你有文件滿桌病嗎?

當你的上司向你索取一份資料時，你是否能在第一時間從容不迫地遞給他？當你需要一份信息時，是否滿文件夾地翻個底朝天？

一天，我急著去一個單位講課，但在整理文件時發現少了一份關鍵的表格。說它關鍵，是因為這份表格是我當天講課的主題，沒有它，我的計劃將被更改。于是就叫助理馬上幫我再準備一份。然而，10分鐘過去了，助理還在滿辦公室翻找，從我的桌子到她的臺面，從我的抽屜到她的文件柜，翻得慘不忍睹還都一無所獲，要命的是，約定出發的時間快到了，已經沒有時間再等她慢慢地找了。

類似的情況多得數不勝數，只要對單位的辦公室稍加觀察，大概都能看到：多數人的辦公桌上都堆滿了文件，有些辦公桌甚至雜亂得不堪入目。照理說，辦公桌是最重要的工作領域，如此雜亂則必定影響管理者的工作效率和職業形象。而且，文件的雜亂堆積不僅妨礙你注意力的集中，還會導致情緒緊張，思緒紛亂，以及增加查找的時間。

表面看來，造成“文件滿桌病”的原因，大家都會怪罪自己使用的辦公桌實在太小。但事實上，辦公桌的雜亂程度與辦公桌的大小根本無關，而是人為的雜亂。假如讓一個不講條理、思維雜亂的人使用一個小型的辦公桌，這個辦公桌會變得雜亂無章，即使給他換一個大型的辦公桌，不出幾日，這個辦公桌又會遭遇同樣的命運。套用“帕金森定律”——“工作將被擴展，以便填滿可供完成工作的時間”，我們也可以導出“文件堆積定律”——“只要有足夠的場地，文件的堆積也將被擴展，以便填滿可供堆積的空間。”

導致文件堆積的原因主要有以下幾條：一是管理者沒有受過良好的職業訓練，不具備相應的技能；二是管理者缺乏對工作的有效規劃；三是管理者邏輯思維混亂。

所以，要解決這個問題，管理者必須從以下幾個方面入手：一是妥善進行工作規劃，分清矛盾主次與輕重緩急——將重要的事情記在紙上，將重要的資料放在手邊；根據工作規劃將辦公室或辦公桌分區分類，將文件資料一一進行標示并編號管理；堅持天天進行整理，訓練自己良好的行為習慣，以從根本上解決“文件堆積定律”的困擾。