辦公自動化環境中電子文件的平時歸卷管理

□楊霞

在傳統的文件工作中，人們都很重視紙質文件的平時收集與歸卷工作，以便平日查找利用和年終歸檔整理。在辦公自動化的環境下，電子文件平時歸卷同樣十分重要，這是因為，辦公自動化系統并不能將文件工作的內容與流程完全“自動化”，電腦自動著錄與檢索能力也是有限的；加之，電子文件數量與類型的不斷增加，利用計算機自動檢索時人們并不能準確記憶電子文件的名稱、關鍵字或詞組等信息，也會降低電子文件的查全率和查準率，有時甚至難以找到所需電子文件，從而影響辦公效率。為此，繼承紙質文件平時歸卷管理的良好傳統，利用辦公自動化系統進行人機合作，建立一個有序、及時、高效的電子文件平時收集歸卷與查找利用系統，這仍然是信息時代便捷、高效、安全管理電子文件的一種值得信賴的有效途徑。

一、電子文件平時歸卷流程

隨著電子文件量的不斷增長，一個單位、一個部門只有做好平時篩選收集，分類歸卷，才能避免信息無序、信息超載，為組織管理提供良好的信息支持。

首先，制定文件分類表。現行機關保存現行文件時主要考慮的是日常工作中能否及時準確地找到文件，這就必須要對文件進行有序管理，必須對文件進行科學分類。文件分類表就是文件分類的依據。

文件分類表，是根據本單位的職能活動預先編制的文件分類歸卷的類目體系。它指導本單位文件分類收集、歸卷管理，前端控制本機關歸檔文件范圍。一般由文件部門、檔案部門共同協作研制并報送本單位綜合辦公部門批準后施行。

文件分類表是一個主題概念系統，一般由類別和順序號組成。對于一個單位的文件來說，類別的劃分可按內設組織機構或者按業務內容等分類標準進行。按內設組織機構進行分類，是指將單位內部組織機構形成與處理的文件分別作為獨立的類別。按業務內容進行分類，是指將本單位各項業務內容或流程的文件分別劃分為獨立類別。二者可以單獨使用，也可在不同分類層次結合使用。類別劃定后應標明類名(概括提煉的主題詞或詞組)，不宜過于冗長，且注意類別概念之間的關系要符合邏輯規則，保持同級分類標準的一致性，避免文件類別概念之間的交叉與重復。文件分類表的類別項目排定順序后，可依次為其編制順序號，以便固定類別之間、大類與子類、子類與子類之間的邏輯順序，方便查找使用。

其次，創建樹型電子文件夾目錄。根據文件分類表的指引，在辦公自動化系統提供的網絡磁盤或本地電腦硬盤上新建樹型電子文件夾目錄(如E盤、F盤等，不要在C盤或者“我的文檔”中創建，避免電腦故障或格式化系統時影響文件安全性)，為電子文件的日常收集歸卷做好準備。創建樹型電子文件夾目錄，一般應當與本單位的文件分類表的分類系統相對應，這樣既可固定文件的分類體系，也方便新員工學習使用或者員工離職時移交文件，便于整個單位文件的有效管理。

一個單位內的組織機構及其工作人員在履行自身職責或完成業務活動中，都要負責本部門或本職崗位的文件管理，其電子文件夾目錄可主要依據自身業務內容或工作流程來創建。以××貿易公司為例，根據其主要業務內容可將其第一級文件夾分為四個類別:客戶(服務對象，內部或外部客戶)、成果(提供的產品與服務)、團隊(人力資源或組織效率團隊)、管理(非核心工作的各類信息)等，這種類別的設置，回答了“為誰服務？”、“提供什么服務？”、“誰來提供服務？”、“如何提供服務？”等問題，準確概括了該公司業務活動的主要內容；其二級文件夾可分別依照客戶類型或數量、產品型號與服務項目、不同項目團隊、輔助核心工作信息等分類標準創設目錄，如“1.客戶”類下即可設:1.1財務部1.2技術部1.3營銷部……1.7客戶總項。如果第二級分類后文件數量與種類仍然較多，還可繼續創制第三級文件夾。如遇到難以歸類的文件，可創設“總項”或者“其他”文件夾來歸卷①。此外，對于不需長期保存的臨時性、事務性文件，或等待辦理的文件，還可創設“暫存”、“臨存”、“待辦”等文件夾來收納文件歸卷，以方便日常揀選與處置。

樹型電子文件夾目錄的第一級文件夾目錄數量一般不宜過多，各文件夾名稱的概括性、包容性要大些。同一層次的文件夾要充分體現出類別的獨立性。注意不要創建層次過深的目錄結構(一般在3層左右)，這樣容易查找。

第三，電子文件的審查歸卷。由于電子文件具有復制性、共享性，可點對點、點對面共時傳遞、閱文與辦理，其流轉與辦文過程的記錄可以分離，不同辦文部門及人員在辦文流程中或流程結束后可以在自身權限內上載、更新、查看、保存、刷新辦文信息。因而，與傳統紙質文件平時歸卷通常是在文件辦畢后進行不同，電子文件平時歸卷卻是在文件接收或者生成時就進行，然后再履行辦文流程。這種前置的電子文件歸卷并不意味著所有收文或發文都需歸卷，而是需要對其進行篩選審查后予以歸卷。

一是對收文的審查歸卷。電子文件大多是通過電子郵件系統來傳遞，各種文件或者其他電子信息甚至垃圾信息、病毒信息等往往會隨之涌進收文者的收文箱或者接收端口，因而需要收文者嚴格篩選審查②:

要審查電子郵件是否具有“公務性”，即判斷一份電子郵件是否屬于圍繞公務活動中往來的郵件，刪除抄送來的不屬于本單位辦理的電子信息或其他垃圾信息。凡是在執行公務或事務交往中產生、接收和管理的，能為這些活動提供證據的電子郵件，均應視為電子文件而加以保存。注意堅持公務文件與私人文件分開歸卷管理。

要審查電子郵件是否具有“文件屬性”，即判斷一份電子郵件是否對自身業務活動具有“原始性”、“證據性”，這不僅僅憑郵件正文信息內容，而應針對電子郵件所有內容進行分析，如正文內容與附件、發文對象、收發日期等關聯性信息的分析判斷；注意對正文內容與附件一起構成證據力的電子郵件的歸卷，并最好將其保存為電子郵件格式(可使用郵件管理軟件)，以免破壞郵件的憑證性；如果郵件正文內容沒有證據力，可以只保存附件中的電子文件內容。要堅持將具有“文件屬性”的電子郵件(電子文件)與電子資料分開歸卷管理。

要審查電子郵件是否具有“安全性”，即判斷一份電子郵件是否是病毒文本，或者是攜帶病毒的郵件，慎重打開不明來歷的郵件或者其附件，對系統提示已被修改的加密郵件要及時與發文機關核實后歸卷。堅持收文安全性審查是后續收文辦理流程安全運行的重要前提。

要審查電子郵件是否具有“可讀性”，即判斷一份電子郵件是否是完整的、可以讀取信息內容的郵件，尤其是應當檢驗郵件附件是否可以打開，是否能正確顯示，是否能完整讀取信息內容。堅持收文可讀性審查是檢驗審查歸卷有效性的重要標準。

通過上述系列審查后，選中需要歸卷的電子郵件(全部或者附件，特別注意保存郵件傳送數據、接受數據，包括電子郵件系統中關于已寄出郵件的時間、日期、收件人與寄信人姓名的信息，郵件接收時間與數據的信息，以及收件人存取或接收的確認信息等)，將其“另存到”、“發送到”或者“復制—粘貼”到預先擬制的電子文件歸卷的目標文件夾中，之后再按照文書處理流程予以辦理，并注意保存記載文件擬辦、批辦、承辦等過程的信息。

二是對發文的審查歸卷。辦公自動化環境中，發文審核簽發等辦文過程是在局域網內進行或者借助電子郵件系統向外機關傳輸。通常，發文撰稿人應當首先將擬好的文稿保存到預先擬制的電子文件夾中，待審核人、簽發人審核簽發流程辦理完畢后，需將原來的初稿替換為發文定稿(一般只保存最終確認的公文定稿，刪除原有的歷次修改稿)，避免今后使用時多版本造成混亂或誤用。同時，要安全保存此文件的核批信息。如遇重要的法規、制度性文件或者重要合同、協議書等確需保存歷次修改稿的(旨在日后對照了解文本歷次修改狀況)，應在其電子文件名中直接標明修改版次及定稿版本信息，以便日后準確查找和利用。

電子文件歸卷時，應將其分別歸入預先創建的電子文件夾目錄系統中相應文件夾中，不要將文件都存入網絡公共存儲空間，或者辦公電腦桌面上“我的文檔”，或者直接放到電腦“桌面”上，以免出現文件數量繁多分類不清、桌面文件凌亂無序而導致查找困難，或重要文件失泄密，甚至系統故障致使歸卷文件丟失等情況。

二、電子文件平時歸卷管理的方法

為了全面、系統、有序管理電子文件，保證電子文件的完整與安全，提高其查找利用的效率，可以通過下列方法整序、優化自身的文件管理系統:

1.利用數字序號或日期序號為重要文件夾(文件)排序。為了更有效體現業務活動的重要程度或者工作流程的先后順序，可以選擇按照重要程度、使用頻率、工作流程等順序為重要文件夾(文件)加上數字序號，系統將會依照數字序號排列先后次序，例如:希望能體現“為客戶服務”的主要職能，突出“客戶至上”的管理理念，來為文件夾編制如下序號:1.客戶、2.成果、3.團隊、4.管理……這樣“1.客戶”文件夾就始終排在第一位了。如果是相同名稱的多個文件夾，還可在相同文件夾名稱之前或之后加上固定格式的不同年、月、日等數字序號予以區分，系統也會依次排序，例如:“2007照片”、“2008照片”、“2009照片”等；如果“2009照片”文件夾中文件數量較多，還可按照片文件形成的日期將其歸入不同的文件夾中:“20080512照片”、“20080808照片”、“20091010照片”等，使不同事由的文件夾依照日期順序排列。對其他各類文件夾中的重要文件排序也可照此辦理。

2.建立電子文件與紙質文件歸卷目錄系統的對應關系。在實行電子文件與紙質文件“雙套制”管理的單位，可按照電子文件夾目錄建立起對應的紙質文件歸卷系統:準備一些文件盒，并在其盒脊上注明相應的類別、屬類、數字序號等，然后依次排列于文件柜中，然后隨時或定期將紙質文件歸入卷盒中。為了區分不同類別，可選用不同顏色的文件盒或不同顏色標簽，這樣更醒目，更容易識別。這種“雙套制”的歸卷目錄系統中，電子文件歸卷的文件夾名稱與紙質文件歸卷的文件盒(夾)名稱保持對應關系，并盡量保持其長期穩定性，以方便平時對應查找利用兩種不同類型的文件。

3.不同類型的電子文件分開歸卷。針對聲音、圖像、視頻等不同類型的電子文件，應當分類歸入不同文件夾進行歸卷管理，可以建立圖片(Picture)、照片(Photo)、音樂(Music)、視頻(Video)、影片(Movie)、動畫(Flash)、表格(Excel)、幻燈片(PowerPoint)等文件夾目錄，將各類文件直接歸入上述文件夾，如各類別文件數量較多，可在該文件夾中按照內容、日期等分類標準建立子文件夾分類歸卷。這種保持文件夾內的文件為同一格式的歸卷管理，可使文件看起來更整潔、有序，方便日常備份、查找及檢查管理。

4.電子文件夾(文件)命名時要標明主題詞。電子文件夾(文件)的名稱應當清晰明確概括其主題，便于一目了然了解到文件夾(文件)中的主要內容和成分。針對日常一些電子文件夾(文件)的名稱不明確的，或者與文件內容關系不大的，甚至是一些毫無檢索意義的名字、數字、字母等，就需要對其進行重命名，標明具有實質檢索意義的主題詞，使之能夠直接揭示文件夾(文件)的內容與成分，這將有助于提高日常手工查選或者電腦自動搜索的效率。

5.調整或刪除無須保存的文件。定期或不定期翻查電子文件夾(文件)，對平時忙亂中放錯文件夾的文件予以調整歸位，對一些不再具有使用價值或保存價值的文件予以剔除，例如:一些公務活動中收集積累的、外單位轉發抄送來的參考性、臨時事務性文件，不需保存的重份或副本文件，一些不完整的電子文稿或者生成了初稿但并未簽發生效的文稿，在互聯網或局域網上能夠方便查找到的公開的可共享的法律法規資料等。不斷精簡歸卷文件，清除冗余文件，可增強電子文件歸卷管理系統的有序性和有效性。

6.電子文件與電子資料分開歸卷管理。各單位的電子文件是在公務活動中形成與處理的，真實記錄了自身各種職能活動情況。電子資料是各項公務活動運轉、處理的輔助性、參考性信息，如有關法律法規政策、國際國內同行業調研報告、為制訂管理決策而收集的其他單位各種簡報、分析報告等各種信息。對本單位來說，電子文件具有重要記錄性與憑證性以及長久保存價值，而電子資料僅僅是臨時的參考價值，往往在決策或事項辦理完畢后或暫存一段時間后即可刪除。因而，將二者分開歸卷，區別對待，分類管理，便于有效維護電子文件的完整與安全。

1、邁克·宋、維姬·哈爾斯、提姆·布萊斯(著)，張樺(譯):《倉鼠革命——解除信息煩惱，找回自在生活》，北京:電子工業出版社，2007年。

2、楊霞:《現代文件管理》，北京:中國檔案出版社，2005年。