淺談高校文書檔案管理

馬 梁

[摘要]文書檔案管理一定要順應(yīng)時代的發(fā)展,與時俱進。本文從文書檔案的收集、立卷、歸檔、服務(wù)利用和檔案人員的素質(zhì)幾方面論述了新形勢下如何開展文書檔案管理工作。

[關(guān)鍵詞]文書檔案管理 研究

一、檔案的收集是文書檔案管理的基礎(chǔ)

檔案的收集工作在檔案管理的各個環(huán)節(jié)中占首要地位,是檔案管理的前提和基礎(chǔ),檔案材料收集工作的好壞、質(zhì)量的高低直接影響到檔案的歸檔率和完整率職責(zé)而論,影響到整個文書檔案管理工作的質(zhì)量。

根據(jù)國家檔案局《機關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)規(guī)范》等文件精神,結(jié)合實際,近年來我們制定了《文書檔案保管期限表》、《文件材料的歸檔制度》、《檔案管理制度》、《檔案人員行為準則》等一系列制度。其中《文件材料的歸檔制度》更是深入人心,引起了各級領(lǐng)導(dǎo)和機關(guān)工作人員的高度重視,使文件材料能夠及時、有效地歸檔,避免了文件材料的流失,從而有效地杜絕了不符合歸檔要求文件材料的產(chǎn)生。

二、文件立卷、歸檔是文書檔案管理的關(guān)鍵

我們知道,檔案管理的關(guān)鍵一項就是文件轉(zhuǎn)化成檔案這一環(huán)節(jié)。這一過程,我們需要經(jīng)過文件的鑒定、文件的分類、組卷、擬寫案卷標題、填寫卷內(nèi)目標和備考表等等繁瑣的程序。這就需要我們檔案工作者要有耐心,還要細致入微地做好檔案的立卷工作,不能有絲毫的差錯。新形勢下辦公自動化在文書管理工作中已開始運用,這就要求我們檔案工作者與時俱進,充分發(fā)揮計算機的作用,改變過去陳舊的立卷方式,簡化歸檔程序,改變立卷方式,以“件”為單位歸檔已成為新形式下的文書檔案管理的趨勢。

新形勢下文書檔案管理工作積極順應(yīng)潮流,在秘密文件歸檔時,雖然內(nèi)容不能流轉(zhuǎn),但我們應(yīng)將其文件目錄輸入微機,這樣既避免了電子文件歸檔的不齊全、又保證了上網(wǎng)文件的安全。

三、采取多種形式開展文書檔案服務(wù)利用工作

首先從檔案的查閱方面來看。檔案是原始記錄材料,多為單份,有些內(nèi)容有機密性,這就決定了歸檔文件一般不準外借,只允許閱檔者在閱覽室內(nèi)查閱。這樣做的目的是:既有利于保護檔案材料,避免損失、磨壞、延長檔案壽命,便于其他利用者查閱,提高利用率,同時又保證了檔案的機密性防止失密泄密,有利于閱卷者及時調(diào)卷,不受時間限制從而查閱更多資料。

另外,電話查詢也是一種有效的方式,有些想利用檔案者由于路途遙遠不方便親自來館查閱,可通過打電話的方式來查詢,我們的檔案人員能夠及時準確地替他們調(diào)閱文件,給他們答復(fù),既方便了查閱者,也提高了我們檔案館工作人員的服務(wù)水平。

檔案復(fù)制這種方式非常普遍,許多高校每年有好幾百畢業(yè)生來學(xué)校查閱在校時學(xué)籍檔案、畢業(yè)證。由于當(dāng)前畢業(yè)生出國熱,來校查學(xué)籍的很多,檔案館不能讓他們帶走原件,只允許復(fù)印,這樣既減輕了過去手抄的繁重勞動,又節(jié)省時間,減少檔案磨損,提高了利用率,這樣既延長了檔案壽命,又方便了閱檔者,使檔案的作用得到充分發(fā)揮。另外有些用人單位為了核查畢業(yè)生的畢業(yè)證真實性,采取傳真的方式索要學(xué)生學(xué)籍復(fù)印件,有效杜絕了假畢業(yè)證危害社會,維護了學(xué)生學(xué)籍的公正性。

檔案的外借這一方式在各高校的檔案館中時有發(fā)生。對此各高校有明文規(guī)定,必須嚴格遵守《檔案材料借閱制度》,外借者必須遵守制度,必須如實寫上借閱理由及歸還日期,一切手續(xù)齊全,方可借出。

新形勢下,必須采取多樣化的措施,才能有效地開展文書檔案的利用工作,才能使檔案管理工作再上一個臺階。

四、檔案工作者的素質(zhì)是文書檔案管理工作的內(nèi)在因素

1.思想政治素質(zhì)

首先,堅決擁護黨的路線、方針、政策,認真學(xué)習(xí)馬列主義毛澤東思想,高舉鄧小平理論偉大旗幟,認識學(xué)習(xí)江澤民總書記“三個代表”的重要思想和十七大的精神。并在實際行動中用馬列主義的立場觀點和方法分析解決問題,深入貫徹落實科學(xué)發(fā)展觀,解放思想,勇于開拓創(chuàng)新。要牢固樹立全心全意為人民服務(wù)的宗旨。職業(yè)道德要求每個檔案工作者以服務(wù)為宗旨,樹立全心全意為用戶服務(wù)的思想和愛崗敬業(yè)的精神。要求檔案人員能擺正個人與社會、個人與集體的關(guān)系,以極大的熱情投入到檔案工作中去。

服務(wù)到家,努力為用戶排憂解難。對待到訪的用戶,我們一定要熱情招待,努力幫助查詢,這樣既贏得了客戶的贊譽,也帶來了本館的客源。兩全其美何樂而不為呢?利用有利時機進行宣傳。如開放檔案館讓更多的人知道本館的館藏情況,并耐心地向參觀人講解,這樣既擴大了檔案館的知名度,又豐富了參觀人的知識面。如各高等院利用校慶對校史館對外開放,吸引了眾多校友、學(xué)子和有關(guān)人士。

2.文化素質(zhì)

高等學(xué)校的檔案工作是對全社會都有益的工作。這就要求我們的檔案工作者努力提高自己的學(xué)歷層次。作為一個高等學(xué)府,保存了大量著名學(xué)者學(xué)人的珍貴資料。如果一個檔案工作者沒有一定的古文知識、英文知識、歷史知識和一定的專業(yè)知識,是無法勝任這項光榮而神圣的職業(yè)的。檔案工作者如果沒有廣博的知識,是不能了解檔案的歷史價值和使用價值的,也就不能夠很好地為社會服務(wù)。檔案工作者還要有一定的法律意識,依法行政將是未來檔案行政事務(wù)管理的根本途徑,也可以規(guī)范檔案工作者自身的工作。總之,檔案工作者一定要加強自身的文化修養(yǎng),多讀書、多學(xué)習(xí),努力使自己成為一專多能的復(fù)合型人才。

3.業(yè)務(wù)素質(zhì)

一方面要求檔案工作者要多閱讀檔案,掌握館藏檔案信息內(nèi)容,成為“活檔案”,才能在接待利用服務(wù)時得心應(yīng)手,運用自如,做好深層次全方位服務(wù)。另一方面,要求檔案工作者必須精通微機操作。由于檔案機讀目錄格式的出現(xiàn),使以往檔案著錄由手工環(huán)境變?yōu)橛嬎銠C環(huán)境,這就要求檔案工作者能夠利用微機,準確查找目標,能夠迅速檢索檔案信息。再一方面檔案工作者還要做好平時收集工作,要當(dāng)“有心人”,要眼明手快,保持職業(yè)的高度敏感。要利用到各位各部門和各種場合去的機會,盡可能和準確地發(fā)現(xiàn)“情況”,平時主動爭取,積極參與,及時了解和掌握本單位工作動向。又一方面在檔案系統(tǒng)內(nèi)可廣泛采取請進來,走出去,脫產(chǎn)半脫產(chǎn),崗位培訓(xùn)等方式,努力提高檔案工作者的業(yè)務(wù)技能。高校的檔案工作正是通過以上一系列的措施使檔案人員能夠與時俱進,從而使高校的文書檔案工作干得有聲有色,獲得了同行的一致好評。

參考文獻:

[1]汪大有.三皇五帝時代.中國社會出版社,2000.

[2]黃禹康.毛澤東與文秘工作.北京檔案出版,2004,(1).