試論干部人事檔案管理工作存在的問題與對策
——以山西醫科大學第二醫院干部檔案整理工作為例

□唐麗萍

( 山西醫科大學第二醫院，山西 太原 030001)

干部人事檔案是人才信息的重要載體，干部檔案工作是組織人事工作的重要內容，是干部人事工作、人才工作的基礎性工作和重要環節，也是堅持公道正派原則選人用人的重要基礎。因此，根據省委組織部關于干部檔案整理工作的安排部署，山西醫科大學第二醫院(以下簡稱“我院”)于2007年9月開始對全院的干部檔案開始進行整理工作。通過規范干部人事檔案管理，真正從思想上解決了重視程度不夠、認識程度不高的問題。同時通過加大投入，使得基礎設施建設明顯得到了改善。極大地促進了檔案管理工作，確保了干部人事檔案整理工作的順利完成。同時，在研究我院干部檔案整理情況的基礎上，針對檔案整理工作中發現的問題，對干部檔案整理工作進行了深入思考

一、干部人事檔案整理情況

領導重視、制度明確。我院共有干部人事檔案1747卷，其中在職檔案1350卷，離退休檔案397卷。在檔案管理工作中，由人事處長專門負責人事檔案工作，并配備了專職人員進行管理，同時配備了專門庫房和計算機。對查閱、收集、歸檔、轉遞、移交等項工作實行嚴格登記，并及時退回接收干部人事檔案的回執。檔案整理工作做到了領導重視、分工細致、責任明確、堅持原則、嚴守紀律、遵守制度、保守秘密。先后共有33人參加此次檔案的整理工作。其中博士學位1人，碩士學位9人，本科學歷23人。同時配備了5臺計算機和專職計算機錄入人員。在整理工作開展之前人事處長召集大家進行開會布置，提出了六條工作責任要求和八條整理要求。確定了檔案專管員為總負責人，并對負責人提出了嚴格要求。同時將33人進行了分組。分別為：出庫組、整理裱糊組、排序組、裝訂組、編碼組、入庫組等共7個小組。明確了責任，制定了詳細的工作流程。

工作細致，流程明確，整理工作按階段完成。干部檔案的分類整理工作歷時近四個月時間。我們分三個階段完成了次項整理工作。

第一階段：審查階段：對全院1400余份檔案逐一進行了審查，并將檔案內容進行了詳細的登記。填寫了《檔案審核材料登記表》，對缺失材料填寫了《檔案材料審查登記表》,同時進行了電腦錄入。

第二階段：補充材料階段。對全院檔案缺失材料的人員，我們對照《檔案材料審查登記表》缺失內容進行了通知，發放了缺失通知單，對缺失檔案內容的人員提出了補充要求，限定了補充材料時間。在完成此項工作中共錄入信息2萬余條。發放了1400余份通知單。

第三階段：裝訂階段：將檔案整理人員進行了分組工作。共分為出庫組、整理裱糊組、排序組、目錄打印組、裝訂組、編碼組、驗收組。每份檔案整理完成之后，隨附《檔案整理質量控制單》。嚴格按照《干部檔案材料收集歸檔規定》完成了裝訂工作。達到了檔案驗收標準。

總結經驗，查找不足，努力達標。接到省委組織部對檔案整理工作的要求通知之后，我們積極工作，在省委組織部多次指導和兄弟單位的熱情幫助下，使我院的檔案整理工作做到了分類明確，檔案材料排列有序，加工合理，對破損、卷腳、折皺和大于、小于16開的材料進行了裱糊、壓平、折疊和裁剪，并拆除了檔案材料上的金屬物，清潔了卷面，目錄與材料內容相符，無粘貼涂改，材料形成時間填寫無誤，材料份數與頁碼計算準確，無脫頁和漏裝，無損壞文字的現象。材料內容基本補充完整，并及時歸入個人檔案。本次干部人事檔案審核工作范圍廣、任務重、時間緊、要求高，我院在院領導的高度重視和相關部門的通力合作下，經過三個月的艱苦努力，采取不厭其煩催補、多方查找、查實依據補填等多種措施，基本實現能補的材料“不漏掉一份”的要求，保證了干部人事檔案材料的完整性，如期按省委組織部要求完成了干部人事檔案審核工作，被評為衛生系統干部檔案管理先進單位。

二、檔案整理工作中發現的問題

干部人事檔案重要性認識不夠。干部檔案工作是組織人事工作的重要組成部分，檔案內容全面、客觀、準確、真實地記載了干部的歷史情況和現實表現。在整理中我們發現應當歸檔的材料沒有及時送交或收集歸檔；應逐欄逐項填寫的沒有規范填寫，應當手續完備的材料沒有進行完善。如：年度考核材料、任免和履歷材料、獎懲、德、能、勤、績等在檔案中沒有得到充分體現。這充分表現在對人事檔案管理的重要性認識不夠，長期以來，大家對人事檔案工作的認識都存在一些誤區，認為人事檔案工作就是抄抄寫寫、保管的事務性工作，不是單位的主要工作，只要“守好攤”，不丟失，不泄密，能應付外調、查檔就行了。因此忽視人事檔案管理工作，未把人事檔案管理工作納入到議事日程，導致人事檔案工作長期處于被動應付的狀態，難以高質量地為干部隊伍建設服務。

干部人事檔案管理不夠規范。做好干部檔案管理工作是作好人事工作的基礎。由于檔案管理人員對管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業務不太了解，檔案收集意識淡薄造成日常往往只是將材料放人檔案盒，沒有及時整理歸檔，人事檔案材料制作不規范。尤其是近幾年來，時常有A4紙規格的材料歸檔，如《大專院校畢業生登記表》《晉升職稱審批表》《先進工作者呈報表》等等沒有統一使用16開規格的辦公用紙，大于或小于16開規格的檔案材料較普遍，使得人事檔案案卷很不美觀。

人事檔案管理的科學化、信息化程度不高。隨著科學技術手段的不斷更新，人事檔案信息管理系統已得到普遍采用，計算機信息的水平也在不斷提高，但計算機技術還沒有在人事檔案管理中運用，個人信息、檔案目錄，資料檢索、調閱檔案等仍習慣用手工操作，無紙化閱檔基本沒有實施。

三、通過干部檔案整理工作引發的思考

通過對照科學發展觀和省委組織部對干部檔案管理工作管理要求，人事檔案組織部門在思想認識方面、工作實踐方面還存在一些不足。應從以下方面加以改進。

要解放思想，加強創新意識。由于從事人事檔案管理工作的人員長期從事業務工作，眼界不寬，工作面窄，對科學發展觀的內涵理解不全面，對干部檔案工作面臨的新形勢、新任務、新內涵認識不到位，創新意識不強，解決新情況、新問題的方法不多。從事檔案管理人員要解放思想，不斷學習，進一步做好人事檔案管理工作。

要圍繞醫院管理建設為中心，提高為醫院建設提供服務的能力。由于傳統的檔案管理工作方式，歷史形成的檔案資源結構以及檔案工作機制等原因，人事檔案部門長期以來重保管、輕利用，在圍繞醫院建設為中心的工作中，信息化程度不高，從事人事檔案管理人員要在服務發展、服務和諧、服務醫院建設反面不斷改進，提高服務建設能力。

要提高創一流意識，推進人事檔案管理水平。 在干部檔案管理中，對工作要求方面標準不高，創一流管理意識不強，表現在責任意識、服務意識和使命意識不夠強，檔案管理人員要在推進檔案事業又好又快發展上下功夫，提升檔案管理水平。

要提高認識，加強領導。進一步做好人事檔案管理工作，單位領導應高度重視干部人事檔案管理工作，不斷增強院內各級領導及職工的檔案意識和法制觀念，使更多的人了解檔案工作，支持和尊重檔案管理干部，增強檔案工作人員的光榮感和使命感。

要加強人事檔案管理人員隊伍的自身建設，提高人事檔案管理人員素質。從事干部檔案管理人員要不斷加強職業道德的學習，樹立甘為人梯、無私奉獻的精神，要強化檔案人員責任意識，不斷學習專業知識，提高自身素質，做好管理工作。

要加強基礎建設，推進檔案管理規范化建設。在檔案管理的基礎建設上院領導要重視，人事檔案室是非常重要的辦公場所，在檔案室建設上，要有足夠的場所，使辦公、閱覽、庫房三分開，為檔案室創造一個良好的保管環境，配備必要的管理設施，并配備現代化的管理工具，從硬件上改善檔案工作環境，努力推進檔案管理工作規范化建設。

加強安全法制意識，維護檔案安全。維護檔案安全是保障檔案管理工作順利進行的必要條件。檔案管理人員要加強保衛、消防等安全意識，要尊規守法、按章辦事、把握原則，堅持標準，在工作中努力促進依法行政能力和水平的提高。

總之，干部人事制度改革的推行，既給人事檔案事業帶來了挑戰，也提供了在改革中創新和前進的機遇。我們應該抓住時機，拓寬思路，積極探索檔案現代管理模式，不斷提升人事檔案管理水平，促進檔案管理科學化，建立干部人事管理工作的長效機制，不斷提高干部人事管理工作水平，使人事檔案管理工作邁上更高臺階。

參考文獻：

[1]張兵.我國文獻信息資源共享的反思及其發展趨勢[J].山西廣播電視大學學報，2009，(2).