新時期電信企業檔案信息資源的合理利用

□ 汪學勛 王立志 翟金霞 季曉芳

一、電信企業檔案信息資源利用的意義

電信企業檔案是電信企業在生產經營、網絡建設、日常管理中形成的作為原始記錄保存備查的信息資料，分為管理、科技、會計、特殊載體、資料等五大類。電信企業檔案記述和反映了企業的技術變遷、設備升級、網絡建設、科研開發、基礎建設、生產經營、日常管理、品牌開發、績效考評、榮譽記載、企業文化、隊伍建設、財務狀況等重要內容，集中體現了企業技術日新月異的變遷節奏，展示公司從小到大、從弱到強的發展歷程，是企業的信息資源和知識寶庫。因此，加強企業檔案信息資源的合理利用，服務于企業生產、經營、管理、發展等各個領域，有助于電信企業在全新的發展環境下正確認識企業面臨的形勢、合理評估企業的自身實力和市場競爭中所處的位置、正確決定企業的發展方向和經營思路、有效維護企業在市場經營活動的正當權利和利益，對保持電信企業持續健康發展具有十分重要的作用和意義。

二、電信企業檔案信息資源利用的現狀

目前，很多電信企業對企業檔案的作用認識不足，認為企業檔案只是些無用的“故紙堆”，不能給企業帶來直接的經濟效益，只要妥善保管、長期保存就行了。因此，在檔案實際管理工作中，將檔案管理工作作為一項任務來完成，被動應付，滿足于對檔案資料收編整理、登記造冊、入庫封存等檔案管理基礎工作，對本企業檔案信息資源的開發與利用工作重視不夠，未能充分發揮檔案在企業生產、經營、管理中的效能和作用。

三、電信企業檔案信息資源利用的途徑和方法

實施檔案管理最終目的在于利用，只有把檔案信息作為依據、憑證或參考資料直接用于生產、經營、管理、維權等實際工作之中，指導、促進各項工作任務的順利完成，不斷提升企業生產、管理部門工作效率，贏得最佳經濟效益和社會效益，才能充分實現檔案信息的使用價值。

在近年的生產經營實踐中，各級電信企業檔案管理部門加強與生產、經營、管理部門配合聯系，積極參與企業經營管理，加強檔案利用服務，積累了豐富的工作經驗，探索出“利用預測、利用服務、利用反饋”的工作思路，實現檔案利用的閉環管理，促進檔案信息資源利用層次和效果不斷提升。所謂利用預測，就是根據電信企業階段性工作計劃，配合下一階段工作重點，結合以往檔案檔案利用規律，梳理即將需要提供檔案信息的部門、人員和信息內容、時間要求，并與相關部門溝通確認，開展主動性檔案信息利用準備工作。利用服務，即在服務方式上，要以方便檔案利用者開展工作為原則，可以提供咨詢服務、項目服務、跟蹤服務等多種方式服務；在具體服務方法上可提供現場借閱、資料復印、檔案系統網上查閱、送檔服務等。利用反饋，即高度重視利用者利用檔案與編研成果的效果反饋和對檔案部門服務工作的反饋，及時聽取檔案利用部門及個人的意見和建議，并根據批評建議等反饋意見，不斷完善檔案利用工作及檔案管理工作的相關環節，形成以利用促管理、以管理促提升、以提升更好地服務于利用的檔案利用良性循環，促進電信企業檔案管理利用水平的不斷提升。與此同時，電信企業要通過各種途徑大力宣傳檔案利用的重要意義和在生產經營工作中的巨大作用，加強檔案利用的典型事例的案例剖析和推廣宣傳，在企業內部形成重視檔案利用的良好氛圍。

四、電信企業檔案信息資源利用的實踐應用

電信企業是技術密集型企業，具有網絡規模大、服務客戶多、員工數量多、技術更新快等特點，這就為企業檔案利用提供了廣闊的天地。

在宣傳教育上，企業檔案以郵電歷史實物、照片、文件、史志等多種形式，完整展現企業發展變遷歷程，全面展示老一輩電信人的奮斗歷程，對內激勵廣大員工自強不息、奮發進取，對外展現電信企業實力和風采。

在法律維權時，企業檔案是線路、設備、房屋等資產評估必不可少的重要依據，是處理產權糾紛中歷史憑證的唯一提供者，是企業在經營過程中依照合同維護自身正當權益不可或缺的舉證資料。

在商務談判中，企業檔案可以為客戶經理提供有效的經驗法則，便于談判人員了解對手情況，正確把握談判底線，在談判中掌握主動，達到合作雙贏的目的。

在經營管理上，可以幫助企業了解歷史和現狀，結合企業實際作出正確的決策，避免走彎路，節約人力、物力、財力。

綜上所述，各級電信企業要結合電信行業的發展趨勢，擺脫傳統觀念的束縛，以科學的發展觀進一步加快檔案信息化管理進程和檔案信息資源開發利用步伐，使企業的檔案信息開發與利用工作充分滿足經營發展的需要，更好地適應電信行業日新月異、一日千里的發展節奏，為企業在激烈的市場競爭中作出更大的貢獻。