跳出泥潭——總裁辦的六大功用

東莞理工學院城市學院 黃岳鈞

總裁辦所從事的是“承上啟下、繼往開來”的工作，也就是既要讓老板放心，又要讓各方舒心；既要為老板的理念想法出謀劃策，又要關注風險控制，進行公司資源的合理分配；既要從全局宏觀面審視企業的流程體系，又要對企業微觀面日常工作及細節進行仔細稽核；除此之外，還要兼顧總裁辦的日常管理事務。而這些往往需要從業者深厚的職業素養功底以及對總裁辦工作的清晰理解和明晰定位，才能跳出執行力的泥潭，真正發揮總裁辦的功用。

功用一：戰略與經營規劃

總裁辦與其他部門的最大不同之處就在于其工作交流對象是企業的老板和高層管理。離老板和高層管理很近，也就意味著離企業的經營戰略很近。但在現實中，并不是所有的總裁辦都具有企業戰略與經營規劃的職責和功能。多種因素造成了這一現象，其中最大的原因是企業老板對總裁辦能承擔職責的期望偏低以及總裁辦工作人員對自身定位的理解缺失所致。

“總裁辦”應把握一切機會，就企業運營實況及下一步經營提出職業性的建議，將老板抽象的理念變為可執行的具體措施，并提供方法與工具協助各子公司或部門努力實現企業的戰略目標。

總裁辦的“戰略與經營規劃”可細分為“戰略企劃”與“過程管控”兩方面。在戰略企劃層面上，總裁辦的主要功用是匯總各相關單位的信息資料，全局審視企業的戰略方向是否正確而具有可執行性，并形成建議報告向老板匯報。“過程管控”層面則是在企業戰略目標確定之后，將企業的戰略分解到各相關單位，并對其實際層面的工作進度進行有效的管控。卓有成效的總裁辦人員都會對“過程管控”非常重視。一個很重要的原因就是“過程管控”牽涉到企業的所有業務運作。企業各部門能否在計劃的時間內一鼓作氣地完成關鍵的業務環節是決定企業戰略目標成敗的“命門”所在。

為了實現“戰略與經營規劃”這一功能，需要熟悉企業產品、市場、研發、品質保障、成本控制等各個方面，才能站在全局的層面上看得清、望得遠。除此之外，在各部門心力交瘁、無計可施的時候，總裁辦人員還需要承擔起咨詢顧問的角色，提供方法建議或措施工具指導協助其完成任務。如當市場部門還在為開拓客戶市場深深苦惱，不知從何下手時，總裁辦就可以建議采用相應的新老客戶產品矩陣分析方法，并指導市場部門詳盡地分析公司各產品在新老客戶的分布,從中抓出關鍵產品與關鍵市場。

功用二：流程體系的維護與完善

經常與老板對話的咨詢顧問們會發現一種有趣而值得深思的現象。讓老板放心的人，往往是具有全局觀念，專業度高，與老板擁有共同的語言體系的人。令人遺憾的是，大多數人并沒有意識到自己應該向這種方向努力，也許是缺乏勇氣或信心。

企業戰略的達成，不僅僅在于規劃，而且在于執行。總裁辦應該清晰地認識到戰略的執行在于每一個流程的把控。當然不可否認，任何企業在經過多年市場的考驗后，都擁有一套頗具特色的流程和方法論。然而，這套看起來行之有效的方法是否有效還有待商榷。在老板左右為難的時候，總裁辦的另一項功能便浮出了水面，那就是流程體系的完善與維護。所謂流程體系，即是指為了給特定的顧客或市場提供特定的服務而精心設計的一系列活動。因此，維護和完善流程體系，就是對企業戰略、增值營運流程以及支撐其系統、政策、組織、結構等進行有效地重塑，以達到工作流程和生產效率的最優化。

為了實現這一功用，總裁辦人員需要從全局視野出發，描繪出以產品為核心的公司總流程（部門劃分的依據），再從總流程引申出子流程（部門內部職責及分工的依據），并搜集相關資料和數據進一步進行系統分析，抓出企業問題的關鍵所在——即關鍵流程。關鍵流程應該是目前績效低下、地位重要、落實可行的。關鍵流程的抓出，能為企業下一步管理工作樹立針對性地改善目標。

這對總裁辦人員的素質和專業程度提出了很高的要求。因此，總裁辦的管理者不僅需要在辦公室中進行行政作業，還需要走出去，熟知業務流程與系統知識，經得起其他直線部門發起的挑戰。

功用三：稽核督導

稽核督導工作是總裁辦最主要的職能。作為幕僚機構是有義務和責任去減輕老板們身上的重擔，至少能讓老板們的精力用在重要事情的決策上。因此，總裁辦的稽核督導，實質上就是一層過濾網，過濾掉瑣碎無效的行政、例行等事務信息，使關鍵信息及時地呈現在老板們面前。

現實中，有些總裁辦的人員辛辛苦苦地進行稽核工作，但毫無結果建樹。究其原因在于沒有稽核到重點上，只是將部門遞交上來的信息進行匯總，簡單地往上傳遞。這樣的結果降低了自身的價值，加重了總裁的負擔，實在是不明智的舉動。

因此，稽核的過程在于敏銳地抓出各部門遞交資料上的漏洞或掩飾之處，抓住關鍵控制點，并結合實際工作情況，緊緊追查督促，打破沙鍋問到底，要有勇氣挑戰直線部門。這樣的稽核才不會認認真真走形式。

稽核的結果在于督導，稽核出了結果，就要布置下一步的督促和追蹤計劃。每一次討論的結果，執行部門是不是去執行了、執行是不是到位了，相對上一次進步了多少等，都需總裁辦的人員去監督。只有總裁辦人員仔細監督，問題才不會越積越多，關鍵控制點就會越理越清晰，流程才會越來越順暢，下面的人工作才會有壓力和動力，老板的常規事務才會越來越少。

功用四：風險控制

企業經營過程中，一定會有與許多風險進行親密接觸的機會。經營者只要一著不慎，就會全盤皆輸，乃至慘淡收場，留下令人遺憾的結局。

在這個風云變幻的時代，企業經營者一方面需要勇氣去開拓新市場、發掘新機會、創造新局面，一方面又需要以謹慎的態度去控制潛在的風險和危機。因此，老板們的每一個決策，實際上都是艱難的選擇，是與自己的一場激烈較量。

總裁辦能做的事，就是盡可能地將相關決策資料進行詳細地整理分析，以數據和客觀事實作依據，提供盡可能理性的建議供老板參考，以降低老板們頭腦發熱的概率，使風險得以回歸控制范圍之內。

由于“崗位職責的大小”與“離老板的距離的遠近”在很大程度上成“反比”關系，因此總裁辦就應當部分或全部擔負起“風險控制”這一功能，想老板之所未想，提高風險與危機意識，強化企業內部風險控制的能力，建立并完善內外部風險防范體系和危機處理機制，使老板們的決策更加準確，戰略方向更加明晰，管理環境更加安全。

功用五：公司資源分配

任何企業戰略目標的達成都需要充分和有效的利用資源。許多企業在規劃戰略目標時，往往會步入一個陷阱，即只對公司的成長目標投入太多的精力和興趣，而沒有系統地審思實現戰略目標需要配置多少資源，更沒有進一步地制定與目標實現配套的資源分配計劃。這樣就會使企業的戰略目標變得很虛幻，不能給企業帶來任何幫助和指導。

由于缺乏明確而有力的資源分配計劃，企業內部各利益方常常會就資源的爭取產生摩擦，進一步使資源配置不合理，從而導致公司目標無法實現。

總裁辦作為老板的左右手，就應站在經營者的角度去看待資源分配這一問題。企業要在競爭中贏得市場，需要重視經營過程的每一個環節、產品的種類與品質、客戶的滿意、成本的降低、渠道通路的開拓等，都需要不同的資源去滿足。但企業擁有的資源有多有少，不可能擁有滿足所有戰略計劃的資源。因此，可以主導的原則是如何將有限的資源分配到企業最關鍵的環節、最具價值的環節，提高資源利用的最大化。

因此，總裁辦應該清楚地了解公司的戰略目標及市場定位，合理地分析新、老客戶與傳統產品、新產品之間的關系，找出產品及市場未來的發展方向，進行合理地資源布局，并以數據和客觀事實為基準，形成專業性的報告建議，供總裁們參考，輔助企業老板們實現事業的永續經營。

功用六：日常管理事務

總裁辦除了需要出色地完成上述五大功能之外，還應該將辦公室內部事務做到位。“攘外必先安內”，如果總裁辦內部人心渙散、日常事務亂成一團，想要指望這樣的辦公室去完成上述任何一項重要功能，卻是不可能實現的。

總裁辦內部合理的分工，職責的明晰、制度的健全、資料的管理以及日常工作的良好運作，都能讓總裁辦的效率得到提升，有力地支撐上述五大功能的實現，最終贏得老板的賞識和尊重。

總裁辦的工作充滿著彈性和藝術，考驗著總裁辦人員的思維、經驗和執行力。但只要能夠清楚地認知所負的職責，明確自己的定位，逐漸完善總裁辦的六項功能，就一定能輔助企業更好更快地發展，體現總裁辦獨到的價值與功能。