法院檔案的信息化管理

□石 潔

人民法院信息化建設是國家信息化建設形勢發展的需要，是保障人民法院在新形勢下依法公正獨立行使審判權的需要。檔案信息化建設作為法院信息化建設工作的重要組成部分，目前正處在初級階段。結合實踐，筆者就如何做好法院檔案信息化管理，談談以下幾方面淺見。

一、提高檔案人員綜合素質，促進檔案管理現代化

從人民法院檔案工作的發展過程看，檔案工作人員的素質提高對檔案信息管理起著至關重要的作用。目前，法院檔案信息管理方法，已由過去傳統的手工操作發展到現在運用計算機網絡信息管理系統進行數據檢索和數據處理的現代化管理,工作程序和要求更加規范，特別是網絡信息技術在檔案管理領域的運用，使檔案的管理方法和手段上都發生了歷史性的變化。

檔案人員綜合素質的高低和知識結構狀況，直接影響法院檔案工作的效率、水平和質量，對檔案工作整體效能的發揮有著不可替代的作用。因此，在檔案管理的過程中，檔案工作人員要從多個方面進行專業技能的學習和提升。一是加強檔案員自身業務素質修養。積極參加檔案局、上級法院組織的檔案業務培訓，了解有關檔案方面的新政策、新要求，并通過培訓的機會，主動與兄弟法院的檔案員交流經驗，開闊眼界，拓寬思路，取長補短，以提高自身業務素質。二是加強檔案員計算機知識的培訓，使其重視網絡知識的運用，注重信息能力、技術應用的培養，充分利用現代化手段，在工作中創新出新的管理方法，以適應新時期檔案工作的需要。三是提高檔案法律觀念，平時要注重檔案法律知識的學習，掌握其內容和具體要求，制定或修訂適應檔案工作發展的管理制度，以提升檔案管理水平。

當然，高水平的檔案工作靠的是高素質的檔案專業人才，人民法院的檔案工作人員要轉變傳統的檔案資料收集員、整理員和保管員的角色，充分開發和利用檔案資源，為社會實踐和審判工作提供最有價值的信息。人民法院檔案人員無論是專職或兼職，都要具有豐富的檔案知識及法律知識，才能更好地為利用者服務。提高檔案人員綜合素質，是實現檔案現代化管理的基本保證。

二、加強檔案信息化建設，實現檔案電子化管理

人民法院的檔案工作，記載了審判工作的發展歷程，無論何時都是審判工作中不可缺失的一項重要內容。加強人民法院檔案信息化建設，已成為法院司法政務管理的基礎工程和長遠發展戰略。其最顯著的特征是利用現代信息技術進行檔案的計算機數據處理、電子檔案制作生成、檔案的信息管理、檔案方便利用等。從目前法院檔案信息化建設情況看，雖已建立了檔案管理的計算機網絡信息的平臺，但與真正意義上信息化要求還有一定的差距，還應當在以下方面強化：

（一）嚴把電子檔案質量關，為信息化利用打下良好基礎

目前，大部分人民法院都已開發出適合自己的法院信息管理系統，近年來，也開始對訴訟檔案實行全文掃描，形成電子檔案后進行接收、保管及利用。以筆者所在法院為例，主要是通過法院局域網的案件管理在開展各項工作時生成部分電子文檔，經歸檔程序后成為電子檔案歸檔，再經檔案部門統一全文掃描、上載后存于數據系統中。電子檔案質量的高低，直接影響到檔案利用的效果，嚴把電子檔案歸檔關顯得尤為重要。這就要求檔案工作人員對各部門上交的各類檔案要堅持原則，嚴格把關，防止“次品”進入庫房，在接收案件檔案時，仔細檢查其電子卷宗及紙質卷宗，對遇到質量問題，及時指出，讓其整改或及時退回，確保每本案卷的真實性與完整性，為信息化利用打下良好基礎。

（二）加強檔案信息網絡化的應用，完善檔案管理信息系統

檔案信息化建設的關鍵就是實現網絡化的應用，涉及的工作有局域網建設、維護、數據庫應用系統開發、信息收集、使用管理等諸多方面。為適應檔案工作的需要，加強局域網維護、應用系統開發及使用管理，是當前檔案信息化建設的重要環節。因此，檔案工作人員在使用檔案信息系統過程中應結合檔案工作的需要提出可行性建議，提升檔案管理信息系統的水平，實現檔案工作各個環節使用計算機管理，利用網絡技術提供檔案信息，實現信息資源共享，全面推動檔案信息建設。

（三）建立檔案信息數據庫，確保檔案信息的保密與安全

在檔案信息化建設過程中，我們利用計算機、掃描儀、法院檔案信息化管理系統等多種現代化技術，目前已基本實現電子檔案與紙質檔案同步歸檔，法院審判人員在線查閱、共享和下載檔案信息等。法院在審判活動過程中，會產生一定范圍內保密的材料，這類材料保護不當，便可能泄密，給審判活動帶來難以估量的后果。建立專門的檔案信息數據庫，對重要的電子檔案信息內容進行加密則可避免這一弊端。首先要加強對計算機信息系統做好防護措施，對檔案專用計算機與服務器安裝防火墻、殺毒軟件，并杜絕與外部互聯網連接。其次，對法院工作人員做好權限控制并加密，確保保密數據只能被有權限的人使用，且整個登錄的時間、次數及使用過程應被完整記錄，個人應保管好自己的登錄密碼，防止被盜用。第三，集中保存在檔案專用數據庫服務器上的檔案數據不要與法院其他信息資源混合存放，防止數據丟失，從根本上確保檔案信息的安全。

（四）建立健全檔案網絡規章制度，完善檔案管理體制

完善的管理制度既是實現檔案工作科學管理的內在要求，也是檔案工作科學管理的重要標志。目前，在各家基層法院的檔案室都有著一套相當完備的檔案管理制度，但隨著檔案信息化建設的發展，我們應制定與之相配套的網絡規章制度，特別是電子文件歸檔制度和檔案借閱制度，把檔案工作的每一個環節都納入制度化、規范化管理軌道。

三、構建良好服務體系，全面提升法院檔案利用服務水平

隨著檔案工作的不斷發展，法院檔案工作人員應在方便檢索、深化利用的前提下，對各類檔案進行數字化處理，且內容真實、完整，確保檔案信息資源得到有效利用。

（一）建立完備的檔案檢索體系

近日，由常州市武進區檔案局與區委宣傳部、區教育局聯合舉辦的《龍城驕子——兩院院士圖片巡回展》，在江蘇省前黃高級中學首展。本次巡展將在武進區11所高中學校進行，預計用時兩個半月。（常州市武進區檔案局）

當前人民法院已經具有以計算機檢索系統為主、其他各種相關檢索工具為輔的檔案檢索體系，這也是滿足利用者服務需求最有效的途徑。筆者認為建立全文檢索系統是當前檔案信息化建設的迫切需要，因為電子檔案可多人同時使用，檔案利用者通過計算機可快速查閱到其所需要的材料，避免了過去因紙質案卷借出無法查檔的弊端，使其更快更好地為檔案利用者服務。

（二）運用專業知識建立良好的服務體系

隨著社會的進步，老百姓法律意識也不斷提高，當事人閱卷次數頻繁，導致近年來訴訟檔案的利用率呈逐年上升的趨勢。作為檔案員應嚴格按照法院檔案借閱管理制度去履行職責，堅持制度，做到文明接待。在對檔案利用者服務過程中，檔案員要主動、積極地參與到檔案利用者的利用活動中，幫助檔案利用者辦理電子查閱手續，運用自己的法律專業知識耐心解答檔案利用者利用檔案時所遇到的各類問題，與檔案利用者進行良好的溝通，積極分析、解決問題。在接待審判員借調卷時，以最快的方法為審判法官查找其所需案卷，有效地為審判員提高辦案效率做出努力,充分發揮好后勤保障的作用。

（三）注重檔案利用服務工作的信息反饋

在我們的實踐工作中，檔案利用者利用檔案后，往往只做相關登記，而忽視了檔案利用信息反饋的環節。檔案利用效果一直都是檔案部門的重要臺賬之一。人民法院檔案是為領導決策服務、為審判服務、為社會服務的，因此只有收集檔案部門各工作環節的情況及存在的問題，定期收集檔案利用者的反饋信息，才能客觀地調查、解決檔案利用工作中出現的各種重大問題等，用事實依據為改進利用工作提出整改方法，形成“利用——反饋——再利用”的良性循環。因此，應將檔案利用反饋信息的處理程序和方法納入信息管理系統及制度規定中，從而多層次、多領域、多方位地推動檔案利用信息反饋工作的開展。

信息化的檔案事業發展帶來了前所未有的挑戰和機遇，人民法院作為國家司法機關，其檔案工作應帶頭在實踐中不斷探索，以信息化促進檔案工作現代化，適應社會信息化大潮的客觀要求，充分發揮法院檔案信息資源的作用，全面實現司法為民，為領導決策和審判工作提供有效的資源保障，為構建和諧社會作出努力。