國外電子期刊管理模式對我國圖書館的啟示

吳昌合，左亮亮，盧小莉

（安徽大學管理學院，合肥 230039）

近年來，隨著計算機技術和Internet的蓬勃發展，電子期刊作為一種新型的信息載體越來越受到廣大圖書情報機構的重視。電子期刊是指以數字形式存儲在光、磁等介質上，并可通過計算機本地或遠程讀取的連續出版物。它通常分為兩大類：一是普通電子期刊，主要是指以軟盤、光盤等為載體出版發行的期刊；二是網絡期刊，指利用計算機網絡出版發行的電子出版物[1]。電子期刊的快速切入，內容豐富新穎，時效性強，信息含量大，出版迅速，參考價值高等特點備受讀者青睞。我國高校自20世紀90年代中期以來，通過國家或地區聯盟采購引進了大量的國外電子資源，電子期刊的大量購置給圖書館期刊管理工作帶來了很大的變化。

1 電子期刊工作流程的特點

電子期刊管理模式需與其工作流程相匹配，與傳統的期刊工作流程相比，合理的電子期刊工作流程至少應包含以下幾個環節：

1.1 訂購

由館藏建設委員會（一般至少由負責資源建設的館長、采訪部負責人或電子期刊采購人員、參考咨詢人員共同組成）根據館藏發展和電子期刊的有關說明決定是否試用；采訪人員聯系試用并詢價；采訪人員將電子期刊的有關信息交給并通知系統部在圖書館主頁上予以鏈接，同時告訴咨詢人員編寫簡要說明，在圖書館主頁上公布，提供對用戶的相關宣傳與培訓；咨詢部的學科館員負責對電子期刊的學科內容、收錄范圍、檢索方式與結果、檢索界面、用戶試用統計數據等進行評估，并將評估報告交館藏建設委員會；館藏建設委員會決定是否正式購買，并與商家進行價格談判；期刊采購人員辦理有關訂購手續；分管館長簽署訂購協議。

1.2 組織與加工

采訪人員收到電子期刊開通使用通知后，將這一消息通告館藏建設委員會、系統部、參考咨詢部；采訪人員負責對電子期刊進行逐一審查，并在集成管理系統中進行登記；系統部為電子期刊創建腳本鏈接，并將電子期刊添加到圖書館主頁的館藏電子期刊列表中；編目人員對電子期刊進行編目，包括在856字段中增加字段鏈接；參考館員負責編寫電子期刊的詳細使用指南，經咨詢部主任審查批準后在圖書館主頁上予以公布。

1.3 電子期刊的使用與用戶培訓

在電子期刊試用期間或正式開通使用后，由采訪人員聯系廠商為用戶進行電子期刊的介紹和使用培訓，咨詢館員共同參與；在電子期刊正式使用過程中，咨詢部根據電子期刊的重要程度以及使用的難易情況，對用戶開展不同程度的培訓和教育，包括本科生、研究生信息檢索課程教學以及定期或不定期的培訓講座等；系統部負責定期檢索電子期刊的鏈接是否有效，URL是否發生變化等；期刊采訪人員負責收集電子期刊數據庫收錄期刊的變化情況，并及時通知系統部和編目人員對館藏編目數據及館藏電子期刊列表中相應數據進行修改。

1.4 電子期刊的評估和續訂

針對電子期刊的價格模式、價格變化、數據庫收錄期刊的變化情況等，結合定量的使用統計數據，由館藏建設委員會做出是否繼續訂購的判斷。這一流程目前被國內許多圖書館所忽視。

上述電子期刊工作流程的變化特點有：選擇和訂購需要采訪人員和專業學科館員的參與；許可協議的簽署需要借助于專業法律顧問的幫助；授權需進行管理；24小時在線使用的實現以及保存維護需系統部門的支持；用戶宣傳培訓及數據庫的評估分析由信息咨詢部門承擔；電子期刊資源的館藏揭示與信息組織不涉及編目、交流及技術等多個部門，等等。電子期刊的管理對現有圖書館的組織結構提出了挑戰，需要針對電子期刊工作流程做出修改和擴充。

2 國外電子期刊管理模式

如何針對上述電子期刊工作流程的變化，對電子期刊管理模式進行調整，以使工作流程順暢銜接。國外圖書館自上世紀90年代初就開始探討管理模式的改變，取得了豐富的理論與實踐經驗。了解并借鑒一些圖書館的變革實例，會對我們的工作起到很好的促進作用。以下是3個國外圖書館在電子期刊管理模式變革中較為詳盡的理念及實踐操作案例。

2.1 美國Laupus醫學圖書館

Laupus醫學圖書館是東卡羅來納大學的一個分館，共有37位圖書館員。該館設有一位電子資源的館藏發展人員（Collection Development＆E-Resources Librarian，簡稱CD／ERL），負責采購與管理電子資源，評估與使用權談判，協商訂購價格，聯系新資源的試用，確保在線使用與提供產品的持續服務。CD／ERL與技術服務和信息服務館員共同負責評估電子資源，他的職責是收集統計資料，比較使用狀況，評估產品的價值。讀者通常在電子資源推薦和評估新產品中起主導作用。CD／ERL不會做出電子資源采購的最后決定，他只是參與在評估與決策的過程中，并成為咨詢部門與系統部門之間的聯絡員，在圖書館各部門間起良好的溝通作用[2]。由于印刷期刊的數據是由傳統的技術服務館員組織，并在CD／ERL和分管資源組織的副館長的監督下完成，所以通過CD／ERL就可將紙本與電子期刊做良好的協調。

2.2 美國Mann大學圖書館

美國Mann大學圖書館深深體會到電子期刊對圖書館各部門的沖擊，認為必須對現有的組織加以調整。他們采取的策略包括：（1）促使組織具備彈性；（2） 提供組織中各部門的協調與合作機制；（3）增強館員面對持續改變的調適能力；（4）降低組織中領域地盤的觀念，并開發出一套具有共識的目標與價值觀，以促進合作。為將在電子資源選擇與傳遞方面所做的努力集中在一起，該館創造出信息類型（information genres）的概念，用以對所有的電子出版物及其獲取機制進行分類[3]。該館將所有館員納入電子資源建設人員的行列，負責“信息類型”的專家必須具備較強的評估資源的能力，也要熟悉館藏的選擇決策；包括有能力針對特定資源在不同的獲取方式中做選擇。為避免組織間的成員因隸屬不同部門造成不協調與誤解，特意另外設立了電子資源委員會(Electronic Resources Council，簡稱ERC)，該委員會負責跨部門的討論協調工作，并提交電子資源的評估報告。ERC的成員包括采訪館員、技術服務與讀者服務的部門主管、網關協調員（gatewaycoordinator）。其運作方式是以館藏發展部門主管為召集人，兩周開一次會。每當有新的電子資源產生時，各“信息類型”專家填寫電子資源訂購單，除了說明該資源的出版信息外，還要說明它需用何種軟件使用，計價方式與價格，獲取方式等信息，然后再將此訂購單送到ERC討論，產生決議后方可執行。

2.3 德國巴伐利亞圖書館

德國巴伐利亞圖書館成立于1558年，館藏圖書約800萬冊，4萬種連續性出版物，5100種電子期刊，87000種手稿以及18700種古版本和百萬余件其它類型資料。該館是慕尼黑的一所公共學術研究圖書館，同時也是巴伐利亞的區域圖書館中心，并擔負著法定寄存檔案的功能。該館于2000年在政府經費的資助下，負責區域聯盟電子資源的談判工作。

為了在圖書館中建立靈活的數字平臺和開放界面，以應對數字時代的挑戰，該館認為必須將工作整合到圖書館本身、區域與超區域的層次上。自上世紀90年代開始，由于人員逐步減少，再加上許多新工作內容的產生，組織重整勢在必行。該館組織最重要的改變是采用矩陣式的組織結構（matrix organization），即一方面根據組織的職責分工，另一方面又根據相關計劃區分職責。具體來說，就是將原圖書館的采訪、編目、讀者服務與信息科技四個部門中的采訪與編目整合在一起，并新設立了兩個部門來處理電子資源，一為“期刊與電子媒體部”（Serials and Electronic media），一為“數字圖書館部”（Digital Library）。前者負責所有的紙本期刊、電子期刊和其它需談判使用權的電子資源；后者則負責數字化，建立數字資源的入口途徑，數字資源長久保存等工作[4]。“期刊與電子媒體部”又分成兩個小組，一是協調與館藏發展（coordination and collection development）小組，負責協調工作流程，處理館員發展和計劃管理，期刊與電子資源館藏發展，協調巴伐利亞圖書館聯盟的成員等；另一小組負責處理紙本期刊，在線電子資源及評估讀者服務。除一般職責外，該部門的主管還須負責人員的教育培訓與新技術的指導，這就要求他們必須與讀者服務部和數字圖書館部密切合作，才能將獲得授權的與自由獲取的電子資源組織起來，方便讀者利用。

3 對國外電子期刊管理模式的學習及借鑒

上述各個圖書館在面對電子資源的沖擊時有著不同的反應，無論是組建新的團隊，增設新崗位，徹底進行組織重整，或僅簡單地將工作加給現有的館員，目的都是想讓圖書館具備更高效率與效能，為讀者提供最佳的服務。綜合以上幾個館的實踐經驗，筆者認為，我國圖書館在吸取國外先進經驗的基礎上，應充分考慮到自身實際情況，有計劃、有步驟地開展電子期刊的管理工作。

3.1 重組工作流程須慎重

我國圖書館的發展水平及影響發展的因素不同于國外。自1994年我國正式加入Interent后，電子期刊的引進管理工作才陸續開展，而國內各類型圖書館由于資金或技術的原因，購買的電子期刊數量不同，規模不一。另外，目前國內大多數圖書館自動化建設還不夠完善，計算機網絡技術在圖書館工作環節的普及利用程度還比較低，這些現狀制約著電子期刊管理模式變革大刀闊斧地進行。

電子期刊的出現改變館員原有的工作內容，模糊了原有的工作界線，新增了許多工作項目并改變了工作流程。為使分工明確，館務運作順利，多個圖書館都做了工作流程重組的工作。電子期刊工作流程涉及很多部門和人員，包括館藏建設、采訪、編目等。在電子期刊的書目控制中，涉及的部門更多。管理模式變革牽一發而動全身，無論是小范圍的人員調動，還是大刀闊斧的組織調整，都會對圖書館人員、服務、資源分配產生較大影響。工作流程重組、組織重整和人員調動是一項很重要但又很有阻力的事情，進行時一定要考慮到各因素的存在及影響。

3.2 設置專門機構，統一協調

跨部門委員會能在電子期刊管理中扮演著重要的溝通和協調角色。我國高校圖書館電子期刊的采購和管理一般都是由個別圖書館領導（如分管數字資源的副館長）負責，而沒有形成一個獨立、專門的機構來運作電子資源的引進和管理。在這方面，國外的一些做法值得我們學習。例如Mann大學圖書館的經驗，是相當值得參考的做法[5]。根據Mann大學圖書館的自我總結，他們認為電子資源委員會在圖書館中扮演相當重要的教育和團隊建立的角色，同時在討論的過程中可以彼此相互學習，包括對政策與工作流程的看法，關注每一個部門的感受等，使得超越部門界限的溝通與協調變得極為重要。

3.3 改革創新圖書館崗位

以高校圖書館為例，近代圖書館崗位的設置都比較固定，分屬于采、分、編、典、流、咨等六大部門。隨著計算機網絡技術的發展，數字資源嚴重沖擊著圖書館以紙質資源為主的地位。電子期刊數據庫的出現，給現代圖書館的發展帶來了深刻的影響，借鑒國外一些圖書館在崗位改革上的成功經驗，并考慮到我國圖書館的實際情況，應大膽嘗試新增崗位或重新確定現有崗位職責，以管理電子期刊全過程。如何適應電子期刊管理帶來的工作量的增加，一般有兩種做法：一是擴展已有的圖書館崗位職責，賦予其新的與電子期刊相關的內容。如原期刊館員增加了與電子資源相關的責任，并被重新定義為“期刊與電子資源館員”；二是產生一個處理電子資源的新崗位。Curtis認為[6]，新增的崗位名為“電子資源圖書館員”比較確切。這一崗位可能屬于館藏部、技術服務部、系統部或其他任何部門。

[1]陸 婕.芻議電子期刊管理[J].圖書館論壇.2006，(8):160-162.

[2]Simpson，Susan Nash，Coghill，Jeffrey G.，and Greenstein，Patricia.The electronic resources librarian in the health sciences library：an emerging role[J].Journal ofElectronic Resources in Medical Libraries，2005，2（1）：27-39．

[3][5]Demas，Samue1.Collection development for the electronic library：a conceptual and organizational model[J].Library Hi Tech，1994，12（3）：71-80.

[4]Schaffler，Hildegard.Howtoorganizethedigitallibrary：reengineering and change management in the Bayerische Staatsbibliodiek，Munic[J].LibraryHi Tech，2004，92（4）：34 一 46.

[6]Curtis D，ScheschyVM.DevelopingAnd ManagingElectronic Journal Collections：A How To Do It Marital For Libraryians[M].NewYork：Neal-Schuman Publishers，Inc.2000.