淺析高校辦公自動化

朱獻，林雷

（溫州醫學院，浙江 溫州 325035，1.網絡與信息中心；2.高教研究所）

·高教研究·

淺析高校辦公自動化

朱獻1，林雷2

（溫州醫學院，浙江 溫州 325035，1.網絡與信息中心；2.高教研究所）

高校辦公自動化；數字校園

辦公自動化興起于20世紀50年代的美國等西方國家，70年代獲得快速發展[1]。在我國，辦公自動化技術在上世紀70年代傳入，80年代起步，90年代以后逐漸發展成熟。隨著高等教育的快速發展，辦學規模的日益擴大，辦公需求的不斷變化，不斷有新情況、新問題出現，如何保障辦公自動化體系的順利運行，如何規劃辦公自動化信息的發布與傳遞，已成為高校辦公自動化系統必須解決的問題。一些領導思想觀念過于陳舊，該如何去尋求有效途徑解放思想，推進無紙化辦公；在現行的教學管理模式中，又該如何凝練精華、積累經驗，向智能化、綜合化方向發展；實現無紙化辦公又該如何實施信息化管理等，這些問題都迫切需要我們予以解決。

1 高校辦公自動化的現狀

一份針對全國101所高校辦公整體情況的調查顯示，基本使用傳統方式占8.5%；使用辦公自動化系統，但以傳統方式為主占45%；主要使用辦公自動化系統占38.8%；基本實現無紙化辦公占7.8%[2]。可以看出90%的高校實施辦公自動化建設，基本實現辦公無紙化的高校不到10%。

另一份重視情況調查顯示，高校領導對辦公自動化建設非常重視占25.7%，比較重視占36.8%，一般占36.4%，不重視占4.9%，不清楚占6.3%[2]。認為高校辦公自動化系統建設“目前可以實現”的占40.3%，“暫時不能實現”的占57.5%，“不可能實現”的占2.0%，對使用辦公自動化系統前景的看法分歧較大。

這說明無紙化的任務仍相當艱巨，可以看出校領導對辦公自動化系統的建設比較重視，但對于應用推廣重視不夠，導致辦公化系統得不到應用，沒有發揮應有的效益。

2 高校辦公自動化的優勢

建立一套完整的高校辦公自動化系統，可實現各種業務信息的整合，簡化流程，易于操作，信息數據實時同步；可免去辦事過程中奔波、等待之苦，消除公文在辦事過程中“長途旅游”的現象，可提高工作效率、提升管理水平；可使管理人員從繁鎖的事務中解放出來，有更多的時間和精力去研究學校其他方面的規劃和發展。

辦公自動化系統的建立為全校師生上網提供便利，特別在信息查詢、資料下載、業務受理、公告發布、科研申報及審核等教學、科研與管理方面尤為顯著。實現辦公自動化后，業務流程還可以再次遞交、審批、通過，增強它的靈活性和機動性，辦事過程快速高效。信息公告一旦發布，系統會自動監督每個環節并備案，從而實現“陽光操作”，將辦公流程規范化、透明化。同時，紙張使用減少，降低了辦公費用，節約了行政開支。

為此，不少高校紛紛打造“數字校園”，引進先進的科學技術，把現代化辦公與數字校園結合起來，構建一個現代化的辦公體系，提高辦事效率和管理水平，推進教育系統的現代化建設。

3 阻礙高校辦公自動化建設的主要因素

3.1 籌備階段，思想觀念認識不足 部分領導的思想觀念與思維方式過于陳舊保守，一種是“為建設而建設”，管理者對建設目的認識不到位，以任務方式完成，盲目上硬件，事后不聞不問也不去管理；另一種是高校辦公自動化停留在本單位、本部門的辦公，僅依靠計算機實現單機版的管理服務和局域網的平臺架設維持，技術過于局限，缺乏互聯網的全局設想，缺少與業界的相互溝通交流。

有些管理者習慣傳統的手工辦公方式，不遵守自動化辦公要求，降低了辦事效益，使員工工作量大大增加。有些管理者隨機采取半自動化半手工的管理方式，以自己工作熟悉度為中心來辦公，如某一程序懂就采用辦公自動化，不懂就手工操作，這會給其他辦公使用者帶來極大阻礙，造成文件不配套，數據不完整，前后不銜接，備案不規整，修改更繁瑣等，增加了工作量。甚至還有些管理者缺乏必要的技術知識，對系統操作存有嚴重畏懼感，故出現部分管理者缺乏全局觀念，消極對待該系統的建設。種種落后的思想觀念，拖累了高校辦公自動化系統的建設和發展，降低了辦事效率。

3.2 建設階段，忽視統籌規劃 目前，一些高校在各自的部門、機構、系統領域里，已先后安裝使用了各種適合自身發展需要的辦公軟件，在一定程度上提高了工作效率。但這些辦公軟件只針對該部門單方面的內部事務的處理，在面向全校系統或更廣泛教育領域的推廣使用時，出現系統使用標準不一、各自為政、難以集成等眾多問題，導致信息孤立，無法實現協同工作，尤其是信息傳遞和工作流程上存在阻礙，制約著整體辦公效率的提高和業務拓展，使高校現代化管理和辦公效率難以上新臺階。

3.3 運營階段，技術缺乏、管理懶散 由于高校辦公自動化理論和相關技術在不斷發展，新業務流程需要不斷適應新形勢的發展。而實際中管理員的技術知識水平往往落后于時代，出現問題，一時得不到解決，遺漏不少關鍵點和細節，缺乏一整套應急響應機制。當辦公自動化運營時，系統平臺會自動按照流程劃分或指派相應的工作者來處理相關的業務，然而不少高校因缺乏嚴謹的管理體制，導致很多公文信息在網絡和服務器間漫游，信息數據一直停留在系統中，未能及時處理，導致有關信息在教學、科研領域里滯后或未能公開，阻礙了高校教學、科研和師資隊伍的發展與建設。例如上級領導出差不在崗，信息處理權限未能轉交他人代辦，或上級領導公務繁忙而遺忘，都直接造成公眾普遍認為的辦公自動化不切實際，導致對它的不信任。

4 對策研究

4.1 加強溝通、提高認識 部分領導由于思想觀念認識不足，使管理者對今后高校自動化辦公系統運行及發展難以把握。因此，要從上級領導的思想抓起，基層的管理者和技術人員要與上級領導多溝通、多交流、多督促，達成共識，才有利于高校辦公自動化的建設。也可與兄弟院校多開展業務學習，相互借鑒、取長補短、有利于提高認識。

4.2 加強科學的統籌規劃 自動化辦公系統各有不同，有的系統內容豐富但操作不方便，所以要科學的統籌規劃，構建適用于學校工作需要的辦公體系，堅持“以人為本”的原則，總結各自的工作內容和方法，舍去多余的步驟，按照辦公流程，編成機器系統能接收的程序系統，使自動化辦公科學化。

4.3 加強規范化機制 高校的辦公軟件主要圍繞公文管理、事務處理、信息發布、決策服務、會議管理等業務開展活動，要想提高工作效率和管理水平，必須在數字校園的基礎上實現辦事業務與信息化管理相接軌，將辦公業務規范化，促進辦公軟件的開發和利用。

4.4 加強標準化應用 在高校辦公自動化應用領域里，軟件的信息處理標準化也不可忽視，否則將直接導致數據信息在交換過程中產生差異，破壞信息數據的完整性與安全性，降低系統工作效率，特別在信息資源共享的平臺上，個別信息無法分享。因此，必須在文檔格式、文檔管理編碼、信息交換格式、名詞術語等方面加以規范和整合；只有統一數據標準格式，才能形成標準化的應用機制，有利于工作的開展。

4.5 加強技能培訓，加強管理 高校辦公自動化技術與業務在不斷推陳出新、與時俱進，要求管理人員不斷加強理論與技能學習。同時要不斷加強業務學術交流和兄弟院校的互訪，鼓勵員工定期針對自己的業務和系統更新參加技能培訓；積極接納公眾的建議和負面反饋信息，并及時處理，時刻關注信息技術的發展動向，理論聯系實際，將先進技術引入到辦公自動化系統中，使它更好的為高校教學、科研、管理等工作服務。

管理上缺乏嚴謹的服務體制，會導致辦公自動化不切實際，和人們對它的不信任。解決的辦法也很多。其一是下屬工作人員本著對上級負責的態度，多提醒、多督促領導，共同監管系統；其二是領導可以把管理的權限歸類下放，轉交或委托他人代理；其三是辦公自動化系統中也可設置限時提醒功能，通過短信形式提醒領導。

綜上所述，高校辦公自動化是信息化社會在校園中的體現；它能夠快速傳遞校領導的最新決策，形成新的教學管理機制；它實現了人與人、人與部門、部門與部門間的桌面數據分享、資源劃分、信息的交換、交流、組織、傳遞、處理及發布等，協調相互間的活動，給高校的管理工作帶來極大的影響和幫助。為此應大力推進高校辦公自動化建設，推進高校管理現代化進程，促進高校科學發展，從而更好地適應經濟社會和科技的發展需要。

[1] 許文智.OA系統的發展歷程與新一代OA系統開發方案[J].中國金融電腦,2008(1):57-64

[2] 陶艷紅.我國高校辦公自動化現狀分析及對策研究[D].華中農業大學,2004.

（本文編輯：胡苗苗）

G203

A

1000-2138（2010）04-0424-02

2009-11-18

朱獻（1979-），男，浙江溫州人，實習研究員。