淺析如何加強(qiáng)醫(yī)院收費(fèi)票據(jù)的管理

鄧小妹

(福建醫(yī)科大學(xué)附屬第一醫(yī)院 福建福州 350005)

1 存在的問題

1.1 不相容崗位未分離

據(jù)不完統(tǒng)計(jì),有些醫(yī)院未設(shè)票據(jù)管理員和審核員,票據(jù)管理員負(fù)責(zé)票據(jù)的領(lǐng)購、保管、發(fā)放、監(jiān)督回收整個(gè)過程,未體現(xiàn)不相容崗位相分離原則;有些未制定崗位職責(zé),造成票據(jù)管理職責(zé)不明,內(nèi)控管理工作不嚴(yán),存在醫(yī)院票據(jù)安全的隱患。

1.2 票據(jù)管理制度不健全

表現(xiàn)在醫(yī)院未制定票據(jù)管理辦法,沒有做到由財(cái)務(wù)部門統(tǒng)一管理,有些票據(jù)管理員將購入和收回票據(jù)隨意存放,發(fā)生霉變,存根聯(lián)遺失;有些收費(fèi)員責(zé)任心不強(qiáng),離開崗位時(shí),未及時(shí)收存票據(jù),已使用票據(jù)未及時(shí)上交,未經(jīng)相關(guān)科室負(fù)責(zé)人同意,隨意作廢、沖銷票據(jù)等不規(guī)范現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。

1.3 監(jiān)督力量薄弱

表現(xiàn)在有些單位對(duì)票據(jù)收發(fā)頻繁、工作量大、管理難度大,監(jiān)督檢查需耗費(fèi)大量資源時(shí),往往不重視審核或采取抽查審核,沒有相應(yīng)監(jiān)督方法。

1.4 未把好“源頭”控制關(guān)和內(nèi)部牽制

票據(jù)管理員未持有相關(guān)準(zhǔn)購證和介紹信,單獨(dú)向財(cái)稅部門領(lǐng)購,票據(jù)種類和數(shù)量,在票據(jù)購(印)、核銷過程中記錄不全,無相互牽制,相互制約。

2 建議

2.1 加強(qiáng)崗位權(quán)限設(shè)置、明確職責(zé)

權(quán)限的設(shè)置應(yīng)體現(xiàn)不相容崗位相分離原則,每個(gè)人不能單獨(dú)操作,票據(jù)的領(lǐng)購、保管、發(fā)放、使用、審核、收回的全過程。每個(gè)事項(xiàng)必須由兩個(gè)或兩個(gè)以上人員相互制約。為保證業(yè)務(wù)的需要,票據(jù)管理員應(yīng)根據(jù)票據(jù)使用情況及時(shí)購入票據(jù)并做好購入登記和妥善保管;同時(shí)根據(jù)電腦記錄各收費(fèi)員票據(jù)庫存量、使用量合理確定領(lǐng)用量,并登記領(lǐng)用時(shí)間、票據(jù)起止號(hào)、數(shù)量、領(lǐng)用人簽名等;收費(fèi)員應(yīng)根據(jù)自身業(yè)務(wù)量的需求領(lǐng)用票據(jù),認(rèn)真保管并按領(lǐng)用時(shí)間和編號(hào)使用票據(jù),杜絕跳號(hào)使用票據(jù),已用完的票據(jù)存根應(yīng)按編號(hào)及時(shí)上繳;票據(jù)審核員應(yīng)對(duì)醫(yī)院相關(guān)收款票據(jù)逐張審核并簽名以示負(fù)責(zé)并做好審核登記報(bào)表,審核結(jié)果要及時(shí)反饋、發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)匯報(bào)。

2.2 健全票據(jù)管理制度、明確考核管理

醫(yī)院應(yīng)根據(jù)《票據(jù)法》有關(guān)規(guī)定,結(jié)合醫(yī)院具體業(yè)務(wù),制定一套票據(jù)管理制度,做到有制度可依,有制度必依,違反制度必究。

(1)醫(yī)院各類票據(jù)由財(cái)務(wù)科統(tǒng)一管理,明確各類票據(jù)使用范圍,只能由經(jīng)授權(quán)的人員領(lǐng)用。

(2)收費(fèi)票據(jù)的購買、印刷、保管、領(lǐng)用、核銷、遺失處理及歸檔必須符合收費(fèi)票據(jù)和會(huì)計(jì)檔案管理的規(guī)定。

(3)票據(jù)管理員根據(jù)票據(jù)購買先后順序,按先進(jìn)先出正確發(fā)放各種票據(jù),同時(shí)做好電腦系統(tǒng)收費(fèi)票據(jù)的起止號(hào)錄入;各操作員根據(jù)自身業(yè)務(wù)量做好票據(jù)由本人領(lǐng)用簽名、按規(guī)定使用、鎖箱保存、及時(shí)上繳。打印票據(jù)時(shí)應(yīng)注意與電腦核對(duì)當(dāng)前票據(jù)號(hào),以防使用錯(cuò)號(hào)。

(4)對(duì)作廢和沖銷票據(jù)未收回,隨意作廢和沖銷或作廢、沖銷票據(jù)與電腦記錄不符,票據(jù)遺失,存根遺失等情況應(yīng)登報(bào)聲明,并與獎(jiǎng)懲制度掛鉤,作為年終總結(jié)的一項(xiàng)考核指標(biāo)。

(5)外單位或個(gè)人復(fù)印已使用票據(jù)存根,應(yīng)出具相關(guān)證明,票據(jù)審核員方可辦理復(fù)印并做好登記工作。

2.3 加強(qiáng)票據(jù)審核力度、有效實(shí)行監(jiān)督辦法

為確保醫(yī)院收取的各種款項(xiàng)及時(shí)入賬,醫(yī)院各項(xiàng)收入的完整性,醫(yī)院應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)票據(jù)審核,票據(jù)審核員負(fù)責(zé)對(duì)操作員使用收款票據(jù)的各種狀態(tài)進(jìn)行核對(duì)。

(1)每月初對(duì)出納的往來和行政事業(yè)性票據(jù)的存根,逐張與記賬憑證或財(cái)務(wù)軟件的記賬憑證記載的數(shù)據(jù)進(jìn)行核對(duì);作廢票據(jù)一式三聯(lián)是否齊全和加蓋作廢章。

(2)對(duì)門診、住院收費(fèi)票據(jù)審核時(shí),借助醫(yī)院信息系統(tǒng),根據(jù)票據(jù)存根聯(lián)逐張進(jìn)行核對(duì),審核中發(fā)現(xiàn)有跳號(hào)、作廢、沖銷時(shí)應(yīng)查明原因,作廢、沖銷必須附有相關(guān)科主任和護(hù)士長說明原因并簽名,作廢票據(jù)的各聯(lián)、沖銷票據(jù)的原件是否保存齊全,手續(xù)是否完備,是否及時(shí)附到整本票據(jù)存根聯(lián)中。

(3)票據(jù)審核員根據(jù)審核已收回的票據(jù)存根聯(lián),每月定期與收費(fèi)員結(jié)賬日?qǐng)?bào)表總金額進(jìn)行核對(duì),核對(duì)每日?qǐng)?bào)表的收款票據(jù)號(hào)是否銜接、系統(tǒng)有無漏統(tǒng)計(jì)、有無單機(jī)使用現(xiàn)象;并與財(cái)務(wù)科核對(duì)日結(jié)賬報(bào)表已上繳金額和月末未結(jié)金額。

(4)對(duì)門診信息系統(tǒng)故障啟動(dòng)應(yīng)急方案時(shí),應(yīng)加強(qiáng)手工票據(jù)監(jiān)督,票據(jù)的書寫應(yīng)清晰、工整、規(guī)范,編制手工收入日?qǐng)?bào)表,做到表款相符,確保收款票據(jù)所收取的金額完整上繳醫(yī)院賬戶。

票據(jù)審核員對(duì)已審核的票據(jù)應(yīng)對(duì)電腦上進(jìn)行審核銷號(hào)和登記;對(duì)票據(jù)管理員購、領(lǐng)、存登記表與審核登記報(bào)表進(jìn)行核對(duì),并與庫存票據(jù)進(jìn)檢查,以確保賬實(shí)相符[1]。

2.4 做好源頭控制和內(nèi)部牽制

收費(fèi)票據(jù)的購置環(huán)節(jié)是源頭,從源頭第一關(guān)實(shí)行票據(jù)控制,應(yīng)由票據(jù)管理員同除審核員以外的財(cái)務(wù)人員前往購買,并做好票據(jù)購買記錄;不相容職務(wù)的分離是內(nèi)部牽制,從橫向角度看,票據(jù)管理員購置、庫存保管、發(fā)放登記,收費(fèi)員票據(jù)使用質(zhì)量,均受票據(jù)審核員監(jiān)督檢察;從縱向角度看,操作員票據(jù)使用狀態(tài)(已使用、未使用、正使用)須受票據(jù)管理員的牽制,根據(jù)操作員的業(yè)務(wù)量做好票據(jù)發(fā)放手續(xù)。在不相容職務(wù)上,監(jiān)督、牽制以確保票據(jù)記錄、使用情況正確無誤的一種內(nèi)部控制制度。

加強(qiáng)醫(yī)院收費(fèi)票據(jù)管理,可以防止醫(yī)院經(jīng)營收入不正當(dāng)流失,有利于票據(jù)管理工作規(guī)范化、制度化,進(jìn)一步提高票據(jù)管理水平和保證資金安全都起到了促進(jìn)作用。

[1]李精鐘.醫(yī)院票據(jù)管理存在的問題及建議[J].衛(wèi)生經(jīng)濟(jì)經(jīng)究,2007(11):53.