高校二級學院圖書、情報、檔案一體化管理探析

□ 韋曉燕

圖書、情報、檔案是高校的三大信息支柱。近年來，隨著高校圖書館的進一步情報化，圖書情報工作基本上己實現了一體化管理。但檔案與圖書情報工作仍分屬不同部門，一體化管理尚未實現。從理論上來說，高校實現圖書、情報、檔案一體化管理是大的趨勢；就實際操作而言，受體制和認識等多種因素的制約，高校圖書、情報、檔案一體化管理暫時難以實現，但在其二級學院應該而且也能夠實現三者的一體化管理。

一、對圖書、情報、檔案一體化管理的爭論

圖書、情報、檔案一體化是通過將圖書、情報、檔案各自獨立的部門整合為統一管理、相互關聯的一個整體過程。在20世紀五六十年代，國外已開始對圖書、情報、檔案一體化進行研究。1974年，聯合國教科文組織提出建立“國家情報系統”(NAIIS)，該系統“涉及全部學科領域里的文獻、圖書館和檔案的服務工作”。這一趨勢引起我國學術界和有關方面的關注。學術界在圖書、情報、檔案一體化管理方面進行了深入的理論研究，一些基層單位也對一體化管理進行了有益的嘗試，積累了一定的實踐經驗。通過研究和探索，對是否應該實行一體化管理產生了分歧，并最終分化為支持者和反對者這兩大陣營。

1.支持圖書、情報、檔案一體化的主要理由

(1)圖書、檔案、情報同出一源，歷史上很難區分開。早在遠古時代的檔案、圖書、情報是很難區分的，三者同出一源、同為一體。古代檔案與圖書是名副其實的“一體化”，圖書館與檔案館融為一體。

(2)圖書、檔案、情報具有相同特征。圖書、情報、檔案均具有信息性、知識性、服務性這三個特征，圖書、情報、檔案工作均屬提供知識信息的服務工作。

(3)圖書、情報、檔案一體化管理的系統論機理。根據貝塔朗菲發現的著名定律:整體系統的屬性與功能大于各孤立子系統的總和，即整體性功能的發揮不是簡單地1+1=2，而是>2。應用到“一體化”研究中，即圖書、檔案、情報各自作為一個獨立的系統，有著自己的獨立功能，但這三個系統功能簡單相加的總和，是會小于“一體化”整體功能的，只有圖書、檔案、情報融為一體后，他們才能產生橫向聯系與協作，促進圖書、檔案、情報資源共享，才能產生1+1>2的系統效能。

(4)信息技術的發展和信息工作人員綜合素質的提高為一體化管理提供了現實可能。計算機設備和技術的推廣為信息綜合管理提供了初步的物質基礎，圖書館學、情報學、檔案學的綜合教育，使信息工作人員的業務素質、知識結構和工作能力有了很大提高，為實現圖書、情報、檔案一體化奠定了初步的人才和智力基礎。

2.反對圖書、情報、檔案一體化的主要理由

(1)圖書、情報和檔案工作雖然都是以文獻為自己的工作對象，但所收集文獻的內容和范圍卻截然不同。圖書情報工作所收集的文獻是以人類知識整體為對象，文獻的知識信息數量大，學科門類齊全，內容學術性、理論性強。而檔案工作所收集的文獻主要來自本單位，是單位各項實踐活動的原始記錄，是對客觀事物的直接反映，突出其本源性、可靠性，具有歷史憑證作用。

(2)圖書資料具有互補性和可代替性，而檔案具有唯一性和不可代替性。圖書情報工作為了滿足本單位用戶的需求，要收集齊所有文獻是不可能的(也沒有必要)，所以必須實行多館聯合采購，共同建立一個文獻資源保障體系，以實現文獻資源共建共享。一個圖書館的文獻如果全部毀壞，還可以通過其他圖書館的文獻來代替，這是由圖書出版的多復本量決定的。而檔案館的文獻資源建設只能依靠本館自身力量來完成，文獻具有唯一性，一旦損失無法彌補。

(3)從圖書館和檔案館屬性來分析，圖書館強調的是其服務性，而檔案館是保存性。圖書館所收集的文獻主要是為了讀者使用，所有文獻都向讀者開放，一般沒有長期保存的必要，文獻在館內允許有一個自然損耗。而檔案館所收集的文獻主要是為保存，以備查用，在使用方面受一定的權限限制。許多文獻的保存期都是永久，在保存期內任何文獻都不能遺失。

綜合上述兩個方面的意見，筆者以為，對于是否采取圖書、情報、檔案一體化管理模式，不應一刀切，而應堅持實事求是的原則，根據行業或單位的不同性質、不同特點而實施不同的管理方式。用設施；信息化手段的應用程度低，信息共享難以實現。

鑒于以上特點，各高校二級學院理應實行圖書、情報、檔案一體化管理，整合有限的信息資源和管理人員，發揮整體服務效能。同時，實行圖書、情報、檔案一體化管理與高?，F有的管理體制沒有大的沖突，易于為各個方面所接受，在實際操作中障礙較少。

二、高校二級學院圖書、情報、檔案管理的特點分析

1.數量規模小，信息內容單一

二級學院是各高校的基層單位。由于各高校普遍設有圖書館、檔案館（或綜合檔案室）開展高校的圖書情報和檔案工作，面向全校提供圖書情報和檔案服務，高校二級學院所擁有的圖書資料和檔案的數量都比較少，內容和載體形式也比較單一。圖書資料多為本學院所設置專業的專業書籍和刊物，檔案多為本學院在教學管理中形成的教案、畢業論文等。

2.特征更為接近

檔案具有信息性和知識性等特征，但其最本質的特性在于其具有原始性，表現在載體上檔案往往是孤本，在價值上檔案具有歷史憑證作用。但對于高校二級學院來說，其保存的檔案，如教學管理中形成的教案、畢業論文，其價值更多地體現為情報價值，需要發揮歷史憑證作用的檔案比較少。因此，二級學院保存的圖書和檔案，其特征更為接近，均表現為信息性和知識性。

3.工作人員少，管理水平低

二級學院從事圖書資料管理和檔案管理的人員數量很少，特別是從事檔案管理的人員多為文秘或教務人員兼任。圖書資料和檔案管理水平普遍比較低，表現為硬件條件差，普遍缺少相應的管理和利

三、高校二級學院實現圖書、情報、檔案一體化管理的途徑

1.樹立一體化的管理觀念

圖書、情報、檔案一體化是高校圖書、情報、檔案工作發展的必由之路。在知識經濟時代，高校圖書、檔案、情報部門必將被賦予更新的形式和功能，將突破傳統的封閉、單一的部門限制，向著以自動化、數字化、網絡化為主要特征并且能適應當代人信息需要的一體化方向發展。在高校全面實現一體化管理存在體制和認識上的較大障礙的情況下，應率先在其二級學院尋求突破，牢固樹立一體化的管理理念，積極探索一體化的實現形式。

2.建立一體化的管理體制

各高校二級學院要建立圖書、情報、檔案三位一體的信息工作機構，建立圖書、情報、檔案三者聯合的文獻信息系統，改變原來的封閉管理和各自為政的獨立體系，實現彼此間信息資源的共享，發揮系統整體功能作用。一體化的圖書、情報、檔案部門將成為二級學院的知識中心、文化中心和信息中心，為學院的教學科研等活動提供智力支持、信息保障和精神動力，其地位將比以往任何時候都高。

3.加強一體化的設施建設

雖然各高校二級學院都為圖書、情報、檔案工作配置了一些設施設備，但總體而言還無法滿足實際需要，現有設施設備的使用效率也不盡如人意。隨著用戶對知識信息的需求不斷深化，對圖書、情報、檔案等信息服務的需求正在向全方位與綜合化、開放化與社會化、電子化與網絡化、集成化與高效化方向發展。所以各高校二級學院要加大對圖書、情報、檔案工作的投入，加強基礎設施建設，改善管理和服務條件，特別是要加強對信息化設備的投入，建立圖書、情報、檔案工作綜合的計算機網絡和管理系統，加強信息資源的數字化和專題數據庫的建設，最大限度地滿足學院教學、科研的需要。

4.健全一體化的管理制度

實現圖書、情報、檔案的一體化管理，建立一體化的信息中心，要有健全的、嚴密的制度來保證。從二級學院本身來講，要對現有的圖書、情報、檔案工作各自的管理制度進行修訂完善，制定一套適應一體化管理要求的規章制度，確保一體化的順利實施。從高校層面來說，也要修改相應的規章制度和管理、考核辦法，確認二級學院圖書、情報、檔案一體化管理的合法地位，為一體化建設創造良好的政策環境。

5.提供一體化的人才保障

實現圖書、情報、檔案的一體化，需要一批既具有扎實的圖書館學、情報學、檔案學的業務理論知識，又掌握現代化管理手段的高素質的復合型人才。各高校及其二級學院要加強對這方面人才的培養，通過組織各類培訓、繼續教育、學術交流等方式，提高從業人員的綜合素質，培養出一批適應圖書、情報、檔案一體化管理需要的復合型人才，為推動圖書、情報、檔案的一體化提供人才保障和智力支撐。

高校二級學院圖書、情報、檔案一體化管理既有必要性，又有可行性，然而，它的實現將是一個漫長的過程，實現的模式和方法也不是單一的，因此，要重視圖書、情報、檔案一體化理論的學習與研究，有計劃、有步驟地推進一體化發展進程，為高校二級學院的發展提供更好的知識和信息支持。