論推進檔案工作規范化標準化

□張 萍

實現檔案管理現代化，檔案工作的規范化、標準化操作是重要環節。在配備檔案工作各項硬件設施的同時，做好文書處理工作是實現檔案工作規范化、標準化的重要基礎工作。雖然文書處理工作與檔案工作有著不同的工作任務，相對獨立，但兩者又關系密切，文書是檔案的來源，檔案是文書的歸宿，兩者是文檔工作流程中緊密相關的工作環節。我們要將文書處理工作規范化、標準化與檔案工作規范化、標準化同行，在日常工作中，把好文書處理工作規范化、標準化的入口關，為實現檔案工作規范化、標準化的做好基礎工作。

一、搞好公文制發是推進檔案工作規范化、標準化的基礎

公文是檔案的前身，檔案由公文轉化而來，公文制發的水平，既決定公文本身的質量，也影響日后檔案的質量，決定了檔案工作規范化、標準化的質量問題。因此，在實際工作中，我們必須把握公文制發中的規范化、標準化問題，從而提高檔案實體質量，為實施檔案工作規范化、標準化管理打下牢固的工作基礎。

要提高公文制發的質量，應做好幾下幾點：一是公文用紙質量要好，紙張尺寸規格要統一、規范、標準，符合國家的有關規定。排版形式為橫寫橫排，左側裝訂。二是注意檢查制發公文是否履行了簽發手續，是否符合審批權限，公文標題是否準確，主送單位和抄送單位是否符合要求，落款是否與公文一致，有無日期等。三是公文字跡要牢固清晰，所用筆、墨符合要求，不論是草擬公文、繕印公文，還是做出的各種記錄、報表、簽字、批注等，都不應使用容易褪色的筆種、墨水和紙張，以保證字跡鮮明、清晰，以便于日后長久保管利用。四是公文的文種要合理，擬制格式要規范，行文簡稱符合規范，不使用不規范的字，有助于日后標準化、現代化檢索手段的實施應用。

二、實施“以我為主”的立卷歸檔原則是推進檔案工作規范化、標準化的關鍵

在實際工作中，經常會出現相近公文的重復與立卷組合的無序，這是阻礙檔案工作實現規范化、標準化的最大問題。實現檔案工作規范化、標準化的目標，就是要實現檔案保管利用價值的最大化和案卷完整化、檢索利用便捷化。要解決這一問題，就要實行“以我為主”的立卷歸檔工作則。“以我為主”的立卷歸檔原則，就是歸檔的文件以本單位形成的文件為主的原則，這既是我國文書立卷歸檔工作實踐中形成并堅持下來的一條原則，也是推進檔案工作規范化、標準化、現代化的一個重要原則。這一原則要求在檔案工作中，嚴格執行國務院辦公廳《不歸檔文件銷毀辦法》，并且注意解決好以下三個問題：一是要準確把握文件立卷歸檔的時效性。只有已完成現行文件階段任務的，才能對其予以立卷或歸檔，沒有完成的，則不能立卷或歸檔，不然將會給檔案管理造成無序和混亂。二是明確立卷歸檔的重點和進行合理的立卷分工。時刻在“以我為主”的原則指導下確立立卷歸檔的重點，在實際工作中要注意區分文件與資料，尤其是要注意區分在內容、形式和作用等方面有相似之處的文件資料的差別，對于具體問題進行具體分析，從而減少檔案管理中的重復度和信息冗余度，進一步提高檔案利用的效率、效果。三是要注意有效地維護全宗的完整性。我們在堅持“以我為主”歸檔原則的前提下，在歸檔工作中要掌握重點，分清主次，不要把不需歸檔的文件也整理歸檔。同時，也要注意防止應歸檔文件的流失。尤其要注意立卷過程中，要把同類且具有內在聯系的文件材料組合在一個卷內，保持同一問題的完整性，使之能夠反映一個問題的全部處理過程，在提高檔案利用價值的同時，使立卷歸檔后所形成的檔案的完整，也可為檔案工作的規范化、標準化奠定堅實的基礎。

三、提高案卷質量是推進檔案工作規范化、標準化的保證

工作實踐證明，案卷材料收集的完整性決定和影響著檔案價值，而立卷方法與案卷裝訂質量又是決定和影響檔案工作規范化、標準化質量的具體操作性因素。所以，我們在推進檔案工作規范化、標準化的工作進程中，不但要注意解決好立卷方法問題，使之有利于檔案標準化管理中的分類和檢索，同時要注意解決好案卷裝訂質量問題，使之有利于檔案的規范化管理。