你會打電話嗎

佚 名

電話是我們生活中不可或缺的一部分，可是，關于打電話的禮儀，你知道多少?

接聽電話

來電必接，接聽及時

無論工作多忙多累，都不允許不接聽電話。即使當時不宜通話，亦應先接電話說明原因后請對方指定時間，由自己回電話。接聽電話時，應在電話鈴聲響3聲時接起。

認真確認。善待錯撥

接聽電話后應進行確認，一是問候對方以確認有人接聽；二是自報公司、部門確認對方沒有找錯地方；三是自報姓名以確認對方沒有找錯對象。確認后如果發現時方打錯了，應態度和藹地告知對方打錯了電話。

專心致志。認真兼顧

接聽任何電話，都應聚精會神，否則難以確保自己聽得清、記得準。如果新來電是在你伏案工作、接待客戶或接聽另一個電話時，應盡快告訴對方自己正在忙于何事，寒暄之后約定時間再打給對方。

終止有方

當通話雙方地位相仿時，通常被求于人的一方先掛斷電話，有求于人的一方則不宜如此。若雙方通話并不涉及實質性問題，應由主叫方首先掛斷電話。當通話雙方是上下級關系時。則應由上級首先掛斷電話。

撥打電話

當你拔打電話給別人時，下述幾個方面通常都是需要注意的。

慎選時間

若非緊急事務須立刻通報，打電話最好避開周五下午、周一上午、上班后的前半個小時，下班前的最后幾分鐘。避開影響對方生活或休息的時間，如假期、午休、深夜或就餐時間。

做好準備禮貌待人

打電話前應做好準備，給對方干練之感。打電話前，最好列出電話號碼、備用號碼、通話要點、強調之處等諸多問題。打給陌生人時，最正式的方式為報出公司、部門與姓名。

確認要點

首先，通話要點宜少忌多，每打一次電話最好只有一個要點。其次，通話時應明確地對要點加以強調。最后，通話結束前再次對要點進行復述，以強化受話人的印象。

適可而止

談話要做到長話短說，縮短通話時間。最好有意識地將每一次普通通話時間限定在3分鐘以內。

代接電話

在代接電話時，除要遵守接聽電話的基本禮儀外，還有下述幾條規則必須遵守。表明身份，主動幫助

首先應說明自己的身份，關鍵要告知對方自己的職務及與對方所找之人的關系，以便對方斟酌是否可請自己代勞或由自己代為轉達。

認真記錄及時辦理

代接電話時，接聽者要做好筆錄。筆錄的基本內容按“5w1H”慣例，即何人、何事、何因、何時、何地與如何做(即who、what、why、when、where與how todo)。

保守秘密

自己代接的電話，不論涉及公務還是私事，接聽者都不應擅自向其他人透露與此相關的任何信息。