cè)報(bào)告書簽發(fā)后保留一個(gè)月(特殊情況可適當(dāng)延長(zhǎng))以備需要時(shí)復(fù)查。保留期限從質(zhì)量檢測(cè)報(bào)告書簽發(fā)日起計(jì)算。易腐蝕變質(zhì)物品、揮發(fā)性樣品、易氧化還原分解的樣品和不能復(fù)測(cè)的樣品不作留樣保存。

樣品的保存超過(guò)規(guī)定期限后,由樣品管理員提出處理方案,經(jīng)技術(shù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后進(jìn)行處理。對(duì)有污染性和有毒有害的樣品的處理按相關(guān)程序進(jìn)行。

樣品的接收和分派直接影響著樣品之后的檢測(cè)流程,這就要求樣品接收人員不僅要能熟悉了解各類樣品的產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)和檢驗(yàn)方法,還要能細(xì)致、耐心地與客戶以及檢驗(yàn)部門進(jìn)行溝通,委托樣品完成接收和派發(fā)后,將由檢驗(yàn)科室對(duì)樣品進(jìn)行檢測(cè),再將檢測(cè)結(jié)果匯總到管理信息系統(tǒng),經(jīng)審核和授權(quán)簽字人簽發(fā)之后,編制出一份完整的質(zhì)量檢測(cè)報(bào)告書。