推進檔案數字化 提升企業競爭力

□楊 珺 鄒秋香

檔案是企業的戰略性資源，及時準確高效的檔案信息利用是企業參與市場競爭的致勝法寶。由于信息化和網絡化的迅速發展，企業檔案資源呈現出動態化、開放性和個性化的新特征，并從根本上影響了企業資源配置的運作方式和效能。隨著企業辦公自動化各類系統的廣泛運用，信息量急劇增大，利用網絡快捷方便地進行瀏覽與搜索日益成為必要。企業檔案這個戰略性資源也迅速進入了“數字化”時代，并在一次次個性化利用中產生可量化或不可量化的經濟效益和社會效益，對提升企業競爭力正在發揮著越來越重要的作用。

一、充分認識檔案數字化在企業市場競爭中的戰略地位

隨著信息技術的飛速發展和廣泛應用，以計算機、網絡和存儲技術為核心的現代信息技術發展已經極大地影響到經濟發展、人民生活、國家安全和社會發展進程。目前，在“堅持以信息化帶動工業化，以工業化促進信息化”的方針指導下，企業信息化建設對促進企業發展、創新的作用越來越明顯，信息化已經成為企業現代化的重要標志和企業生存、發展的重要保障。近年來，中國電信信息化應用正從基礎系統應用向綜合系統應用過渡，從信息孤島向系統集成轉變。企業管理流程的再造使企業管理中形成的文件基本電子化，管理和利用逐步實現網絡化。信息化同樣也給傳統的檔案工作理論、技術、方法帶來新的挑戰。辦公過程中公文的處理由于電子計算機、網絡技術的大量運用，使得在辦公系統中形成了更多數據化的文件材料，并且這些文件材料的含義都有了質的飛躍。同時在辦公自動化系統中產生的電子檔案在傳輸方面又具有紙質檔案不可比擬的優點，將不受地理和人力的限制，傳輸速度也是以往紙質檔案不可想象的。企業檔案管理如何適應信息化帶來的文件形成電子化、文件傳遞網絡化、文件存儲數字化、文件管理動態化的發展要求和趨勢，也成為企業檔案工作能否適應信息技術應用和市場經濟發展的關鍵。這既是檔案工作面向信息化的全新課題，也是企業檔案管理創新的重要方面和標志。

企業戰略首先要回答的是企業能否長期存活和發展的問題。而企業戰略性資源的根本就是為了全局利益最大化，并將企業內部原本離散多元的信息組織成一個整體，使它能夠更加直觀有序和方便利用。網絡時代提供的信息傳遞交流設施使得企業內部每個人都可能接受到海量的信息，處理這些信息以從中篩選出自己需要的信息、去除那些對自己無用的數據，將是一個浩繁的工作。檔案數字化兼顧了網絡與海量信息并存的優勢，在所有戰略性的資源中，企業若干數字化的系統數據最終將在檔案信息化系統中得到分類、歸納和總結，在這個系統中無論是企業正在決策的、還是已執行結束的，都將有具體的體現。

檔案數字化系統是一個能為企業決策、經營發展、提高工作效率提供有序服務的信息中心。檔案數字化作為企業的一項基礎工作及重要的信息資源，必然要求與目前企業現代化的管理相匹配，最大限度地為企業經營發展提供保障性服務，而且在經營生產活動中產生相應的經濟效益。檔案數字化建設的最終目的就是要滿足企業各方面日益增長的利用各類檔案信息的需要，切實加強數字檔案信息資源的合理配置和科學管理，使檔案信息資源實現系統化、網絡化，為企業實現精細化經營、精確化管理服務，這也是檔案數字化的基本工作目標。

二、積極發揮檔案數字化在企業改革和發展中的重要作用

揚州電信推進檔案數字化是在中國電信江蘇公司的統一部署和具體指導下開展進行的。數字檔案信息系統作為一個共享、溝通的平臺，已經成為企業戰略性資源中的一個不可或缺的環節。在檔案數字化管理系統中設置了與OA辦公自動化系統、計劃建設系統、合同管理系統等企業內網系統的接口與環路，通過檔案數字化的運用解決各分類數據的交換問題。這樣就更加能夠強化企業戰略性資源中的數據集成狀態，并能及時、有效地傳遞和利用各個性化系統中已存在的數字信息，通過檔案特有的分類與歸檔，集成為數字檔案信息化數據，從而充分發揮數字檔案的優勢，提高企業發展、管理決策等基礎性工作的時效。

檔案數字化為國有資產保值增值服務。國有企業改革是整個經濟體制改革的中心環節，深化企業改革是一個復雜而又艱難的任務。近年來國家推進通信行業重組和國有企業改制，直接引起企業資產與產權的變化。中國電信揚州分公司按照省公司要求，高度重視與資產管理密切相關的檔案集中收集和整理歸檔工作，對承接的聯通CDMA基站和公司所有房屋資產，全面建立健全了數字化檔案，在此基礎上強化管理，有效防范了國有資產的流失，同時利用數字檔案高效有序地與聯通、移動等通信運營商開展互聯互通工作，保障了國有資產保值增值，在這一過程中完整真實的數字檔案發揮了重要作用。

檔案數字化為市場運營發展服務。企業作為經濟建設的主戰場，實施檔案數字化管理既是企業信息化的必然要求，也是市場競爭的必然要求。中國電信揚州分公司把做好企業檔案數字化建設提高到為企業發展這個中心有效服務的高度，切實予以重視和推進。信息資源作為生產要素、無形資產和企業財富，與網絡、資金、資源同等重要，推進企業信息化，發展數字檔案，逐步建立并完善各類信息系統，在生產、經營、管理等環節深度開發并充分利用信息資源，提高競爭能力和經濟效益。檔案數字化是企業信息化的基礎工程，是企業戰略性資源的一個基本部分，它使得在網絡環境下產生的檔案信息資源處于一種流程整合和閉環管理的狀況之中，充分體現了檔案數字化作為資源的價值與意義。中國電信揚州分公司開發利用網上合同管理系統，同時對全區在用的各類協議進行了清理，重新規范了38種業務格式協議，并修訂合同管理流程，并將14項大類共52處風險點的預防和處理措施分解落實到相關部門各個環節。2009年共審查合同（協議）3756份，總價款3.87億元，全年未發生重大合同糾紛，圓滿實現了“以事前防范和事中控制為主，以事后補救為輔”的合同法律風險防范管理組織體系和建設目標，保障和促進了企業健康運營發展。

檔案數字化為企業科技創新服務。科技創新的特點在于繼承基礎上的突破，這種突破性的創新成果，是經過不斷積累的一系列過程而實現的。數字檔案是連接這個過程的載體，自主創新離不開借鑒檔案所提供的歷史資料。檔案信息是科技創新的誘因，豐富的科技信息有助于科研人員開闊眼界，激活思路，實現創新。揚州電信豐富的數字化檔案信息，為觸發科技人員創新靈感提供了非常有效的服務。僅僅2009年，揚州電信申報各類創新成果22項，獲國家專利3項，創新工作加分評定名列全省第一名。

企業是國家經濟運行的主體，國有企業是國民經濟的重要支柱，是國家加快經濟發展、推動科技創新的基本力量。為國有企業改革與發展服務，是檔案數字化工作服務于黨和國家工作大局的具體體現。中國電信揚州分公司在實踐中圍繞企業改革和發展這個重點，開展各種服務，全面推進檔案數字化工作，有效提升企業價值和核心競爭力。

三、重視解決檔案數字化帶來的新挑戰新問題

從檔案管理的角度看，檔案數字化信息平臺的著眼點是數據信息的交換與共享。資源的共享、快捷化的利用是檔案數字化的最終追求。在檔案數字化管理模式下，企業各類檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計、利用、編研、安全如何得到有效的保證，更好地為企業市場運營提供精細化和精確化服務，是檔案數字化建設需重點研究解決的問題。當務之急是要妥善解決好以下三個問題：

一要注重檔案數字化工作的標準化和規范化建設。在信息化條件下，由于計算機、網絡技術的普及應用和工作交往范圍更加廣泛，計算機管理軟件層出不窮，致使電子文件格式多種多樣。因此，要確保檔案數字化建設進程中電子文件、電子檔案的長久、真實保存和有效利用，必須注重加強對相關標準、規范的研究。這項工作需要廣泛的實踐和對方法、經驗的總結，企業檔案部門和信息化主管部門作為檔案數字化建設主力軍，肩負重任。

二要加強對數字檔案和紙質檔案管理方法的研究。電子文件和數字檔案管理相對于紙質文件管理來說是全新的模式，檔案行政管理部門和企業檔案部門應加強將對電子文件、電子檔案管理的政策、技術、方法、標準以及系統開發等方面的研究，以適應企業信息化的需求。同時不能忽視對原有紙質檔案的安全保管，要建立數字檔案與紙質檔案一致性保障措施，確保檔案的長期真實有效性，使企業檔案數字化建設健康發展。

三要高度重視信息化條件下數字檔案的安全。信息技術使得信息的利用更加方便的同時，也帶來信息的安全、保密、知識產權保護以及電子文件的永久真實保存等問題。檔案管理是企業信息化的重要組成部分，它關系到信息化后企業各種文件、數據、信息的最終歸宿和長期有效利用。信息化對檔案管理來說，既是促進，也是壓力。信息化推動檔案數字化管理系統的建立，將其整合在單位信息管理系統之中。但是，能夠符合、融入單位信息管理系統，又具有自身長久、安全保存歷史面貌的電子檔案管理，也是檔案信息系統建立和維護的難點。在企業信息化建設中要重視并加強對檔案信息的數據安全和管理,處理好檔案信息資源開發與創新管理中對電子文件數字檔案的安全和保護的關系。隨著電子文檔的逐步積累，要對安全保護與長久保存加以研究，包括數字檔案載體的異地安全保管體制、網絡傳遞與介質傳遞的電子文件歸檔系統等。

總之，數字化檔案作為企業重要的戰略性資源，應在信息化建設管理創新的同時充分利用信息技術的優勢，同步加大對數字檔案信息資源的開發和利用力度，以滿足企業生產、經營和管理等各方面的需要。加快檔案數字化建設的步伐，既是企業信息化建設的重要方面和完善企業檔案管理系統的必要保障，也是提升企業價值和市場競爭力的必由之路。