紅頭文件以外檔案資料的收集歸檔

□巫芯芬 楊 明

檔案收集工作是整個檔案工作的起點(diǎn)。沒有檔案收集工作，檔案的整理鑒定、保管、編研、統(tǒng)計(jì)和利用等工作就沒有基礎(chǔ)。通過檔案收集工作，實(shí)現(xiàn)檔案的統(tǒng)一管理，才能為整個檔案工作提供物質(zhì)基礎(chǔ)。可以毫不夸張地說，沒有收集工作就沒有檔案，其它有關(guān)檔案的各項(xiàng)工作內(nèi)容就無從談起。檔案材料收集得是否齊全、系統(tǒng)和有價(jià)值，對檔案工作其它環(huán)節(jié)起著決定性影響。同時，它也是衡量檔案工作水平的基本標(biāo)志。

自我們從事檔案工作那天起,就覺得紅頭文件外的檔案收集很難，報(bào)刊、雜志上刊登關(guān)于紅頭文件外檔案收集難的文章就年復(fù)一年地出現(xiàn)，可說起收集難的原因，卻又總也離不開檔案宣傳力度不夠，人們檔案意識不強(qiáng)這一條。真的如此嗎?這使我們漸漸產(chǎn)生了疑問。

往昔，收集不全的多是各級的紅頭文件、各種會議的紀(jì)錄。如今隨著檔案意識的加強(qiáng)、歸檔制度的健全，一是對這類檔案的來龍去脈檔案部門心中有數(shù)，二是這類檔案早已不再難以收集，單位各部門乃至領(lǐng)導(dǎo)個人既沒有可能拒交這類檔案，也沒有必要拒交這類檔案。但是這些檔案的收集齊全并不等于從此就解決了檔案收集難的問題，因?yàn)殡S著時代的發(fā)展，今天檔案收集的門類、載體和內(nèi)容都遠(yuǎn)比多年前更為豐富多彩。比如，隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和文化的繁榮，各種紀(jì)念慶典活動接連不斷，制作了既有紀(jì)念意義、又有收藏價(jià)值的紀(jì)念品，這些紀(jì)念品也成為檔案收集的重要內(nèi)容。又如，特別容易忽視和遺漏的是那些未經(jīng)單位收發(fā)登記的文件材料，如會議記錄、負(fù)責(zé)同志在各種會議上的講話記錄、負(fù)責(zé)同志在檢查某項(xiàng)工作時作的指示記錄、公司黨組織形成的文件、未經(jīng)蓋印的鉛印文件、規(guī)章制度、重要文件的歷次修改稿。還有為工作參考和學(xué)習(xí)而收集或購買的資料，如圖書、報(bào)紙、雜志、內(nèi)刊等。也許這些是多年前的檔案收集工作中很少遇到的，在今天卻是大量產(chǎn)生的和需要收集歸檔的，而收集這類檔案材料顯然要比收集紅頭文件之類的檔案難得多。

如何加強(qiáng)紅頭文件外檔案的收集，我們認(rèn)為可用以下三個方法做好這類工作。

一是跟蹤收集法。這是正常收集工作以外的一種必要的補(bǔ)充，是臨時性對機(jī)關(guān)散存文件進(jìn)行收集。臨時性收集工作一般不是單獨(dú)開展的，而是結(jié)合其它工作進(jìn)行的。臨時性收集工作具體講來，就是檔案工作人員抓住時機(jī)，適時收集一些重要文件材料。如一個重要會議的結(jié)束后，一個案件或事故的處理完畢等，都應(yīng)及時去收集有關(guān)材料，這樣不僅較容易收集到應(yīng)收集的文件材料，而且也容易把有關(guān)文件材料收集齊全、完整。

二是零存整取法。一般來說為了更好開展檔案工作，單位的每個部門都設(shè)有兼職檔案員，兼職檔案員是分散在各個部門的，那么每個部門哪一個階段產(chǎn)生了哪些除紅頭文件外有價(jià)值的東西，他們絕對比專職檔案員清楚，這時候的檔案主要靠他們來收集。對于專職檔案員來說可以給每個部門的兼職檔案員發(fā)一個盒子，請他們將平時產(chǎn)生的有利用價(jià)值的東西收集起來存放在盒子里，每個季度由檔案人員上門收集一次，或者存滿一個盒子主動交一次，在收或交的時候再發(fā)一個新的盒子，以便存放下一次的檔案。

三是定時定目標(biāo)收集法。為使有價(jià)值的文件材料不被遺漏地收集起來，可堅(jiān)持定時跟蹤收集。這里說的收集，就是根據(jù)文件材料形成、產(chǎn)生的時間和規(guī)律，有目的、有準(zhǔn)備、有計(jì)劃地去進(jìn)行文件材料的收集。如，在元月份應(yīng)收集年度工作計(jì)劃、總結(jié)材料、黨組織會議記錄材料、本單位上年度大事記材料等；二月份，向黨群部、工會、團(tuán)委收集先進(jìn)事跡和受表彰的材料，年終總結(jié)材料等；七月份，向黨組織收集黨課教育材料、紀(jì)念“七一”活動材料等等。

如果能夠很好的應(yīng)用以上三個收集方法，我們相信我們的檔案收集工作應(yīng)該可以做到及時和完整，從而更有效的開展檔案收集工作，提高檔案收集工作的覆蓋面和完整性。