高校圖書館科技查新存在的問題及對策

方向輝

（安徽醫科大學，合肥 230032）

科技查新作為我國科技管理的一個重要環節，已有十幾年的歷史。各級科研管理部門為了提高科研立項和成果鑒定與獎勵的嚴肅性、公正性、準確性和權威性采取了不少措施，也制定了一系列管理辦法和規定。科技部于2000年12月發布了《科技查新機構管理辦法和科技查新規范》，標志著我國科技查新工作步入了規范和健康的軌道。科技查新已成為科研管理的重要組成部分和不可缺少的環節。[1]安徽醫科大學圖書館是安徽省醫學查新定點單位，筆者就近年來查新工作過程中出現的一些問題歸納如，下希望引起重視，以提高整個查新工作的水平。

1 高校圖書館科技查新過程中出現的問題

1.1 查新管理部門和查新用戶對查新工作認識的問題

1.1.1查新管理部門對查新工作認識的問題

近年來，學校申請的國家級、省級和校級各種課題數量增長較快，對查新工作也較重視。但是某些科技項目管理部門對查新工作重視不夠，對課題申請是否做科技查新沒有嚴格要求。有些課題是先經專家評審后，再來補充查新報告，過分依賴專家評審，存在僥幸心理。目前還有些管理層的人士對查新工作不了解，對查新結果不聞不問，同時查新工作作為科研工作重要的一部分，缺少規范化的管理，對查新工作中是否存在問題沒有相應的部門來進行監督和考核，因此有關部門應該制定相應的政策和法規來保證查新質量。

1.1.2用戶對查新工作認識的問題

用戶查新意識較薄弱。很多用戶對查新不了解，等到申報課題到主管部門時才發現缺少這一項，匆忙來進行查新，而此時用戶的課題思路及標書基本都已完成，查新也失去它本來的意義。不少查新用戶對查新缺乏真正的、自覺的需求，僅僅是為了查新而查新，對結果毫不重視。部分用戶，對查新態度不端正，為了自己的需要，刻意要求修改查新結果。此外，一些用戶對查新程序不了解，只通過電話或傳真提供簡單的委托內容，要求隨便找幾篇文章比較，并馬上出具查新報告，這樣就給查新人員造成很多人為的困難，從而很難保證查新工作的質量[2]。

1.2 查新人員素質對查新質量影響的問題

1.2.1專業素質對查新質量的影響

以我館為例，目前我館大多數從事查新工作的館員主要由醫學類專業人員組成，受過較系統的醫學訓練。但是由于每一個查新人員的知識面都是有限的，不可能面面俱到，同時隨著科學技術的突飛猛進，新技術、新工藝層出不窮，且交叉學科、邊緣學科也日益增多，這樣由于知識面的限制，對專業的陌生，把握所查課題的內容實質和技術要點就有一定難度，可能出現理解偏，漏檢誤檢，分析失準等情況，導致查新結論說服力下降，因此查新人員的專業知識及判斷能力對查新質量有著較大影響。

1.2.2文獻檢索素質對查新質量的影響

目前文獻正以數量級的方式增長，因此查新時會涉及到大量文獻的檢索，對于檢出的文獻要仔細閱讀和分析，要科學地評價所檢出的文獻，這就要求查新人員應具有較強的文獻檢索及分析能力，這樣才能準確把握課題要點，對相關文獻進行全面透徹的分析，查新人員的情報檢索能力強弱就直接影響文獻查全查準率。如果檢索策略不當，檢索詞選用不準確，漏檢誤檢勢必會影響查新結論的可信度。同時，工作人員對于最新的數據庫必須了解，增加自己的檢索范圍。由此可見，工作人員的文獻檢索素質高低直接決定了查新報告的系統性、客觀性、準確性[3][4]。

1.2.3其他素質對查新質量影響的問題

（1）查新人員必須具有強烈的責任心及吃苦耐勞的精神。查新是一項非常辛苦的工作，經常加班加點，有時遇到緊急項目雙休日都得不到休息，所以查新人員還必須具有強烈的敬業精神。（2）文字表達能力。查新工作的重要環節是撰寫查新報告。查新人員必須研究用戶背景材料，并進行高度精煉和高度概括，以所檢出的文獻為依據，用科學、公正的態度評價查新項目。查新人員只有具備較強的文字表達能力，才能以準確、簡明扼要的文字，表達出查新過程中的文獻分析對比情況及查新結論，撰寫出客觀公正、令人信服的查新報告。（3）良好的外語水平。目前有些課題的研究國外處于領先水平，在查新的時候需要檢索大量的外文文獻，在此類查新工作中，如果沒有一定的外語及專業外語水平，就會直接影響查新工作進度。查新人員只有具備一定的外語水平，才能進行國際性的查新工作。（4）溝通能力 查新是工作人員與服務人員一個互動的過程，只有具有一定的溝通能力，才能做到及時與查新用戶交流，針對出現的問題進行調整。要善于聆聽和請教用戶的意見，并及時反饋，從而保證查新的質量。（5）職業道德。查新人員要有強烈的責任心，較高的政策水平，實事求是，不能隨用戶的意愿而隨意改變查新結論，要堅持秉公辦事、科學評價的原則[2][5]。

1.3 檢索用數據庫滯后問題

查新需要用到大量的數據庫，但是目前我國還沒有一個完善的查新文獻數據庫系統，主要是利用各館自己購買的數據庫，由于受經費所限，數據庫不全。另外，最新數據庫的出版還有一個時間差，造成很多結果未被檢出，有一些文獻如會議論文、學位論文、科技成果等，即使找到二次文獻，也很難找到原文。還有許多會議論文、科技成果、學位論文等，由于未公開發表或未被數據庫制作單位收錄，在一般的檢索工具中也不能查到。這樣就造成了結果不夠新，不夠全，降低了查新質量。

1.4 用戶保密問題

《科技查新規范》明確規定，除了查新委托人或由查新委托人明確指定的人或機構，法律法規允許的第三方，具有管轄權的專業檢查組織外，查新機構及其工作人員不得向任何人泄露查新項目的科學技術秘密和查新結論。但是在實際工作中，查新人員和用戶的保密意識都不強，經常遇到幾個用戶同時與同一工作人員交流的情況，如果他們所查課題相同或相似，往往會造成不必要的麻煩。有的查新工作人員對查新結論隨便放置，對其他人查看查新結果毫不在意，都會對用戶造成不必要的損失[3]。

1.5 查新結論撰寫問題

撰寫查新結論必須規范結論用語，在文獻列舉中，要盡量站在第三方的角度對文獻進行描述，應使用“已有文獻報道”、“未見文獻報道”等表達方式。對于項目技術要點部分，應該站在第三方的角度，不能照搬委托人在查新合同的技術要點部分填寫的內容。因為委托人往往是充分肯定自己的課題內容，會用很多形容詞，比如“取得很大的經濟效益”、“首次開發了……”等等，但作為查新人員，我們并不能確定其真實性，所以我們應該站在第三方的角度，在查新報告中盡量客觀地填寫項目的查新技術要點和內容，不得使用贊譽性詞語，如“領先水平”、“具有創新性”、“具有很高水平”、“國內首創”、“國際首創”、“首次提出”、“填補國內外空白 等，只能在文獻比較的基礎上，對項目做新穎性評價，而不能對其先進性做出判斷[6]。

1.6 公開發表的文獻與現實存在事實的矛盾

查新結論是以文獻為依據。如果對新穎性的對比沒有統一的界定，就很難做出查新結論。因為即使文獻反映的內容都是客觀事實，但客觀事實卻不能完全體現于文獻。在實際的查新工作中，往往會有這種問題，特別是在產品創新類的查新中，查新機構通過文獻檢索未發現有同樣產品的文獻報道，但據我們了解有企業已經生產了該產品，并在查新結論中注明，而委托用戶認為查新只能以公開發表的文獻為依據，結論中只能以有無該產品生產的文獻報道的方式表述，而不能將實際中存在的情況引入進行評價。

2 高校圖書館科技查新存在問題的應對策略

針對上文談及的問題，從實用角度結合實踐，我們應努力做好以下幾方面的工作。

2.1 建立高素質的查新隊伍，加強查新人員管理

在人員的配置上，查新人員要有一定的學歷、職稱及專業背景。學歷一般要本科以上，職稱為中級職稱以上，具有相關專業知識背景，具有熟練的情報檢索技能，與查新有關的專業知識和一定的圖書情報知識，具有一定的英語水平和計算機使用技能，具有較強的篩選、對比和綜合分析能力，應有較寬的知識面、較強的理解力，具備良好的職業道德素質和修養。可以推行查新人員專業資格考試，從縱向（職稱、查新業務知識與技能）、橫向（學科領域、專業知識面）兩個方面全面實現查新行業人員的規范化管理。還可以成立專業監管委員會，推行同業互查制度。每個查新機構必須由另一合格的查新機構對其質量控制系統的健全性及其執行情況進行經常性的監督檢查和評估。除了擴大檢查的覆蓋面，另一顯著的優點是保證了檢查查新員查新質量所應該具備的技術和經驗，從而避免了對查新員外部監督不能深入檢查的弱點[7]。

2.2 培養用戶的查新意識，加強與科研管理部門的溝通

應加強宣傳，對查新的意義、內容、流程以及通過查新取得的科技、經濟效果進行廣泛的宣傳，培養人們的查新意識，使科研人員認識查新的重要性和必要性，減少科研工作的盲目性，避免重復浪費?？梢酝ㄟ^舉辦相關的培訓班，編制相關的手冊來進行宣傳。對于科研管理部門，要讓他們認識到查新是科研必不可少的一部分工作，要取得他們的大力支持。科管部門要加強科技立項查新的管理力度，確保每個科研項目在立項前都進行查新。呼吁科研項目審批機構加強溝通，錯開立項與成果申報時間，并適當延長項目的申報時間，以減少查新點出現高峰所造成的工作壓力，保證查新質量[8]。

2.3 建立學科專家咨詢制度

查新工作既是服務性的工作，又具有權威性，學科專家咨詢制度的設立是確保查新結論科學、客觀、公正的重要措施。凡是查新站管理上的疏漏和查新員濫用權力，都將影響科技工作的健康發展。因此，查新站的管理和查新員的查新業務都應規范進行。查新站運行規范性程度如何，往往是查新站自身難以檢查出來的。我們利用學校的優勢，將院、系中從事科研的教授聘為咨詢專家，建立科技查新咨詢專家組，由咨詢專家組對查新站的規范性進行審查是最好的辦法。一方面，查新站應將制定的各種規章制度主動交給咨詢專家審閱，虛心、誠懇地征求咨詢專家的意見，查新人員應經常主動向專家進行相關的技術咨詢。另一方面，咨詢專家都具有多年從事科學研究的經驗，大多數專家還承擔著課題研究，因此，往往具有雙重身份。他們既是查新站的咨詢專家，當咨詢專家的課題需要查新時，咨詢專家又成為了查新站的委托人，這時如需要專業指導就要咨詢另一位與查新課題無關的咨詢專家。咨詢專家作為委托人身份時，在委托查新的過程中對查新站規范運行進行審查會更加直觀[9][10]。

2.4 建設多元化的查新信息源

為彌補查新資源的不足，需建立多元化的查新信息源，主要包括國內外公開出版的出版物、光盤數據庫、網絡數據庫、國際聯機檢索系統等。在查新中可首先利用自己的光盤數據庫及自己購買的網絡數據

庫，網絡數據庫的訪問方式可采用鏡像、IP地址登陸、包月等多種靈活方式，并進一步根據需要選擇館際共享和國際聯機系統數據庫來完善查新資源。同時，還可以有效利用網上的資源。目前網上有著極為豐富的文獻信息資源。據估計，約有近萬個數據庫資源，這些資源不僅內容廣，收錄時間長，更新及時，數據新，而且許多數據庫是免費使用的，如《中國專利》、《中國期刊網題錄數據庫》等，有的甚至還提供原始文獻或專利說明書。作為查新人員還應熟悉地使用網上各種搜索引擎，了解不同搜索引擎的功能、特點及使用方法，以便從網絡上尋找到更多的查新檢索信息源。這樣可以在館藏資源不足的情況下保證查全率、查準率。

高校圖書館科技查新作為一項技術性、專業性很強的情報服務工作，在科學研究、科技創新中發揮了越來越重要的作用，同時也存在著一些問題，需要在實踐中不斷發展完善。要搞好科研工作，就應重視我國科技查新的質量和一些問題，這需要科研部門、查新管理部門、查新機構及查新人員的共同關注、共同探索和解決。

[1]鄒 藝，劉 波.淺議查新服務[J].高校圖書館工作，2008，（1）：89-91.

[2]彭 奕.科技查新工作及查新過程中應引起重視的幾個問題[J].現代情報，2007，（6）：123-125.

[3]李曉蕓.全面提高醫學查新質量-武漢大學圖書館醫學查新工作實踐[J].醫學信息學雜志，2008，（3）：20-22.

[4]彭玲玲.查新工作中應該注意的幾點問題[J].圖書館建設，2007，（6）：109-110.

[5]王麗萍.科技查新業務中的查新員與委托人溝通研究[J].情報科學，2006，（2）：259-262.

[6]秦惠基.寫好查新結論，增強查新的權威性[J].醫學圖書館通訊，1998，（2）：44-45.

[7]李 瓏，袁 飛，汪華方.關于建立查新行業人員管理制度的建議[J].現代情報，2007，（1）：128-129.

[8]解素芳，張 偉.由用戶引起的查新質量問題及其對策[J].實用醫藥雜志，2007，（11）：1386-1387.

[9]鄒 藝.查新服務質量保障體系的構建[J].現代情報，2007，（6）：158-160.

[10]步宏婕.查新工作中咨詢專家的作用分析[J].圖書館工作與研究，2005，（6）：38-38.