確保檔案安全的措施芻議

周 玲

(水利部水利水電規劃設計總院,北京 100120)

確保檔案安全是檔案管理部門的一項重要職責,也是每個檔案管理人員的首要任務。隨著社會經濟和科學技術的發展及檔案管理人員安全意識的提高,目前各級部門檔案管理的水平有了較大提升,檔案安全的形勢也隨之越來越好,但檔案管理仍存在一定程度的安全隱患。主要有以下幾方面原因:一是目前突發的自然災害和社會事件呈逐漸增多趨勢,加大了檔案遭受直接損毀的風險;二是部分檔案管理人員責任心不強,加上檔案人員更換頻繁,檔案管理內部混亂,給檔案安全造成潛在危害;三是目前的信息技術仍存在一定的不完善和漏洞,使電子檔案容易損壞或遭到外界破壞。如果對此不加以重視,將給檔案安全帶來巨大的威脅,也將給國家經濟利益帶來巨大的損失。為了確保檔案安全,減少檔案損壞造成的損失,根據本人多年檔案工作的經驗,應采取以下幾方面措施。

第一,努力改善檔案保管條件。單位在設置檔案庫房時,一定要考慮檔案長期保管的抗震、防火和防水等措施。檔案建筑物的抗震設防烈度要高于當地普通公用建筑的設防烈度。檔案庫房一定要采用防火材料,并安裝防火自動報警裝置或采取其他防火措施。在檔案裝具選擇上要考慮把重要的檔案放在封閉便攜式檔案柜中,便于應急處置。對于規模較大、歷史悠久和檔案數量較多的單位和部門,應設置專用的檔案館,這樣不僅有利于改善檔案安全保管條件,也有利于優化單位檔案資源的配置,同時有利于提升檔案管理專業化水平。有條件的單位,對于珍貴檔案可考慮建立珍藏室。同時要運用現代化的監控防護設施,嚴密防范問題的發生。

第二,進一步加強檔案內部管理。檔案安全最大的隱患在于疏于管理。有的單位檔案未能實行集中統一管理,檔案借閱記錄不清楚,大量的文件、材料分散保存到各個部門甚至個人手中;有些單位部分檔案在借走后長期不還,退休和調動崗位時未能及時歸還;有的單位檔案管理人員調離或退休后沒能及時辦理檔案交接手續,導致檔案賬目不清;有的單位在搬遷過程中將未經鑒定的檔案當廢品處理掉,導致涉及國家機密的文件流失,給不法分子帶來了可乘之機,給國家利益帶來了巨大損失。為確保檔案安全,各級機關應進一步完善檔案管理制度,建立健全崗位責任制,把安全責任落實到人,從嚴管理,堵塞漏洞。一旦發生檔案安全事故,應嚴肅追究責任人和相關領導的責任。

第三,逐步提高信息化管理水平。信息化已成為當今社會的時代特點和發展方向。隨著信息技術的發展,以計算機為代表的高新科技廣泛應用于各個方面,目前各級機關的電子文件數量也隨之越來越多。由于目前電子檔案的管理經驗不足,如果信息化管理水平較低,大量的電子文件記錄就會存在損壞或丟失的風險。為確保電子文件不受損失,各級機關應積極推進電子化檔案安全設施的建設,加強電子檔案管理人員的安全培訓,努力提高檔案管理的信息化水平。檔案管理人員在實際操作中,要加強對電子文件從生產形成到歸檔保存再到檢索利用全過程的監管。

第四,對重要檔案進行備份。檔案備份能夠大大提高抗風險能力。對于重要檔案,必須采取備份措施。一是異質備份。紙質文件可通過掃描,縮微等方式進行備份,重要的電子文件要復制多套保存,也要逐步轉成其他載體保存。二是異地備份。對于重要文件,除了本地保存外,還應在遠離本地的其他地區予以備份。這樣就可以避免因不可抗拒的自然災害造成的檔案損失。1998年汶川地震中,銀行系統因建立了異地備份系統,檔案安全就得到有效的保證,而有些部門或行業由于沒有對檔案進行異地備份,導致檔案損失嚴重,教訓非常深刻。

經過三十幾年的檔案工作經驗,我深深體會到檔案工作的責任重大,它不僅能為國家節省很多資金,還會給國家帶來很多收益,尤其是搞水利檔案工作,我們單位的主要任務是進行全國大中型水庫的審查,一個項目要進行項目建議書審查,項目建議書通過后要進行可行性研究審查,評審通過后,還要進行初步設計審查,一個項目反反復復要經過五六次的評審,文件資料堆積如山,如果不能按照檔案工作的程序及時進行歸檔,那么文件資料就會丟失或混亂,水庫建成后就沒有一套完整的資料,這樣就會在水庫運行中出問題,找不到歷史資料,給水庫正常工作帶來影響,甚至會造成人員傷亡事故。給國家造成更大的損失。因此,我們檔案工作者更要認真、負責地完成好本職工作,在工作中加強基礎理論學習,認真學好有關檔案資料的管理知識。近幾年來,在改革開放的大形勢下,各單位檔案制度創新是改革大潮中一股最強勁的洪流,在制度創新過程中,檔案管理也面臨著全面改革。因此,在平時的工作中既要眼快、手勤、又不怕麻煩,收到審查資料后,按照部門文件的內容進行分卷、裝訂、打號入庫,準確及時的進入檔案庫。這是每一個檔案工作者的重要任務。另外加強檔案業務學習,特別是檔案計算機管理系統的應用。檔案的整理工作就是對零散的檔案材料、文件進行分類、排列、編目使之系統化,成為檔案案卷。傳統的方法,管理人員利用手工操作進行檔案整理,工藝繁瑣、編目分類容易混亂,而且工作強度大,占有空間大。在實行計算機后,這些工作均可通過計算機完成了,利用計算機在分類、統計、查詢等方面的強大功能,通過專門的公文檔案管理系統,就可以在系統內立卷條目下進行組卷了。我單位檔案計算機管理系統剛剛步入初級階段,需要每位同志對檔案管理系統進一步學習掌握,并在工作中發現問題,提出寶貴意見,更加完善計算機在檔案管理中的應用。

綜上所述,作為國家的檔案工作者,要積極投入到抓緊檔案工作體制逐步完善的工作中去,加快檔案工作制度建設。做好檔案資料收集整理工作逐步規范,做到檔案歸檔質量的提高。在工作中深入研究檔案工作規律,努力提高檔案管理水平,加快提高單位檔案信息化和電子文件的管理水平,進一步完善檔案安全保管的措施和應急預案,確實保證檔案的安全。三十多年的檔案工作經驗,讓我體會到每位檔案工作者責任的重大和使命的崇高。在新時期、新階段,檔案事業正面臨著許多新情況、新問題、新機遇、新挑戰。在分析總結前面工作的基礎上,我認為,在我們工作中應堅持和深化落實科學發展觀,并且必須樹立檔案工作是為人民服務的理念,以努力實踐檔案工作服務科學發展與實踐自身科學發展的統一,不斷開創檔案事業發展的新局面。