試論高校檔案管理中存在的問題及對(duì)策

□王曉穎

( 山西廣播電視大學(xué)，山西 太原 030027)

高校檔案是指“高等學(xué)校從事招生、教學(xué)、科研、管理等活動(dòng)直接形成的對(duì)學(xué)生、學(xué)校和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄，它全面反映了學(xué)校最基本的職能活動(dòng)。目前我國(guó)高校檔案管理已經(jīng)進(jìn)入信息化、電子化階段，計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息技術(shù)的大量使用，給高校檔案工作帶來了新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，如何適應(yīng)新形勢(shì)，是擺在我們面前的新課題。我們應(yīng)該認(rèn)真研究目前學(xué)校檔案管理還存在的問題，探討解決這些問題的對(duì)策，使高校檔案在提高教學(xué)、科研水平中發(fā)揮更大的作用。

一、目前學(xué)校檔案管理存在的問題

目前學(xué)校檔案管理還存在著許多問題，主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。

1.輔助模式有限。檔案計(jì)算機(jī)輔助管理模式僅局限于檔案工作內(nèi)部的編目和檢索環(huán)節(jié)發(fā)生局部作用，而且是輔助檔案工作人員對(duì)檔案實(shí)體進(jìn)行編目和檢索，不是針對(duì)具體的檔案信息，這種形式編目須大量依靠手工勞動(dòng)進(jìn)行前期準(zhǔn)備工作，常常須先手工做好著錄或填寫好手工目錄后，再往計(jì)算機(jī)中錄入。編目的實(shí)際目的是為了讓計(jì)算機(jī)排版和打印出“至臻完美”的案卷目錄，以供展示或手工查閱。

2.缺乏統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)化協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)。由于受高校管理體制和運(yùn)行機(jī)制的影響，不同的高校隸屬不同的行政主管部門，這種分散領(lǐng)導(dǎo)的管理體制，無形中使各高校檔案館形成了條塊分割、自成系統(tǒng)、各自為政、自我完善、自找發(fā)展的自給自足的局面。目前尚沒有一個(gè)統(tǒng)一的組織機(jī)構(gòu)來規(guī)劃協(xié)調(diào)檔案館網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)和資源共享工作。大多數(shù)檔案館仍然是采取封閉式的辦館方式，無論是軟硬件的購(gòu)置，還是數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，都處于各自為政的低水平重復(fù)狀態(tài)，這不僅造成了人力物力的巨大浪費(fèi)，也影響了我國(guó)檔案館的標(biāo)準(zhǔn)化、自動(dòng)化和網(wǎng)絡(luò)化的進(jìn)程。

3.標(biāo)準(zhǔn)化水平低。由于歷史的原因，高校檔案館自動(dòng)化建設(shè)走的是一條各自為政、自給自足的發(fā)展道路。各個(gè)檔案館根據(jù)自己的經(jīng)濟(jì)實(shí)力和技術(shù)條件選擇硬件設(shè)備，機(jī)型五花八門，水平參差不齊。目前研制出的不少檔案館系統(tǒng)應(yīng)用軟件，都沒有遵循國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)。功能單一、標(biāo)準(zhǔn)化水平低，數(shù)據(jù)不完整，致使大多數(shù)檔案館無主題標(biāo)引，共享性差。各館的發(fā)展存在著很大盲目性。這種狀況發(fā)展下去，勢(shì)必給檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)和資源共享造成隱患。

4.數(shù)據(jù)庫建設(shè)滯后。經(jīng)過多年的努力，高校檔案館大都建成了規(guī)模大小不等的檔案數(shù)據(jù)庫。由于各個(gè)檔案館各自為政，建庫缺乏整體性，數(shù)據(jù)庫大多自建自用，建成的數(shù)據(jù)庫規(guī)模小，標(biāo)準(zhǔn)化程度低，類型單一，嚴(yán)重地影響了數(shù)據(jù)庫的利用率。且目前高校檔案館所建的數(shù)據(jù)庫大多為條目數(shù)據(jù)庫，缺少全文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫，無法滿足用戶的多種需求。

二、探討解決這些問題的對(duì)策

我們?cè)谘芯扛咝n案管理工作中存在的問題的基礎(chǔ)上，要采取以下對(duì)策，使這些問題得到盡快解決。

1.檔案管理工作既是一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，又是一項(xiàng)服務(wù)性工作。要做好這項(xiàng)工作，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)必須加以重視，應(yīng)把檔案管理工作列入學(xué)校工作的重要議事日程，努力做到“三納入”，“四同步”，即納入學(xué)校的計(jì)劃和規(guī)劃、納入管理制度、納入有關(guān)人員的職責(zé)范圍；在布置、檢查、 總結(jié)、驗(yàn)收各項(xiàng)工作的同時(shí)，更加完善檔案工作。

2.建立健全各項(xiàng)檔案管理規(guī)章制度。建立健全各項(xiàng)檔案管理制度，是檔案工作實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理的有力措施和可靠保證。沒有完善的管理制度，就會(huì)導(dǎo)致檔案管理工作始亂終廢。要順利開展檔案管理工作，必須建立一套行之有效的管理制度，以制度管人，憑規(guī)矩辦事。高校檔案機(jī)構(gòu)要在貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作法律法規(guī)的基礎(chǔ)上，綜合規(guī)劃全校檔案工作，擬訂和落實(shí)本校檔案工作規(guī)章制度，如歸檔有范圍，立卷有標(biāo)準(zhǔn)，借閱有規(guī)定，保密有條例，庫房管理有措施，開發(fā)利用有目標(biāo)等，這就在細(xì)節(jié)上保證了檔案管理的順利開展。建立、健全檔案工作的檢查、考核與評(píng)估制度，定期布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收檔案工作，保障檔案工作正常、有序地開展。檔案管理人員在工作中要堅(jiān)持照章辦事，努力做到堅(jiān)持原則不動(dòng)搖，執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)不走樣，履行程序不變通，遵守紀(jì)律不放松，才能保證高校檔案管理工作高效有序地開展依法治檔，依法護(hù)檔，依法用檔。

3.適應(yīng)文件載體的變化，做好電子文檔歸檔工作。以紙質(zhì)為載體的文件是在文件形成以后，先由文書部門立卷，再交檔案部門歸檔，一般文檔一年歸檔一次，基建等特殊檔案完工歸檔。經(jīng)過長(zhǎng)期實(shí)踐，它已形成一整套嚴(yán)格的歸檔制度，它包括歸檔范圍，歸檔時(shí)間，歸檔的案卷質(zhì)量要求，歸檔手續(xù)，為高質(zhì)量檔案的形成打下了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。為做好電子文件歸檔工作，檔案工作者提前參與各單位的電子文件形成過程，在電子文件系統(tǒng)的設(shè)計(jì)之初，檔案工作者必須對(duì)電子文件生成系統(tǒng)的軟硬件和數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)及歸檔、維護(hù)等做出明確的規(guī)定，以使電子文件能有效地進(jìn)行歸檔。電子文件歸檔主要采取物理歸檔方式，并可根據(jù)電子文件內(nèi)容與性質(zhì)的不同選擇網(wǎng)絡(luò)傳輸歸檔方式或介質(zhì)傳遞歸檔方式。各單位在每年文書歸檔的同時(shí)進(jìn)行與紙質(zhì)檔案相對(duì)應(yīng)的電子文件的歸檔，并按照檔案網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)中要求的電子文件格式、大小，通過校園局域網(wǎng)將電子文件全文傳輸?shù)綑n案網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，專職檔案員再進(jìn)行全校檔案系統(tǒng)整理，編目上架以及開發(fā)利用工作。 做好電子檔案的安全防護(hù)工作首先要抓好電子信息存儲(chǔ)載體，特別是磁性載體的安全防護(hù)。定期拷貝，對(duì)長(zhǎng)久保存的電子信息應(yīng)該拷貝到耐久性好的可寫光盤載體上。做好數(shù)據(jù)備份工作，采用軟件備份與人工保護(hù)相結(jié)合，保證信息安全。保證計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)運(yùn)行安全，設(shè)置登錄限制和使用文件權(quán)限的限制，這樣，就可以既保證數(shù)據(jù)共享，又保證數(shù)據(jù)的安全。預(yù)防病毒，防止網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)遭受侵害。在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)安裝高可靠性的防火墻，經(jīng)常更新殺毒軟件，預(yù)防病毒入侵。

4.做好檔案信息管理工作。做好檔案信息資源的開發(fā)利用工作。檔案是一種信息產(chǎn)品，又是人才信息資源庫，合理利用這種資源，使其最大限度地發(fā)揮作用及獲得最佳效益，這是檔案管理的宗旨。利用計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)所具有的檢索速度快、傳播速度高、信息量大等特點(diǎn)，給高校檔案的利用工作帶來新的飛躍，高校檔案館建立了自己的網(wǎng)站，其主要功能是：文件上傳、網(wǎng)上查詢、網(wǎng)上閱覽，實(shí)現(xiàn)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)；建立了必要的專門數(shù)據(jù)庫，如：建立“ 電子 文件(檔案)數(shù)據(jù)管理中心”，它集中管理網(wǎng)站內(nèi)各部門的歸檔電子文件，并在網(wǎng)站上提供有限制性或非保密電子文件查詢、利用服務(wù)，實(shí)現(xiàn)電子文件信息資源共享；建立“館藏基本目錄數(shù)據(jù)庫”、“學(xué)生成績(jī)檔案數(shù)據(jù)庫”、“學(xué)生檔案數(shù)據(jù)庫”、“人才數(shù)據(jù)庫”、“重大科研成果數(shù)據(jù)庫”等，為利用者提供了直觀、快捷、開放的檔案信息服務(wù)。

5.提高業(yè)務(wù)素質(zhì)，加強(qiáng)檔案管理人員的自身建設(shè) 。檔案管理是一門綜合性的學(xué)科，涉及的知識(shí)面廣，不僅要有檔案知識(shí)、 歷史 知識(shí)、情報(bào)學(xué)方面的知識(shí)，還要具備計(jì)算機(jī)應(yīng)用、復(fù)印等技術(shù)方面的知識(shí)。 檔案管理工作是一項(xiàng)服務(wù)性很強(qiáng)的工作，是為高校的全面建設(shè)事業(yè)服務(wù)的，檔案管理工作水平的高低、質(zhì)量的優(yōu)劣，取決于檔案工作人員的素質(zhì)。首先，在加強(qiáng)政治思想教育和職業(yè)道德教育的同時(shí)，它要求高校檔案工作人員具有吃苦耐勞、無私奉獻(xiàn)的敬業(yè)精神，有高度的責(zé)任感和榮譽(yù)感以及正確的行為規(guī)范。

6.提高檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。檔案管理工作專業(yè)性強(qiáng)，同時(shí)也是一門科學(xué)。處于信息化社會(huì)的今天，要提高高校檔案管理水平，關(guān)鍵是要形成一支高素質(zhì)的專業(yè)隊(duì)伍。作為學(xué)校的檔案管理工作人員，不再單純是檔案的保管員，還應(yīng)是檔案信息財(cái)富的擁有者和提供者；檔案館也不再是單純的收藏機(jī)構(gòu)，還是檔案信息的聚集中心、交流中心和信息技術(shù)的用戶。這就要求檔案管理工作人員應(yīng)該是既懂得檔案管理，又具有較高的計(jì)算機(jī)水平和良好的信息處理能力、合理的知識(shí)結(jié)構(gòu)的高素質(zhì)“通才”。

總之，適應(yīng)新形勢(shì)，提高檔案工作水平是擺在我們高校檔案工作者面前的新課題。我們要認(rèn)真研究檔案管理中存在的問題，探討解決這些問題的對(duì)策，就一定能夠使高校檔案在提高教學(xué)、科研水平中發(fā)揮更大的作用。

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