加強高校財務會計檔案工作的管理

2010-04-12 11:43:22溫曉玲

山西廣播電視大學學報 2010年6期

□溫曉玲

( 山西廣播電視大學，山西太原 030027)

高校會計檔案管理人員是高校財務會計檔案整理的主要責任人，高校財務人員對財務會計檔案整理要熟知、熟練，財務會計檔案整理的規范化，也決定了高校財務會計檔案案卷質量的高低。高校財務會計檔案(以下簡稱會計檔案)是指在高校財務管理和高校財務會計核算中，形成直接具有保存價值的財務會計文字材料、高校財務會計憑證、高校財務會計賬簿以及高校財務會計報告等高校財務會計核算專業材料，是高校財務記錄和反映財務會計的重要史料及證據。會計年度終了后，應將會計檔案裝訂成冊，并進行整理立卷，規范管理使之充分服務于高校的科學發展。

一、要合理地整理高校財務會計檔案

會計檔案按材料的類別，分類組成相關聯的類型立卷，將立卷按順序編號。

1.會計檔案整理的基本要求。會計檔案按年立卷，統一格式的標簽貼在裝訂賬簿歸檔冊上，活頁賬上要加封面，要按財務會計類別逐項填寫清楚，簽字蓋章都要求齊全，賬簿使用登記表要按財務會計類別逐項填寫齊全，高校財務會計的有關輔助賬、登記本、賬、冊也應該按照財務會計規定整理裝訂、認真編制立卷清單，要按照財務會計規定統一歸檔，裝訂封面的所有內容要填寫齊全，包括：單位名稱、年度、月份、起止日期、號碼、裝訂人簽章等。

2.高校財務會計憑證整理。①每月末將財務會計憑證裝訂成冊，案卷的目錄要統一登記，每月末要立卷一份。②財務會計憑證要根據原始憑證的多少，分類、分項裝訂，財務會計憑證裝訂要做到整齊和牢固，財務會計人員月末將財務會計憑證整理，按類型順序排列，財務會計憑證按統一要求裝訂成冊。

3.高校的基本建設項目的財務會計檔案整理。項目竣工驗收后，基建財務會計結轉完交付使用，并且結轉完債權、債務款項及其他未結算完款項之后，才能進行基建財務會計檔案的立卷歸檔。在移交的財務會計檔案封皮正面及冊背上應注明憑單名稱，卷號，封皮注明冊數、起止年度和檔案編號，要做到高校財務會計檔案的內容一定要準確，會計檔案歸檔手續要完備，并且按照財務會計的有關規定，將會計檔案按規則分類、整理、編號，擺放高校財務會計賬簿、會計報表、會計憑證和其他會計資料，以便于提高查閱的效率。

4.高校財務會計賬簿的裝訂順序。財務會計賬簿裝訂封面→賬簿啟用表→賬戶目錄→按本賬簿頁數順序裝訂頁→會計裝訂封底。①財務會計賬簿裝訂后應牢固，應該很平整，不得出現賬簿有折角、掉頁的現象。②財務會計賬簿裝訂的封口處，裝訂人應加蓋印章。③會計賬簿裝訂后，要按財務會計規定注明所屬的賬簿名稱、年度及編號。④高校財務會計賬簿編號應該為一年一編，編號順序應該為總賬、分戶、分類、分項明細賬、現金日記賬、銀行存(借)款日記賬、分戶、分類輔助賬。

5.其它會計檔案整理。高校財務會計報表及其它財務會計資料分類按年裝訂，編號要統一，目錄要認真編寫，月報表和年報表，要按月份和年度分開組卷，歸檔保管的會計檔案盒要統一，涉及到外事的財務會計資料應分類按年單獨裝訂，包括：財務會計的移交清單、財務會計檔案的保管清單、鑒定及銷毀的清單，都要統一編號，并要加封面，分類編寫目錄，統一歸檔保管。

二、要規范高校財務會計檔案的內容

1.會計檔案的內容要求。會計檔案首先是高校的所有相關經濟活動的歷史記錄，其次，又是會計檔案資料管理的重要組成部分，是高校重要的經濟信息資源。會計檔案的精確性、完整性以及財務會計檔案的真實性，都將直接影響到會計檔案管理的發展。所以規范會計檔案的內容就顯得尤為重要。①只要具有保管價值的所有高校財務會計事項記錄的資料、核算的資料、財務會計管理類的資料，都要認真、細致、及時地收集，不應該有缺少。②如果發生了缺少，要立即向經辦人追回，確保會計檔案材料的完整性。③會計檔案管理人員工作調崗時，要按要求填寫“工作交接明細單”存檔，以保證財務會計工作的連續性。

2.會計檔案的性質分類。高校財務根據《會計檔案管理辦法》，將會計檔案資料按性質分為：第一，《會計制度》規定和主管部門臨時通知編報的主要財務指標快報、月報、季報、年度會計報表，報表附注及財務會計情況說明書，上級主管部門對報告的批復及社會審計的審計報告。第二，財務會計總賬、財務會計明細賬，財務會計現金日記賬和銀行存款(借款)日記賬、固定資產卡片、財務會計的各種輔助登記簿等。第三，會計原始憑證，包括外來的原始憑證、自制的原始憑證、會計原始憑證的匯總表、會計記賬憑證、會計記賬憑證的匯總表。涉及對外對私改造資料，匯總憑證及其他會計憑證，銀行存款(借款)余額調節表，銀行對賬單，其他應保存的會計核算專業資料，年度終了都必須按照規定歸檔。第四，財務會計檔案保管、經濟分析報告和總結報告、財務會計制度、經濟合同、內部以及外部審計資料、凡與會計核算緊密相關的，由會計部門負責辦理的有參與價值的數據，會計移交清冊單、資產評估報告、驗資的報告、所有專用發票、鑒定及銷毀清冊單等資料。第五，電算化財務會計檔案的收集，是指在一定的期限內，財務會計電算化的一切數據資料，把計算機財務會計軟件系統中，所有的財務會計數據備份到磁性介質或磁盤、光盤上，成為脫離于原計算機系統的高校財務會計檔案。第六，管理信息系統的會計檔案包括：一年一次的會計數據庫備份、高校財務會計軟件升級前的會計數據庫備份，打印輸出的各種財務會計資料必須按規定整理保存，所有版本的財務系統、財務會計數據庫及財務會計相關軟件，即對所有的會計數據、財務軟件開發的文檔和源程序要進行雙備份，以防止意外事故發生，引起整個高校的財務會計電算化系統的毀滅和會計系統的不可恢復性。

三、利用現代化管理手段管理高校財務會計檔案

1.會計檔案管理人員應掌握一定的計算機基礎知識。要使會計檔案工作的管理正規化，首先要重視會計檔案的管理，不斷改進財務會計檔案工作的管理方法。會計檔案工作，已經從原始的紙質財務會計檔案，發展到磁質和電子的財務會計檔案，由于電子系統財務會計的數據易被修改，所以，要嚴格地執行計算機的授權權限，嚴格執行高校財務會計管理人員的審批制度。加強會計檔案的安全保密措施，建立高校財務會計軟件的多用戶和高校財務會計的分權限管理方法，對高校財務會計數據及時備份、及時維護，以防止病毒侵害和人為惡意的修改，導致財務會計信息損失和破壞。會計檔案除原始財務會計憑證需紙化歸檔以外，還應該充分利用現代計算機及信息網絡技術，對電算化高校財務會計資料進行分類、歸檔整理。會計資料應充分利用優質的磁帶、磁盤、光盤、微縮膠卷等介質，存儲高校財務會計賬簿、財務會計報表。對存儲的介質要進行一一編號，標明存儲的時間、標明存儲的內容。要按高校財務會計分類、分項的類別進行管理，要充分利用壓縮的存儲空間，減少財務會計檔案存儲的成本。目前在計算機辦公自動化、無紙化的計算機技術安全支持下，既要保證會計檔案資料的及時、準確、完整，又要提高其管理工作的效益，更為及時查找高校財務會計檔案保管期內的所有財務會計資料提供極大的方便。

2.加強培訓培養雙面人才。會計檔案是高校檔案工作的一個重要組成部分，無論從會計檔案的內容、財務會計檔案的數量，還是財務會計檔案保密程度上講都是非常重要的。為改善會計檔案保管的條件，確保會計檔案的安全和完整，及時完善會計檔案管理的規章制度，要不斷加強人才隊伍的建設。高校要配備既具備檔案的管理知識，又有會計知識和計算機知識的會計檔案管理隊伍，要以開發會計檔案的價值為目的、為高校財務會計工作、高校審計工作和制定經濟政策，提供服務。高校財務不僅要建立合理的財務會計檔案管理人員的績效考核評價規定，也要對計算機信息化技術人員進行一定的檔案工作、財務管理工作知識和技能的介紹，使其了解財務會計檔案管理工作的重要性，以更好地為會計檔案管理信息化提供技術支持。

四、要理性地看待高校財務會計檔案的鑒定及銷毀

會計檔案的鑒定及銷毀，是會計檔案管理工作必不可少的重要一環。會計檔案的鑒定及銷毀，要按照財政廳、國家檔案局《會計檔案管理辦法》相關規定，高校要根據學校財務會計工作中的實際情況，制定出適合會計檔案鑒定及銷毀的規章制度，并且編制會計檔案鑒定及銷毀清單。由會計部門與檔案部門提出鑒定及銷毀的書面意見，按照一定的原則標準和方法，確定其保管期限，判定會計檔案的價值。

1.會計檔案保管期滿，需要銷毀時，檔案部門提出詳細的鑒定及銷毀清單，并與高校財務會計部門共同鑒定后進行銷毀。檔案、財會、審計、保衛等部門要共同派員監銷。監銷人在銷毀財務會計檔案前，高校負責人在財務會計檔案銷毀清冊上必須簽署意見，經學校主管領導簽字后，方可進行銷毀。要認真清點、核對，銷毀后，審計、保衛監銷人員應在財務會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章，并將監銷情況書面報告有關領導，從而保證會計檔案銷毀制度的嚴肅性。

會計管理人員，要認真編制會計檔案鑒定及銷毀的財務會計名稱、財務會計卷號、財務會計冊數、財務會計起止年度和財務會計檔案編號、會計檔案應保管期限、會計檔案已保管期限、會計檔案鑒定和銷毀時間等內容。對其中財務會計未結算的債權、債務的會計原始憑證，應該單獨立卷，并且要由檔案部門保管到財務會計結清債權、債務時為止。正在建設期間的項目建設單位，其保管期滿的財務會計檔案不得銷毀。

2.保管期滿但未結算清的債權、債務原始憑證和涉及其他未結算事項的原始憑證，不得銷毀。應當單獨抽出立卷，保管到未結算事項完結為止。單獨抽出立卷的高校財務會計檔案，應當在財務會計檔案銷毀清冊和財務會計保管清冊中列明，要使會計檔案鑒定和銷毀工作有據可依。按照會計檔案規章制度規范實行，要嚴格執行財務會計制度往來款項債權、債務的管理，對于超過一定期限的財務會計的未能追償款項，高校財務會計管理人員應提前做好單獨立卷管理，審計部門要大力加強審計的力度，使得高校財務會計人員及時發現問題，及時改善發現的問題，做好高校財務會計檔案的鑒定和銷毀工作，最大限度合理的利用存儲的空間，節約人力、物力資源。各種財務會計檔案保管期限①高校財務會計憑證要保管15年。②高校財務會計賬簿要保存15年，其中：高校財務會計的現金日記賬、銀行存款(借款)日記賬要保存25年。③高校財務會計報表要保存10年，其中：高校財務會計年度決算報表要永久保存。④收、發貨等發票要保管5年。⑤采用電子計算機進行財務會計核算，應當保存打印出的紙質財務會計檔案，采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等磁性介質保存的財務會計檔案，按照財政廳有關規定執行。高校移交財務會計檔案，應當編制財務會計檔案移交清單，高校財務會計檔案移交，應當出具會計檔案名稱、會計檔案冊數、會計檔案卷號、會計檔案編號和會計檔案起止年度、會計檔案應保管期限以及會計檔案保管期限等詳細內容，交接雙方應當由財務會計負責人負責監交，交接后，交接雙方、監交人應當在高校移交財務會計檔案清冊上簽名或蓋章。

五、要合理地配備專人保管高校財務會計檔案

1.會計檔案管理人才應具備復合型知識結構。高校內部應指定專人保管財務會計檔案，建立、健全財務會計檔案的立卷歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度。保證會計檔案妥善保管，有序存放、方便查閱，嚴防毀損、散失和泄密。會計檔案管理人員，要指定專門財務會計人員，全面負責會計檔案工作的管理，并要求相對保持穩定。會計檔案管理人員要負責財務會計檔案的保管、裝訂、收集、分類、編目、鑒定和銷毀，提供高校財務會計檔案的借閱等服務。所以，將高校會計檔案工作的管理和操作的技能培訓，應納入到會計人員崗前培訓，使其從會計檔案工作的整理基礎學起，掌握會計檔案工作的管理基本知識和基本操作技能。

2.建設一支高素質的高校財務會計檔案干部隊伍，是會計檔案管理工作的重要基礎。做好會計檔案工作的管理，就必須建立、健全規范化的會計檔案室，由會計人員分工負責管理，從高校財務日常的經濟往來的會計資料的收集(如：各項收費的收據、各項收費的發票、各項經濟業務往來的原始憑證、財務會計的各種賬簿、財政、財經的財務會計文件、財政、財經財務會計制度等)，做好會計檔案明確的分類、分項，認真編寫財務會計檔案的存檔目錄和財務會計檔案的分類卡片，詳細登記好高校財務會計檔案收、借記錄，完善會計檔案工作的管理。高校財務會計部門要補充具有計算機學歷背景的技術人員，逐步改變高校現有財務人員隊伍專業結構單一的狀況，滿足信息化工作的需要。要加強會計檔案管理人員的崗位培訓，根據業務需要進行培訓，不斷提高會計檔案管理人員掌握、運用信息技術的意識和技能。高校要合理地、高效地利用會計檔案，以高科技信息管理手段，積極開發會計檔案工作的管理技能，充分體現會計檔案的價值，從而加強對會計檔案工作的重視程度，加強會計檔案工作的管理力度。

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