淺談工程竣工檔案的價值與作用

胡 煉

(四川電力設計咨詢有限責任公司，四川 成都 610016)

隨著工程建設管理和工程總承包業務的深入開展，國家和行業已認識到工程竣工檔案的價值與作用，對工程檔案的規范程度也在逐漸完善。作為檔案管理人員,應進一步解放思想、實事求是、改革創新，把握檔案管理技術的發展規律，使工程檔案管理水平躍上新臺階。

“三分看實體、七分看檔案”、“安全一票否決制、質量終身負責制”，各單位已充分認識到工程實體建設的重要性，但對工程竣工檔案的作用仍認識不足，責任不清，檔案管理實行過程控制的力度不夠，工程檔案的質量仍令人擔憂。為此，我們認真分析本公司工程竣工檔案管理中的薄弱環節，找對策，改進工作思路和方法，使公司工程竣工檔案得以順利移交，并在同行業中樹立良好的口碑。

1 分析檔案管理現狀，找出存在的主要問題

⑴ 重視工程實體建設，對竣工檔案及檔案管理工作的重要性認識不足，對于檔案工作的人力、物力投入不夠，工程檔案電子化進程較慢，工程檔案管理工作未全面納入公司工作的議事日程。

⑵ 項目經理及設總是工程檔案歸檔的第一責任人，其領導作用未能充分顯現，《項目竣工檔案管理實施細則》及《設計計劃大綱》亦未全面發揮其指導作用，后補現象時有發生。

⑶ 檔案管理應貫徹工程建設的始終，文件的收集是關鍵

竣工檔案應真實地反映工程建設實際。后補檔案現象是一大隱患。需進一步重視工程前期文件、質量監督檢查文件、隱蔽工程記錄、竣工驗收文件、設計變更文件、重要合同協議等重要文件的及時形成和收集。

⑷ 文件流轉不暢通，要求加曬圖紙和復制文件的情況時有發生

由于工程建設參建單位及設計專業較多，文件圖紙及互提資料在內內、內外間流轉通道欠通暢。有時會出現不知圖紙和文件到了哪個地方的情況，任一環節稍一疏忽，運轉至中途可能會停滯不前，竣工檔案的完整性也會大打折扣。

⑸ 檔案工作思路需要轉變，人員素質需進一步提高

在信息時代，檔案機構的社會角色發生了重大變化，其功能由傳統的以檔案實體管理為中心轉變為以檔案信息為中心、從能存取信息轉變到能選擇信息的全方位管理模式?！昂喕怼⑸罨瘷z索”是當今檔案工作工作重點，要在文件的收集和文件的真實性、可靠性、完整性兩方面多下功夫。

2 改進措施

⑴ 建立健全工程檔案管理體制及檔案管理網絡體系，確保竣工檔案管理工作分工明確、責任到人 。

進一步建立完善公司檔案管理網絡系統，工程竣工檔案實行公司級、項目級矩陣式綜合管理。對于工程總承包及項目管理、發輸變電工程勘察設計配備專職的檔案管理人員，一對多地催歸，項目經理及設計總工程師(以下簡稱設總)、各專責工程師及專業主設人是項目級檔案責任人。

⑵ 進一步完善檔案管理制度，規范公司的檔案工作行為。

公司制定了《電力工程科技文件材料立卷歸檔及管理規定》及《文件控制程序》，明確項目經理及工程設總、專責工程師及專業主設人、卷冊負責人、各專業主任工程師、檔案人員的檔案管理職責，分工明確，并確定了各階段紙介質成品檔案及電子檔案、工程原始檔案的立卷歸檔內容和范圍。同時嚴格執行歸檔獎罰制度，檔案人員每半年對成品紙質文件、電子文件、原始文件的歸檔情況進行清理，對于逾期未歸檔者及時發放催歸通知，勒令在規定時間內歸檔齊全，否則處以適當的經濟處罰。由于制度完善、職責清晰、獎罰分明，公司工程成品檔案、原始檔案、電子檔案的歸檔率達98%以上，成品優良率100%。

⑶ 精心策劃，檔案計劃與工程策劃同步進行，竣工文件的進度及質量始終處于受控狀態。

《工程總承包及項目管理實施計劃》及《設計計劃大綱》是項目策劃的依據性文件，同時明確工程成品、原始文件材料、電子文件的歸檔內容、歸檔要求及責任人。在建設全過程中，檔案人員根據策劃的要求，分階段、有計劃、有目的地進行檢查落實，監督和指導設計文件的形成、收集和歸檔。

⑷ 充分發揮檔案人員的監督指導作用，嚴把歸檔文件審核關，主動樹立以顧客為關注焦點的服務理念 。

工程告一段落后，檔案人員主動聯系工程項目經理(設總)、各專責工程師及專業主設人，實行主動催歸，在接收歸檔時，對文件的標識、簽署等不齊全、不完整、不正確的及時加以修改，特別重視工程前期依據性文件、各階段審查批復、隱蔽工程驗收文件、質量監督檢查文件、各專業計算書、勘測原始記錄、設計變更通知單、竣工驗收文件等重要文件的收集，檢查其執行情況是否閉合，不能留下遺留問題。

以顧客為關注焦點是我們始終不渝的服務理念。在檔案的整編方面，特別是移交運行單位的文件，如竣工圖等，檔案人員主動與運行單位檔案人員聯系，取得該工程的目錄號，遵照《供電企業檔案分類表(6～9大類)》的分類規則進行分類編號，案卷分類合理，保管期限劃分正確，運行單位收到竣工文件后，可立即上架保存，確保了工程竣工檔案的完整、準確和系統。在四川省電力公司系統內，我們獨樹一幟，深受好評。

⑸ 電子檔案。

由于業主、上級主管部門及合同要求須提供前期文件及竣工圖等電子文件，檔案人員首先對照檢查電子文件與紙介質文件是否齊全完整、內容是否保持一致、能否正確輸出等，確認正確后將圖紙制作為*.PDF文件，刻錄為只讀光盤。并將文件目錄、非通用性形文件和軟硬件支持性文件一并刻入，以確保電子檔案能被計算機正確識別、運行。

⑹ 加大檔案管理人力、物力及財力的投入，提高檔案資源的信息化建設速度。

檔案資源信息化相對于檔案傳統管理而言，具有檔案信息系統化、定量化、信息化、智力化等諸多優勢，可以發揮其千方百計地保護好各類檔案實體、最大限度地延長檔案壽命以及迅速準確地檢索和利用二方面的作用。

但信息資源的開發利用，離不開設備、軟硬件、專責人員等的投入，前期數據庫的建立也是非常之緩慢，利用效果不能馬上顯現。各單位應充分認識到信息時代檔案實行現代化管理的先進性和事半功倍利用效果，充分利用各單位信息管理平臺，檔案資源按工作流程自動流轉，信息資源自動歸檔，各終端有權限地在線檢索和利用，實現檔案工作迅速快捷為生產服務的最終目的。

3 結語

工程竣工檔案是鑒定項目質量的重要憑證，是項目投產后運行、維修、管理、改擴建的重要依據。國家重大建設項目竣工檔案專項驗收辦法的實施，竣工檔案在工程達標投產、創優質工程等各項活動中權重越來越大，其重要性不言而喻。各單位應將檔案管理工作納入工程設計及項目建設管理程序，與項目建設實行同步管理，協調配合、共同努力，方能確保竣工檔案的完整、準確和系統。