淺談企業標準化信息管理

肖久林

1 定義及范圍

企業標準化信息管理是指企業根據自身發展的客觀需要，有目的、有計劃、有組織地對標準化活動成果進行收集、加工、貯存、分析、利用，從而為企業產品生產或服務提供技術基礎保證，實現企業綜合效益。按照GB/T 15496-2003《企業標準體系 要求》第9.1條，這些標準化成果包括“企業生產、經營、科技、貿易等方面有效的各種標準文本；國內外有關標準化期刊、出版物、專著；國家和地方有關標準化的法律、法規、規章和規范性文件；有關的國家標準、行業標準、國際標準、國外先進標準、地區標準、技術法規的中外文本；其他與本企業有關的標準化信息”。

2 收集原因

企業進行標準化信息收集的原因是多方面的，主要如下：

2.1 滿足法律、法規要求

《企業標準化管理辦法》（1990年 國家技術監督局令第13號）第17條“國家標準、行業標準和地方標準中的強制性標準，企業必須嚴格執行；不符合強制性標準的產品，禁止出廠和銷售”，而標準實施后，按照《中華人民共和國標準化法》第13條“制定標準的部門應當根據科學技術的發展和經濟建設的需要適時進行復審，以確認現行標準繼續有效或者予以修訂、廢止”，復審周期，國家標準、行業標準和地方標準一般不超過5年。因此，企業應及時跟蹤標準狀態（繼續有效、修訂和廢止），以避免執行廢止標準而違法。

2.2 滿足各類管理體系要求

以GB/T 15496～15498-2003為基礎建立的企業標準體系，在申請社會確認時，需按照國標委農輕 [2004]93號《標準化良好行為確認評分表（試行）》進行評價，而它的條款其中之一：企業采用的“產品標準合法、現行有效”，若出現有標準違反法律、法規或與強制性標準相抵觸的扣10分；執行或引用過期作廢標準的扣5分；GB/T 19001-2008《質量管理體系 要求》第4.2.3條“確保文件的更改和現行修訂狀態得到識別……防止作廢文件的非預期使用，如果出于某種目的而保留作廢文件，對這些文件進行適當的標識”；GB/T 19022-2008《測量管理體系 測量過程和測量設備的要求》第6.2.1條“制定新的程序或更改現有的程序應經授權批準并受控。程序應現行有效，需要時可獲得和提供”。因此，企業應及時獲取標準狀態信息，避免作廢標準不受控，以滿足體系管理的要求。

2.3 提高產品質量 適應國際慣例

經濟全球化是當今世界發展的根本趨勢，企業為應對全球化，紛紛采用國際標準和國外先進標準，或適應國際慣例，或提高產品質量。

2.4 摸清競爭對手情況

企業標準是企業的核心競爭力，一些跨國公司為了占領國際市場，通過正規或民間渠道，收集、刺探競爭對手的企業標準，甚至花重金進行收買，以實現知己知彼、百戰不殆的目的。

3 收集依據及種類

企業標準信息收集的依據就是企業生產(服務)、經營、管理全過使用到的所有技術標準、管理標準和工作標準。企業應編制采標目錄；或建立企業標準體系，編寫標準明細簡表，明確標準搜集對象、范圍。

企業標準信息按其用途可分執行類、參考類兩種。執行類，就是現役產品、在制產品和新研制產品直接使用到的標準文本。參考類，一是過期作廢標準，二是潛在使用標準，三是標準化期刊、出版物、專著，四是其他標準化信息。信息收集應以執行類為主，參考類為輔。

企業標準信息按其生命周期可分為制定信息、實施信息、修訂信息、替代信息、廢止信息。制定信息包括標準項目計劃、實施方案、標準草案（征求意見稿、送審稿、報批稿）等。實施信息包括國家標準批準發布公告、行業標準（或地方標準）備案公告、標準出版信息；標準主要起草人或歸口單位對新標準的解讀信息，例如《GB/T 131-2006修訂解析》（機械科研研究總院 王欣玲 2006年《機械工業標準化與質量》第10～12期）；企業技術員參加培訓機構獲得老師們的標準培訓講義和教材等。修訂信息包括標準修訂項目計劃，修改、更正、勘誤通知等。替代信息、廢止信息除國家標準批準發布公告、行業標準（或地方標準）備案公告外，還包括標準歸口部門每年編訂的標準目錄匯編，例如《國家標準、專業標準、行業標準、部標準作廢代替 對照目錄（2009）》（機械科學研究總院中機生產力促進中心編）。企業信息收集以制定信息為輔，實施信息、修訂信息、替代信息、廢止信息為主。

4 收集途徑

企業標準信息收集途徑，主要包括以下3種。

4.1 通過標準化期刊、出版物、專著收集

通過《中國標準化》、《中國標準導報》、《機械工業標準化與質量》、《冶金標準化與質量》、《航空標準化與質量》以及《中華人民共和國國家標準目錄及信息匯總》等期刊和出版物收集機關標準信息，了解標準動態，掌握最新的標準資料。

4.2 通過互聯網進行收集

由政府標準化主管部門或標準化研究院主辦的標準信息服務網，數量已經很多，服務技術也日臻成熟，通過這些網站我們很容易收集到各類標準信息，加之電子文檔較紙質文檔更易歸類、整理和查詢。因此，互聯網已成為企業標準信息收集的主渠道。

例如通過“國家標準管理委員會”網站（http://www.sac.gov.cn），就可查詢和下載：國家標準批準發布公告、行業標準（或地方標準）備案公告，國家標準修改單通知，國家標準制修訂項目通知，國家有效標準目錄，國家廢止標準目錄等。通過“中國標準服務網”（http://www.cssn.net.cn 中國標準化研究院主辦），還可查到國際、國外先進標準目錄，行業標準替代、廢止目錄，標準期刊、標準專著等信息。

4.3 借助外部專業力量進行收集

企業可以繳納一定服務費，委托標準化協會、標準化研究院或標準化情報所研究，借助專業力量定期收集與企業相關的標準化信息。

5 整理和利用

企業標準信息可以采用分散收集、集中整理方式進行，可采用傳統的賬本進行建賬、建卡，也可利用軟件操作系統，如標準化集成管理系統進行建庫。就我廠而言，每月由標準化技術員收集當月的標準批準發布和備案公告、標準修改單通知等，整理后以標準通知形式發各單位。各單位收到標準通知后進行新、舊標準替代論證，必要時進行試驗驗證，并提出標準屬性（現行有效、修訂和廢止）結論，報標準化主管技術員。標準化主管技術員根據標準屬性，更新企業標準明細簡表，同時把標準信息（標準名稱、標準號、發布日期、實施日期、標準屬性、被替代標準號）、新版標準電子文檔上傳到標準化集成管理系統中，以便使用人員隨時在線查閱。每年底，標準化技術員匯總1～12月標準信息，并整理成冊發送相關單位。

總之，企業標準信息管理，不同的企業有不同的方法，但只要有利于企業標準化管理，保持標準良好的時效性都是可行的。

[1]GB/T 15496-2003，企業標準體系 要求[S].北京：中國標準出版社，2003.

[2]標準化工作手冊（第2版）[M].北京：中國標準出版社.

[3]GB/T 19001-2008，質量管理體系 要求[S].