淺談信息時代高校檔案人員應具備的業務素質

□戚 艷

計算機技術、網絡通訊技術的迅猛發展及廣泛運用，對高校檔案工作提出了更高要求。高校檔案工作要適應新形勢，融入信息社會，就必須加快檔案信息化建設步伐，培養和造就一批高素質的業務人才。

一、高校檔案管理人員業務素質的現狀

教育部第27號令更加突出了檔案管理人員的現代化管理技術能力。隨著檔案管理由封閉型向開放型、服務型轉變，以往那種“倉庫保管員”式的檔案管理模式已很難適應新形勢、新情況的要求。高校檔案工作者業務素質的現狀與信息時代要求的差距日益顯現。一是缺乏愛崗敬業的職業信念。由于物質條件、收入水平與其他一些行業相比差距較大，部分檔案管理人員思想觀念發生了動搖，不安心于檔案工作，行為出現了懈怠。二是人員結構不合理、知識結構老化、安于現狀不思進取和信息開發手段落后等問題，阻礙了高校檔案工作的創新發展。三是檔案工作急需的檔案學專業、計算機專業的人才很少，大部分檔案工作人員只受過在職培訓，且受訓時間不長。四是大部分高校檔案工作人員還停留在文書檔案的錄入、電子檔案的接收、文件材料的查找等初級階段，信息資源開發利用的能力較差，懂得深層次文獻信息資料開發及計算機應用等現代化技術的人員很少，對如何運用網絡更好地為學校和社會服務研究的更少。

二、信息時代高校檔案管理人員應具備的業務素質

1、良好的職業道德

高校檔案工作者要增強職業道德觀念，提高職業道德修養，具體內容包括：第一，必須熱愛檔案事業，忠于職守。高校檔案是學校的一筆寶貴財富，檔案工作者要把歷史中形成的、具有保存價值的檔案收集全、整理好、保管好，為學校和社會各項建設事業做好服務。第二，必須具有嚴謹的工作作風。檔案工作是一項專業性、科學性、技術性很強的工作，工作者要有嚴肅認真的工作態度和一絲不茍的工作作風。第三，必須有無私奉獻的精神。檔案工作是一項平凡清苦的工作，檔案工作者應具有默默無聞、耐得住清貧和寂寞的無私奉獻精神。第四，必須有熱情服務的態度。檔案工作具有管理和服務雙重職能，其服務職能又主要體現在檔案信息資源的提供和利用上，檔案工作者要積極主動地為各界提供優質的服務。第五，必須有較強的保密意識。必須嚴格遵守《保密法》的有關規定，在檔案交接和借閱上要嚴格履行審批程序，嚴禁私自外借檔案，確保檔案材料在傳遞、交接和使用過程中的安全。

2、開拓創新的理念

創新是社會發展的不竭動力。長期以來，高校檔案工作處于相對封閉滯后的狀態，檔案工作位置的后端性和檔案作用的漸顯性，使得檔案工作者的視野、思維容易受到制約。要實現思想觀念上的大轉變，就要大力倡導改革創新的精神，用新的視野、新的思路，解決新問題，擔負起推進高校檔案事業持續健康發展的歷史使命。要改變“守攤看點”的倉庫保管員的思維方式，在服務大局中找到自己的位置，發揮獨特作用，提高自身的價值。

3、深厚的專業理論知識

檔案工作者必須系統學習檔案專業知識，以及計算機輔助檔案管理等應用學科的知識，并堅持理論聯系實際，在實踐中探索總結歸檔文件管理方法、檔案著錄方法、排卷方法和電子文件歸檔方法等，運用科學的理論和方法，對檔案的收集、整理、編目、保管、鑒定、統計和提供利用等各個環節實施科學化、規范化管理。

4、較強的信息技術應用能力

互聯網和現代化辦公設備在高校檔案工作中的廣泛應用，要求檔案工作者須具備信息資源的收集、加工、傳播和網絡服務等方面的能力，這些能力的掌握對于推動檔案工作更好服務于高校中心工作至關重要。

5、扎實的語言文字功底

檔案管理的過程同時也是研究檔案利用價值的復雜勞動過程。因此，檔案工作者應具有較高的語言文字能力。如學校檔案的文件匯編、大事記、卷案介紹、組織沿革、檢索工具、科研匯編、數字匯編等，要求文字簡潔、表達確切、通俗易懂、敘述規范，這沒有一定的語言文字基礎是很難完成好的。

面對社會信息化進程加快，面對高校教育改革的新形勢，高校檔案工作者要有緊迫感。對自己要高標準、嚴要求，努力學習，勇于實踐，努力提升服務能力，擔負起作為文化繼承者、科學知識傳播者和歷史事實維護者的重大責任。