貫徹 號令，完善高校學生檔案管理工作

□ 徐靜娟

近年來，我國高等教育事業(yè)發(fā)展迅猛，由原來的精英教育普及成為大眾教育，辦學理念、辦學條件、辦學層次、辦學規(guī)模都有了根本性的改變。不少高校在大力改善辦學條件的同時，也加大了對檔案工作的投入，高校的檔案館在庫房面積、專業(yè)設(shè)備、辦公條件和人員配置等諸多方面都得到了不同程度的改善和加強。但相對于高等教育近年來根本性的發(fā)展而言，高校檔案工作的發(fā)展明顯滯后。27號令的頒布，為新階段高校學生檔案的管理提供了新思路、新機制，也為高校學生檔案的規(guī)范管理提供了基本法規(guī)。貫徹落實27號令，使高校學生檔案管理真正實現(xiàn)專業(yè)化、規(guī)范化和現(xiàn)代化，是我們檔案工作人員的重要職責。

一 高校學生檔案管理工作存在的問題

1.管理體制不夠規(guī)范

目前，全國高校人事檔案有3種管理模式：有的高校是由各院（系）管理，有的高校研究生檔案由研究生院管理，本科生檔案由學生工作處管理；有的高校是統(tǒng)一由學校檔案機構(gòu)管理。但因當前人事檔案管理還有許多理論問題與技術(shù)問題沒有得到徹底解決，在實施過程中缺乏一套切實可行的大學生檔案管理制度實施細則。近年來，由于全國許多高校擴招與合并，使得一些高校學生數(shù)量猛增，而學生檔案管理人員的編制卻未隨之增加，故人員配置標準也是需要考慮的問題。另外，各學校對檔案工作重視程度不一，檔案工作人員的專業(yè)素質(zhì)也參差不齊。如此等等，都可能影響27號令中關(guān)于單獨設(shè)立“學生類”檔案的實施效果。

2.管理技術(shù)比較落后

現(xiàn)階段我國大部分高校的學生檔案仍以紙質(zhì)檔案為主。檔案管理仍以手工操作為主，這種狀況與高等教育的迅速發(fā)展、高校學生檔案管理工作日趨復雜的現(xiàn)狀不相適應(yīng)。加強對高校學生檔案信息資源的開發(fā)利用，實現(xiàn)大學生檔案管理的信息化和網(wǎng)絡(luò)化，為用人單位提供便捷的檔案查詢途徑、準確的畢業(yè)生檔案信息，為畢業(yè)生擇業(yè)、就業(yè)提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，這是高校學生人事檔案管理工作發(fā)展的方向。

3.學生在校期間的檔案管理存在缺陷

學生在校期間的檔案管理工作包括：檔案材料的收集、整理（分類、編目）、立卷、歸檔、鑒定、保管、利用、借查閱登記、轉(zhuǎn)遞等一系列環(huán)節(jié)。工作中常見的問題如下：

檔案的收集整理不夠完善。目前，相當一部分高校的學生檔案由學生管理部門主管，并由院系完成學生檔案的收集和整理。管理過程中較注重學生檔案的行政化管理，業(yè)務(wù)管理方面較薄弱，學校又缺乏監(jiān)督檢查和業(yè)務(wù)指導，這就造成了學生檔案歸檔不齊全、材料不符合歸檔要求、檔案材料的利用價值不高等一系列問題。

檔案的服務(wù)利用不夠方便。高校學生檔案是學生在校期間生活、學習及各種社會實踐活動的真實歷史記錄，是大學生就業(yè)及其今后各級組織選拔、任用、考核的主要依據(jù)。隨著我國勞動人事制度的改革，大學畢業(yè)生就業(yè)制度發(fā)生了深刻變化，畢業(yè)生就業(yè)由國家指令性計劃培養(yǎng)、分配的“統(tǒng)配”模式變?yōu)閷W生與用人單位“雙向選擇”、“自主擇業(yè)”的就業(yè)機制，這使大學生檔案的功能也發(fā)生了變化。在“雙向選擇”、“自主擇業(yè)”的過程中，檔案成為用人單位考察、錄用學生的依據(jù)，在學生擇業(yè)、就業(yè)過程中起著重要作用。檔案管理的服務(wù)利用范圍也大大擴展，包括學生檔案材料的證明、配合用人單位政審、畢業(yè)生檔案流向查詢、遺留檔案的查詢、國家人事檔案管理法規(guī)政策、地方及學校學生檔案管理辦法的咨詢等一系列工作。但現(xiàn)有管理體制無論在人員配置還是設(shè)備更新上還無法及時滿足社會需要

畢業(yè)生檔案的轉(zhuǎn)遞不夠準確與快捷。近年來的高校擴招與高校合并，使在校學生人數(shù)急劇增加，各個教育層次、多種教育途徑并存，無疑增加了學生檔案管理的工作量和難度。特別是在畢業(yè)生檔案的轉(zhuǎn)遞環(huán)節(jié)，因時間集中且緊急，檔案流量大，涉及面廣，參與的人員多，轉(zhuǎn)遞環(huán)節(jié)復雜，這些都使檔案轉(zhuǎn)遞工作出現(xiàn)失誤的可能性增大。目前的“雙向選擇”就業(yè)機制為畢業(yè)生就業(yè)帶來了多種選擇的機會，也給畢業(yè)生檔案的轉(zhuǎn)遞帶來了許多問題。許多地區(qū)的人才代理服務(wù)機構(gòu)，由于其管理制度不夠健全，工作不規(guī)范，管理過程差別較大，加之不同的地區(qū)、學?；蛴萌藛挝恢贫ǖ漠厴I(yè)生分配、接收、管理制度不同，導致一些學生檔案下落不明，給學生的就業(yè)帶來了不良的影響。另外，目前由于畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞只能由郵局按機要件處理，郵寄方式的單一以及缺乏市場化的競爭也是影響轉(zhuǎn)遞效率不高的重要原因。

檔案遺留問題逐年增加。每年都有一部分畢業(yè)生檔案無法及時轉(zhuǎn)出，或者有一部分檔案盡管寄出但又被退回來。究其原因有：部分私營企業(yè)及就業(yè)者本人缺乏檔案意識，畢業(yè)離校時不及時轉(zhuǎn)走檔案；部分畢業(yè)生一時沒落實就業(yè)單位，檔案暫時無法轉(zhuǎn)出；相當部分肄業(yè)、退學的學生，其檔案因政策法規(guī)、人才服務(wù)機構(gòu)及機要件轉(zhuǎn)遞的種種規(guī)定而無法轉(zhuǎn)出，造成高校遺留檔案逐年增多，數(shù)量可觀，常有學生離校多年以后才返回學校索要檔案。檔案遺留問題是近年來檔案管理中出現(xiàn)的一個不可忽視的問題。

二、貫徹27號令，改進和完善學生檔案管理工作

在此大背景下，中華人民共和國教育部和國家檔案局聯(lián)合發(fā)布了《高等學校檔案管理辦法》（簡稱27號令），并自2008年9月1日起施行。27號令是指導新時期高校檔案工作科學發(fā)展的重要法規(guī)性文獻，它的頒布實施，標志著我國的高校檔案工作進入了一個新的時期。27號令的頒布順應(yīng)了高校檔案工作科學發(fā)展的需要，有利于促進高校檔案體系逐步完善，促進高校檔案工作逐步走上規(guī)范化、標準化的道路。相對于原有的規(guī)定，27號令中明顯的改變是：在文件材料的歸檔范圍中增設(shè)了“學生類”，明確了學生類檔案主要包括高等學校培養(yǎng)的學歷教育學生的高中檔案、入學登記表、體檢表、學籍檔案、獎懲記錄、黨團組織檔案、畢業(yè)生登記表等。將學生檔案納入歸檔范圍，而且單獨設(shè)類，彰顯了以人為本和重視民生檔案的理念，也體現(xiàn)了“建立覆蓋人民群眾的檔案資源體系和建立方便人民群眾的檔案利用體系”的新階段檔案工作的發(fā)展方向。

27號令明確將學生檔案劃歸學校檔案館或綜合檔案室，將學生類檔案管理納入到檔案綜合管理的范圍中，實行由高校檔案部門集中統(tǒng)一管理，變條塊分系統(tǒng)管理模式為統(tǒng)一系統(tǒng)管理模式，改分散管理為集中管理。這種“納入式”的新管理模式，具有技術(shù)上的優(yōu)越性和可行性，有利于促進高校學生檔案管理趨向統(tǒng)一化、規(guī)范化和專業(yè)化，提高學生檔案管理的水平。27號令首次將學生類檔案作為高校檔案的基本類別，并將其納入到統(tǒng)一規(guī)范的檔案管理辦法之中，明確規(guī)定了學生檔案歸檔案館或綜合檔案室管理，體現(xiàn)了對學生類檔案的充分重視。有利于改變目前各高校中普遍存在的學生檔案管理散亂、歸口不一的局面，也有利于發(fā)揮高校檔案自身價值，擴大高校檔案工作影響，引起人們對于高校檔案資源建設(shè)的重視和研究，推動高校檔案資源整合、檔案管理體制創(chuàng)新的步伐，從而更好地服務(wù)于高校師生。

貫徹執(zhí)行27號令，做好高校學生檔案管理工作，就業(yè)務(wù)工作層面來講可從以下兩個方面著手：

第一，加強學生檔案的規(guī)范化管理，不斷提高檔案管理水平。學生檔案管理的規(guī)范化，即是統(tǒng)一業(yè)務(wù)規(guī)范。檔案分類應(yīng)根據(jù)大學生學籍管理規(guī)定，做到大類基本一致、小類適當靈活、類目層次劃分要明確。檔案案卷形式統(tǒng)一，填寫項目一致，應(yīng)避免文件材料的重復歸檔和遺漏，確保各種文件材料的完整、準確和系統(tǒng)。學生檔案管理部門應(yīng)及時有效地反饋檔案管理的情況和提供利用各種信息，從整體上提高高校學生檔案管理水平。

第二，積極促進信息技術(shù)在學生檔案管理中的應(yīng)用，實現(xiàn)高校檔案網(wǎng)絡(luò)化管理。高校檔案部門亦應(yīng)與時俱進，積極研究計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在高校檔案管理中的廣泛應(yīng)用,實現(xiàn)高校檔案網(wǎng)絡(luò)化管理。要實現(xiàn)這個目標，首先要重視基礎(chǔ)工作，研制和開發(fā)適合高校自身特點的學生檔案數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，做好數(shù)據(jù)的采集、錄入、審核、修改和補充等數(shù)據(jù)庫建設(shè)工作，保證數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)的真實完整。同時注意電子檔案與原始檔案的相互結(jié)合，互相補充。將計算機信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)用于畢業(yè)生就業(yè)工作，不但可以減少就業(yè)信息管理工作中的重復勞動，還能提高畢業(yè)生檔案管理的技術(shù)水平及工作效率，更好地發(fā)揮學生檔案的社會效益。目前許多高校已開始利用校園網(wǎng)提供上述服務(wù)，宣傳學生檔案管理政策，在設(shè)置查詢權(quán)限的前提條件下，發(fā)布畢業(yè)生檔案流向、遺留檔案信息，以滿足畢業(yè)生及用人單位對學生檔案的查詢利用。檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化管理和服務(wù)應(yīng)是實施檔案管理現(xiàn)代化的方向之一。

①教育部、國家檔案局第27號令，《高等學校檔案管理辦法》，2008年8月。

②韓變琴：《高校學生檔案管理三階段》，《山西檔案》，2006年第5期：38~39。

③侯麗麗：《建立高校學生檔案管理制度的分析》，《蘭臺世界》，2007年第10期下：40~41。

④龐晉偉：《加強高校學生檔案工作的幾點思考》，《檔案與建設(shè)》，2000年第2期：41~42。

⑤李冠英：《高校學生檔案管理的改革》，《蘭臺世界》，2006年第3期理論版：47~48。

⑥宋煥敏：《高校人事檔案工作存在的問題及對策研究》，《蘭臺世界》，2006年第 1期工作版：29~30。

⑦文澤華：《高等院校檔案網(wǎng)絡(luò)化管理的研究與應(yīng)用》，《甘肅科技》，2007年第4期：232~234。

⑧牛樂：《談高校擴招后學生檔案的管理》，《山西檔案》，2006年第6期：39~40。