關(guān)于《歸檔文件整理規(guī)則》的細(xì)化與補(bǔ)充的若干建議

趙勇強(qiáng)

（黑龍江省人才中心 黑龍江 哈爾濱 150009）

《歸檔文件整理規(guī)則》以“簡(jiǎn)化整理、深化檢索”為宗旨，從機(jī)關(guān)檔案工作的實(shí)際出發(fā)，適應(yīng)檔案管理合作化的需要，對(duì)傳統(tǒng)的歸檔文件整理方法“立卷”進(jìn)行了改革，推行文件級(jí)整理，大幅度地簡(jiǎn)化整理工作的手工操作。在我省通過(guò)近幾年的實(shí)踐，收到了很好的效果，但是也發(fā)現(xiàn)了《歸檔文件整理規(guī)則》不盡完善之處,《歸檔文件整理規(guī)則》還有一些需要細(xì)化和補(bǔ)充的內(nèi)容。按照“簡(jiǎn)化整理、深化檢索”的宗旨，對(duì)《歸檔文件整理規(guī)則》需要細(xì)化和補(bǔ)充的內(nèi)容，談一下自己的想法。

1、盒號(hào)的編寫方法

《歸檔文件整理規(guī)則》規(guī)定：“盒號(hào)即檔案盒的排列順序號(hào)，在檔案移交進(jìn)館時(shí)按進(jìn)館要求編制?！薄兑?guī)則》中并沒(méi)有提出盒號(hào)的編寫方法。通過(guò)這幾年的歸檔文件整理工作實(shí)踐，發(fā)現(xiàn)檔案盒號(hào)在機(jī)關(guān)檔案室保存和管理檔案過(guò)程中也是非常必要的。在檔案盒上填寫盒號(hào)可以方便檔案盒的調(diào)出歸還的順利到位，又可以很輕松的統(tǒng)計(jì)出檔案室室藏檔案盒的總數(shù)，并且對(duì)檔案倒庫(kù)提供便利。

盒號(hào)的編寫方法可以仿照以前立卷時(shí)案卷號(hào)的編寫方法，采用分保管期限多年大流水的編寫方法，即在每個(gè)保管期限下，所有的檔案盒統(tǒng)一編寫一個(gè)流水號(hào)，這樣就產(chǎn)生3個(gè)流水號(hào)，3個(gè)保管期限的最后一個(gè)檔案盒號(hào)相加，就是檔案室室藏檔案的盒數(shù)，為檔案室室藏檔案的統(tǒng)計(jì)工作提供了方便。

檔案盒號(hào)的填寫。由于檔案盒號(hào)在進(jìn)館時(shí)可能要重新填寫，所以在檔案室時(shí)盒號(hào)應(yīng)該使用鉛筆填寫，以便進(jìn)館有變動(dòng)時(shí)更改。

2、歸檔章的修訂

《歸檔文件整理規(guī)則》規(guī)定的歸檔章是6項(xiàng)：全宗號(hào)、年度、保管期限、室編件號(hào)、館編件號(hào)、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）項(xiàng)。建議加上頁(yè)數(shù)項(xiàng)、盒號(hào)項(xiàng)?？梢栽谡{(diào)還歸檔文件時(shí)，為確認(rèn)歸檔文件的頁(yè)數(shù)是否夠，就要查找歸檔文件目錄，來(lái)查這件歸檔文件的頁(yè)數(shù)。如果在歸檔章上設(shè)有頁(yè)數(shù)項(xiàng)，歸檔文件上可以查到這件歸檔文件的頁(yè)數(shù)，就可以免去查找歸檔文件目錄這一程序，使檔案工作人員調(diào)還檔更加快捷。歸檔章上加上盒號(hào)項(xiàng)，也是為了歸檔文件可以按歸檔文件上盒號(hào)項(xiàng)的標(biāo)識(shí)，更快地歸在其所在的檔案盒中；另一方面也是要使檔號(hào)章的項(xiàng)目是雙數(shù)，以便歸檔章格式更美觀。

全宗號(hào) 年度室編件號(hào) 館編件號(hào)保管期限頁(yè)數(shù)機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）盒號(hào)

《歸檔文件整理規(guī)則》規(guī)定的歸檔章是空白的6個(gè)空格，是要求檔案號(hào)要熟記這6個(gè)空格所代表的6個(gè)歸檔章項(xiàng)目，這點(diǎn)對(duì)于新檔案員和查檔利用者是個(gè)難點(diǎn)。因?yàn)闅w檔章中的全宗號(hào)、年度、室編件號(hào)，以及建議要加上的頁(yè)數(shù)和盒號(hào)等項(xiàng)都是以數(shù)字形式出現(xiàn)的，容易產(chǎn)生混淆。建議歸檔章的樣式設(shè)計(jì)成現(xiàn)有格數(shù)的雙倍（如圖所示），即將歸檔章各項(xiàng)目名稱也在歸檔章上體現(xiàn)出來(lái)，后面的空格填寫歸檔章各項(xiàng)目的具體內(nèi)容，這樣，即使是新檔案員及查檔利用者也能對(duì)歸檔章的內(nèi)容就一目了然。

3、簡(jiǎn)化分類層次

《歸檔文件整理規(guī)則》規(guī)定“歸檔文件可以采用年度—機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）—保管期限或保管期限—年度—機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）等方法進(jìn)行分類”。由于分類方法也是檔案實(shí)體的排列順序，為了使檔案在實(shí)體上按保管期限先分開，以便可以針對(duì)不同期限的檔案采取不同的保管措施，并且分開期限保管也對(duì)到期檔案鑒定和檔案的移交進(jìn)館帶來(lái)方便。所以分類方法應(yīng)該采用保管期限—年度—機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）這種方法。另外是否分到機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）這第3個(gè)層次，也可以根據(jù)立檔單位的具體情況決定。如果立檔單位每年歸檔的文件不到100件，按3個(gè)期限分開，每個(gè)期限下只有30多個(gè)歸檔文件，完全沒(méi)有必要再按機(jī)構(gòu)或問(wèn)題分開，在現(xiàn)有的利用歸檔文件目錄查找歸檔文件，很容易在一個(gè)期限內(nèi)從30多個(gè)歸檔文件中找出所有查詢的歸檔文件。所以建議每年歸檔100件以內(nèi)或10盒檔案的立檔單位可以只分類到第二個(gè)層次，即每個(gè)歸檔年度下的檔案按照3個(gè)保管期限分開即可，不用再按機(jī)構(gòu)或問(wèn)題分開排列，。這樣可以最大程度地簡(jiǎn)化整理工作。

4、簡(jiǎn)化歸檔文件的排列方法

《歸檔文件整理規(guī)則》規(guī)定：“歸檔文件應(yīng)在分類方案的最低一級(jí)類目?jī)?nèi)，按事由結(jié)合時(shí)間、重要程度等排列。會(huì)議文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等成套性文件可集中排列”。為了進(jìn)一步達(dá)到簡(jiǎn)化整理的宗旨，可以在原則上規(guī)定：除特殊情況外，排列可以在分類最低一級(jí)類目?jī)?nèi)只按時(shí)間順序進(jìn)行排列，這樣可以最直觀判定歸檔文件之間的排列順序。另外也要遵循歸檔文件在文書處理階段排列習(xí)慣，如廳字的文件和廳辦字的文件，在文書處理階段是按各自的文件字號(hào)順序分開排列的，在歸檔文件整理排列，同一期限下的廳字文件和廳辦字文件可以按原來(lái)的順序排列，先排廳字文件，再排廳辦字文件，來(lái)編排件號(hào)，可以最大限度地減少歸檔整理工作量，達(dá)到簡(jiǎn)化整理的目的。

5、歸檔文件目錄的細(xì)化

為了查找迅捷，可以對(duì)歸檔文件目錄做進(jìn)一步的深化檢索設(shè)計(jì)。一是在封面和目錄之前加上目次，歸檔文件目錄編寫頁(yè)號(hào)，將每一個(gè)機(jī)構(gòu)項(xiàng)（或問(wèn)題項(xiàng)）所在的歸檔目錄中的首頁(yè)頁(yè)號(hào)，在目次中標(biāo)明，這樣在查找某一機(jī)構(gòu)項(xiàng)（或問(wèn)題項(xiàng)）時(shí)，可以通過(guò)目次，直接翻到該機(jī)構(gòu)項(xiàng)的第一頁(yè)，達(dá)到查找迅捷的目的。二是在歸檔文件目錄表格的左上肩加上保管期限項(xiàng)，右上肩加上機(jī)構(gòu)項(xiàng)（或問(wèn)題項(xiàng)），這樣在查到所要找的歸檔文件時(shí)，所需要的3個(gè)檢索項(xiàng)，保管期限、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）、件號(hào)可以在一頁(yè)歸檔文件目錄上體現(xiàn)出來(lái)，可以更加方便地查詢到檔案實(shí)體。