醫療耗材虛擬二級庫管理及系統開發和應用

【作者】李憲軍， 薛鴻， 張恩科， 武卓

陜西省人民醫院設備管理科，陜西，西安，710068

醫用消耗性器材的管理是醫院器材管理部門主要的管理職責之一。一般的三級甲等醫院，醫療消耗材料使用情況是：消耗品種近百種，涉及醫院全部的臨床和醫技科室，年使用價值達到醫院綜合收入的15%-20%，其中高值耗材（單價200元以上）要占約70%的份額。所以，消耗材料管理的研究具有非常大的科學意義和實用價值，能體現非常明顯的管理效益。

長期以來,醫院醫療器材管理以行政手段為主是普遍現象，缺少業務指導和使用監督。其不足之處在于重視購置，而對購置后的應用和消耗監管責任意識不夠，手段缺乏，往往造成資源使用的盲目性和無序性。一般醫院的運行模式是器材管理科購置，使用科室領取，并存儲于科室內供臨床使用。這樣造成所有的科室都設立了二級庫房，但醫院缺少對二級庫房的管理，醫療器械一旦離開器材管理科的庫房，其使用方向和數量便失去監督管理，成為醫院器材管理缺口。如果依靠設備管理科的資源，是很難管理到器材的具體使用終端。為了規范醫療耗材的使用，我們對醫療耗材使用中器材管理科下游的器材管理進行了專題研究，試行醫療器材虛擬二級庫管理模式，重點控制流量和流向，詣在建立減少浪費杜絕流失的醫療耗材使用管理的長效機制。所謂虛擬二級庫是指在傳統臨床科室實際器材保管庫基礎之上實現對器材使用的計算機信息化系統監控。以網絡數據庫為平臺，以收費控制為主要手段，開發建立了耗材使用的流量控制和流向監督程序軟件，以指導和調整耗材的使用，使有限的資源發揮最大的社會效益和經濟效益。

基于現有的理論研究，本文探討對醫院耗材實施虛擬二級庫模式管理，結合應用體會，總結一些器材管理的模式和經驗，開發出醫療耗材流量控制和流向管理系統。

1 醫療耗材使用中存在的主要問題

目前，一般醫院耗材領用流程是器材管理部門設立耗材庫房，由使用科室按報表領取，報表數據由使用科室填寫，一般不受制約，具有很大的盲目性和隨意性。管理手段的不足導致行政部門無法準確掌握和控制耗材在醫院的實際用量和流向，也就造成監管職能的缺失。這樣，產生這么下列幾個問題就不足為奇了。

1.1 安全隱患：

(1) 一次性耗材的復用問題；

(2) 院外耗材非正常渠道進入醫院使用問題；

(3) 科室保管不善，造成過期報廢、變質浪費等現象。

1.2 經營管理問題

(1) 使耗材周轉率低下，不合理占用醫院流動資金；

(2) 醫院耗材外流；

(3) 耗材使用收費不規范；

(4) 使用成本無法掌握。

為了解決上述問題，醫院加強醫用耗材的監督控制，對耗材二級庫進行適當的管理是非常必要的。

2 器材虛擬二級庫管理模式推薦

基本原則：控制耗材使用流量和監管耗材使用流向。

實現手段：構建醫院臨床科室的器材使用信息監控體系，開發并建立科室二級庫管理軟件系統。

2.1 管理軟件系統

耗材流量和流向管理軟件必須以醫院收費系統網絡和醫療器材管理數據庫為基礎，設計相關流程，設置流通各環節相應的操作權限，達到控制和監管的目的。其基本使用功能和操作流程包括下面幾個方面：

(1) 使用科室在器材科領用耗材后，在網絡上即自動產生使用科室耗材二級庫數據，使用科室和管理科室在系統上可對科室的耗材隨時查詢，必要時進行盤點；

(2) 在系統數據管理上，各類醫療不可收費項目與耗材一對一對應。不可收費項目耗材使用消耗后在管理軟件上的操作是兌減庫存并留存記錄；

(3) 可收費項目耗材使用記費次數與耗材領用數量相一致，其使用消耗后在管理軟件上的操作是耗材使用記費，兌減相應庫存，同時留存記錄。如果使用科室二級庫已無耗材庫存，計費系統也不再允許記費；

(4) 科室領用耗材時，管理系統自動提示該科室耗材的庫存數量，若超出規定備用量，系統可限制發放；

(5) 系統可自動完成任意指定品種耗材的分類統計。

2.2 行政管理機構

醫院耗材推行虛擬二級庫管理，其組織機構應分三級。

2.2.1 醫院國資部門

負責程序制度的制定和監督執行。財產帳目建立,成本核算,規范物價和收費等。

2.2.2 器材管理部門

(1) 器材管理科對臨床醫技科室的耗材領用量行使控制職能。對在使用科室備用的耗材，最多備用量原則上規定為該科室30天的平均使用量；

(2) 消耗材料的使用應建立供應目錄庫，對全部耗材的品名和供應單位建立網絡數據庫進行管理，器材管理科對耗材的品牌、供應價格、規格型號、使用科室及領用量進行網絡登記、監督管理和數據維護，按期對使用數量和去向等信息進行統計；

(3) 對臨床醫技科室的耗材使用去向行使監督職能。耗材使用情況可在數據庫上進行統計、分析和審核，指導行政管理決策，修訂有關軟件權限和制度。

2.2.3 使用科室：

(1) 使用科室必須保證管理系統二級庫數據與實際二級庫存耗材的一致性；

(2) 各類醫療不收費項目的使用，在管理軟件操作上按實際使用情況登記，留存記錄；

(3) 可收費項目耗材使用在管理系統軟件操作上按實際使用情況記費，系統自動留存記錄。

3 虛擬二級庫管理效益評估

通過建立醫院醫療耗材虛擬二級庫管理和相應網絡信息軟件系統的應用，可解決醫院耗材領用流程長期存在的困惑。

(1) 規范了物流環節，使用科室的器材備用量保持了合理水平，有效減少了物資積壓所造成變質失效等浪費。對醫院財務經營管理中，加快資金周轉具有積極意義。醫院耗材的庫存量與系統運行前相比下降約16%（未考慮醫療業務增長因素）。

(2) 一次性醫用耗材的復用，給醫院的感染控制工作帶來問題，通過管理軟件的不能重復收費的功能，很好的解決了這個問題，一次性耗材的違規使用被杜絕了，安全隱患大大降低。

(3) 管理軟件的耗材領取和收費授權一對一對銷功能，有效減少了院內漏費和醫院耗材外流和的機會。也完全杜絕了非醫院正規渠道來源耗材的使用（不能獲得收費必須的授權）。

(4) 耗材供應目錄數據庫，對全院耗材的來源、流通、核對、使用和收費等全過程監管，產生了積極的和革命性的意義。

本文闡述的軟科學研究成果，對醫療耗材的使用管理應用了事前預測、事中控制、事后總結的醫療器材使用管理新方法，通過網絡系統的開發實現對耗材的使用情況進行量化控制和評價，既能體現出一個醫院重視宏觀調控和具體實踐相結合的工作態度，求真、務實、扎實、高效的工作作風。也能因為新管理思路的實施，提高了管理水平，對醫院器材的合理使用及綜合經濟效益的提高產生積極而深遠的影響。

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