館藏地方報紙索引題錄數據庫建設探討*——以《海南日報》資料索引題錄數據庫為例

傅白云

（海南師范大學圖書館，海南 海口 571158）

當今時代是飛速發展的信息時代，各行各業都離不開信息。各種數據庫的出現為人們獲取信息提供了便捷的途徑。隨著互聯網技術在圖書館中的廣泛應用，越來越多的圖書館加入了電子數據庫建設的浪潮中，特別是地方特色數據庫的建設呈現出欣欣向榮的景象。

《海南日報》作為中共海南省委機關報，經過多年發展創新，現已成為海南省最具權威、覆蓋面最廣、讀者最多、實力最雄厚的報紙。《海南日報》除了報道國內新聞、國際新聞、體育新聞、娛樂新聞外，還刊登了海南省內具有獨特濃郁地方特點的新聞，非常受讀者歡迎。開發《海南日報》信息資源，建立《海南日報》資料索引題錄數據庫，為讀者提供快捷的信息服務，十分必要。

1 報紙的特點和價值

報紙是以國內外社會、政治、經濟、文化等新聞為主要內容的散頁的定期出版物，是人們獲取信息的主要渠道之一。

報紙所刊登的新聞消息、調查報告、法律法規、公告、廣告等信息，內容翔實，豐富新穎，具有較高的參考價值和史料價值。及時性是報紙區別于書刊的最主要特征，當天的國內外政治、經濟、社會情況在當天或次日的報紙上就能得到反映。內容豐富是報紙的第二個特征，報紙能及時捕捉社會經濟活動中的瞬息萬變的信息，并按輕重緩急迅速公布于眾，成為社會經濟運行的“晴雨表”和“指示器”。報紙的第三個特征是能體現信息傳播的連續性和完整性，即對事物從發展到結果都作跟蹤報道。從信息交流的總過程看，報紙的缺點是材料分散、知識不系統、信息分布較零亂，也是一種較難以保存和積累的文獻。目前，解決報紙信息查閱的途徑有三條：第一是電子化，出版報紙的光盤版和網絡版，既能增加信息儲存量，又便于查找；第二是利用剪報，將濃縮了的、準確的信息提供給用戶；第三是編制報紙索引，完善檢索系統。

為了便于讀者利用圖書館的館藏舊報紙，大多數圖書館建立了報紙全文數據庫或書目數據庫。海南師范大學圖書館（以下簡稱我館）收藏了從創刊至今（有些殘缺，有些是復印件）的《海南日報》，為解決報紙“藏”與“用”的矛盾，開發我館館藏《海南日報》，建立《海南日報》資料索引題錄數據庫，已是當務之急。可喜的是《海南日報》索引題錄數據庫建設于2010年得到海南省教育廳的資助而立項，計劃用兩年時間完成《海南日報》（1950—1970）資料索引題錄數據庫建設工作，從而為讀者查閱《海南日報》提供方便。

2 建立館藏地方報紙索引題錄數據庫的意義

如前所述，編制和出版報紙索引，是解決報紙信息查閱的重要途徑之一。《人民日報索引》、《光明日報索引》、《解放軍報索引》、《文匯報索引》、《復印報刊資料索引》等的編制以及部分報紙全文數據庫的建設，從某種程度上提高了報紙的利用率。圖書館作為文獻資源的服務單位，也加入了編制報紙索引的行列。首都圖書館編制的《北京地方文獻報刊索引》、山東省圖書館編印的《全國主要期刊重要資料索引》、上海市報刊圖書館編印的《全國主要期刊資料索引》和上海圖書館編印的《全國報刊索引》，是我國圖書館界較早編制的報紙索引。1998年，廣東省立中山圖書館為了搶救館藏報紙，用縮微技術把新中國成立前廣東省出版的報紙全部數字化，建立了報紙全文數據庫。可見，圖書館開展報紙索引及建庫工作，不但起到了保護館藏紙質報紙的作用，而且有利于讀者的利用。

2.1 保護館藏紙質報紙

很多圖書館館藏的舊報紙由于時間久遠，加上保存條件的限制，紙張已老化發脆。如《海南日報》作為海南省的黨報，于1950年5月創刊，經歷了多次停刊、復刊，珍藏著大量的有關海南的地方建設與發展信息，這些信息具有極高的情報價值和史料價值，是其他類型的地方文獻所無法取代的。我館雖然收藏了比較完整的《海南日報》（1950—1970），但經歷了幾十年的風化，紙張已出現脆裂現象。因此，建立《海南日報》（1950—1970）資料索引題錄數據庫（它的條目包含有出處、題名、作者、館藏等），對讀者所要查找的資料進行指向和示址，減少讀者對報紙的翻閱，既是對館藏《海南日報》的保護，也是對海南歷史文化的保護。

2.2 有利于讀者的利用

圖書館“收藏”的最終目的就是為了“利用”。近年來，隨著人們保護文化遺產意識的增強，為了保護館藏舊報紙，很多圖書館無法為讀者提供館藏舊報紙的借閱服務，這給為了查找報紙的讀者帶來了很多的不便。因此，只有有效開發報紙文獻資源，才能解決報紙的 “利用”問題。《海南日報》（1950—1970）資料索引題錄數據庫的建立，就是對《海南日報》（1950—1970）所有信息進行指向和示址，它在保護報紙的同時，大大地節省了讀者查找資料的時間，達到“藏”與“用”的有機統一，為讀者研究海南某一時期的歷史，撰寫方志、報史、學術著作等提供了有效的幫助。

2.3 在網絡環境下更好地為讀者服務

傳統報紙索引和報紙數據庫應是開發利用報紙的主要形式。隨著計算機的普及和網絡的發展，建立網絡報紙索引數據庫，使讀者通過電腦就能查閱自己所需要的資料，是現代報紙索引數據庫建設的最大目的。根據我館的辦館條件，目前我館還難以開展全文報紙數據庫的建設工作，但建設索引題錄數據庫，讓讀者能在網絡上通過該庫查閱所需資料，是一種比較明智的選擇。建設 《海南日報》（1950—1970）資料索引題錄數據庫，可以彌補傳統報紙索引的不足，讓更多的讀者通過網絡利用報紙索引數據庫。

3 建設數據庫的具體思路

3.1 報紙索引題錄數據庫條目收錄的范圍

報紙是以報道時事、政治、經濟、社會新聞為主，兼有公告、廣告等其他內容，涉及的范圍十分廣泛。 我館館藏《海南日報》（1950—1970），主要內容反映了新中國成立后海南的經濟、政治、文化和社會生活各方面的沿革，其中記載著大量的重要歷史資料，對人們研究歷史、文化、工農業的發展都有重要的參考價值。如早期的一些土地公告等，對解決現在單位或私人之間的土地糾紛起著法律證明的作用。這些舊報紙除了報道海南本地信息外，還根據當時國際、國內的形勢，對國內外其他地方的消息也作了相關的報道，大多數信息與海南有著或多或少的聯系，對研究當時的形勢有很大的參考價值。 因此，《海南日報》（1950—1970）資料索引題錄數據庫，將收錄《海南日報》上刊登的包括廣告、公告等所有信息。這種內容廣泛的索引題錄數據庫，可為讀者的業務研究、撰寫著作等提供全面的參考。

3.2 報紙索引題錄數據庫的庫結構

報紙與圖書不同，報紙索引題錄數據庫建設的主要目的是為讀者指引查找報紙，所以建立數據庫時要體現出讓讀者方便快捷地找到所需文獻資料的目的。我館將利用ASP程序開發 《海南日報》（1950—1970）資料索引題錄數據庫，設有題名、作者、時間、版次、館藏地點等外部特征字段（由于我館收藏的報紙有一部分是復印報紙，所以，加設 “備注”字段，并注明是“原報”或“復印”。）和關鍵詞、分類號等內容特征字段。

3.3 報紙文獻索引題錄數據庫的著錄標引規則

對報紙條目的著錄、標引等，可以根據文獻情況進行實錄。鑒于讀者對分類體系和分類方法的不熟悉，筆者建議分類標引只依據《中圖法》進行二級分類，以體現資料著錄的完整性。由于讀者查閱舊報紙資料帶著許多未知條件，所以“關鍵詞”將是讀者查閱舊報紙的主要特征，關鍵詞著錄要具體、統一，做到利用某一關鍵詞檢索就能找到一個專題方面的文獻資料，使報紙索引數據庫發揮其應有的作用。因此，在著錄前，要制定統一的關鍵詞標引規則，如對人物、地區名、機構、會議、文件、文化事業和文化活動、文學藝術作品、醫藥衛生、體育、科學技術、廣告、公告等都應制定統一的專有名詞，使每一個專有名詞下屬的資料形成一個專題。如在《海南日報》（1950—1970）資料索引題錄數據庫中，我們應制定 “馮白駒”、“海口”、“華僑”、“土地改革”、“防旱抗旱”、“公告”、“春耕”、“抗美援朝” 等關鍵詞，并且做到將每一個類的類名都設為關鍵詞，讓讀者能一次檢索出同一專題的文獻資料，提高查全率。

3.4 檢索頁面的設計

現在很多學術數據庫的檢索頁面都設有初級檢索、高級檢索、跨庫檢索等檢索途徑。單種報紙索引數據庫的字段內容并不復雜，從我國已建成的報紙索引數據庫來看，讀者都能快速簡單地從日期、題名、作者、版次等報紙外表特征進行檢索。《海南日報》（1950—1970）資料索引題錄數據庫，也應設有日期、題名、作者、版次等報紙外表特征檢索途徑。為了給讀者一個更直接的視覺，數據庫的檢索頁面將在左邊設置《海南日報》發展歷程介紹欄目，右邊提供檢索途徑。最直接的檢索途徑是時間檢索，如讀者可通過“年”、“月”、“日”的選擇檢索報紙。“日”的檢索采用日歷的格式，讀者直接點開就可以查閱當天的報紙目錄。接著提供 “題名”、“作者”、“關鍵詞”、“分類號”等檢索方式。整個檢索頁面做到簡單明了，方便讀者的檢索利用。

4 結束語

有人說過“報紙文獻是全社會的檔案”，那么地方綜合性報紙就是一個地方的檔案。為了讓零散的報紙得到充分的開發利用，在沒有條件建設報紙全文數據庫的情況下，建設報紙索引題錄數據庫，同樣能提高報紙的利用率，為讀者指引查閱的方向，使館藏地方舊報紙服務于地方經濟建設，同時也使館藏舊報紙得到應有的保護。

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