芻議文檔一體化管理要素

徐躍霞，王 瓏，王 麗

（1.綏化市北林區水務局，黑龍江綏化 152000;2.綏化市北林區運輸管理站，黑龍江綏化 152000;3.綏化市河道管理站，黑龍江綏化 152000）

1 文檔一體化管理理論是文書工作和檔案工作的必然結果

1）實現文檔一體化管理的理論依據是文件生命周期理論。文件本身是同一事物的不同發展階段的一個統一的連續體，其物質形態、信息內容基本屬性等方面是完全統一的。實現文檔一體化管理是文書檔案工作自身發展及社會對檔案工作的客觀要求的結果。

2）實現文檔一體化管理是信息時代檔案工作的管理模式，是適應電子文件、電子檔案管理發展的要求。以計算機為代表的現代技術廣泛應用到文檔之中，辦公自動化的實現，出現了電子文件和電子檔案。電子文檔的管理要求實現文檔一體化。在紙質文件時代，檔案人員對文件的鑒定是通過歸檔整理實現的，主要是根據文件的內容決定保管的期限。電子文件的鑒定則比較復雜，包括技術分析、內容分析兩大方面。最基礎的技術分析是靠文件介質的仔細檢測以決定數據的可讀性，確保適當的證據材料的可用性并估計成本因素，還包括整個計算機系統的信息流的邏輯數據模式的分析，檢測系統不同部分與其它計算機的聯系并用信息的例行程序以及獲得檔案用途的數據輸出的能力。內容分析則和紙質文件沒有太大的區別。電子技術的錯綜復雜給檔案工作者的文件工作管理造成很大的困難，如果檔案工作者還是處于以往被動的地位，等著文件管理人員交非現行文件進行鑒定、整理、統計等檔案業務工作，則已經消失或過時了。綜觀目前國內外關于電子文件和電子檔案管理的研究，無一不將一體的思想融入到電子文件研究項目中，電子文件本身的特點決定了電子文件需要進行前端控制管理，而這兩種思想又是實現文檔一體化所必不可少的。在信息社會，必須打破文件和檔案工作隔膜狀況進行一體化管理，這樣，檔案管理工作者的獨特作用及此項工作的獨立性才能體現的更加充分，給后代留下真實可靠和完整的歷史記錄。

3）實現文檔一體化有著充分的現實依據。長期以來文檔分家的現象給文檔工作帶來了嚴重混亂和極大地浪費，使文檔工作不能完成歷史所賦予的使命。與此同時，我國的檔案工作者，除了專業文檔館工作員以外，其他的單位檔案工作者同時也是文件管理者，在部分地區已進行了不同程度的文檔一體化的實現，而國外也有很多實行文檔一體化的成功范例，給我國檔案工作者實行文檔一體化管理提供經驗。

2 實現文檔一體化管理有外部環境因素和技術因素

實現文檔一體化管理，要加強標準化建設。文書檔案工作標準化是文檔一體管理，在制定標準化時首先應該直接采用國際標準，以便同國際接軌。要按國家標準和文書檔案行業標準，形成文檔一體化的規范體系。實行文檔一體化管理，還必須突破傳統的思想打破傳統的檔案管理模式，探索更加適合計算機管理的現代文檔模式。實行文檔一體化管理，要求文檔人員調整自己的知識結構。計算機及網絡技術成為文檔一體進程不可或缺的重要因素。文檔一體化軟件的開發也需要文檔人員熟練掌握計算機技術，加強技術要素。