文書檔案分類的一般方法

小倪主持

文書檔案最常見的分類方法主要有三種：年度分類法、組織機構(gòu)分類法和問題分類法。

一、年度分類法

就是根據(jù)形成和處理文件的年度，將全宗內(nèi)的文書檔案分成各個類別。它以時間為標準，按年度設(shè)類，將全部文書檔案逐年分開。

運用年度分類法，要求根據(jù)文件的準確日期將其歸入相應(yīng)的年度類別，這是保證分類質(zhì)量的關(guān)鍵。在實際分類工作中，應(yīng)注意以下幾種情況：

一是在實際社會活動中，不僅有通用的公歷年度，一些特殊行業(yè)和部門由于工作性質(zhì)和特點的需要，在工作上使用與公歷年度不同的“專業(yè)年度”，如教育部門使用的“教學年度”一般是從每年的9月1日到次年的8月31日，類似的情況還有會計部門的“會計年度”、糧食部門的“糧食年度”等。這些特殊部門的檔案在采取年度分類法時，應(yīng)該從單位的實際情況出發(fā)，按照“專門年度”進行分類。

二是某些文件上有幾種日期，如起草日期、簽署日期、批準日期、會議通過日期、發(fā)布日期和收文日期等，這些日期有時還不屬于同一年度。在這種情況下，要根據(jù)文件的具體情況確定一個最能說明文件時間特點的日期。通常的做法是：內(nèi)部文件和一般發(fā)文以文件的寫成日期為根據(jù)；來往文件中收文以收到日期為根據(jù)；法律、法令和條例等法規(guī)文件以批準日期或公布、生效日期為根據(jù)；指示、命令等指令性文件以文件簽署日期即落款日期為根據(jù)；計劃、總結(jié)、預(yù)算、決算、統(tǒng)計報表等以內(nèi)容所針對的時限為根據(jù)；跨年度處理的專門案卷、來往文書等可放入關(guān)系最密切的年度或最后結(jié)案的年度。

三是一些文件由于某種原因沒有標注或找不到日期，對此需要根據(jù)文件的具體情況，采取適宜的辦法考證和判定文件的準確或近似的日期，并將其妥善歸類。

二、組織機構(gòu)分類法

就是根據(jù)文書處理階段形成和處理文件的承辦單位進行分類。它以立檔單位內(nèi)部的組織機構(gòu)為標準，按不同的機構(gòu)分別設(shè)置類目。

采用組織機構(gòu)分類方法應(yīng)具備一定的條件：第一，立檔單位每年設(shè)立的內(nèi)部組織機構(gòu)應(yīng)當基本穩(wěn)定。內(nèi)部組織機構(gòu)經(jīng)常調(diào)整變化的立檔單位，不宜采用這種方法。第二，立檔單位設(shè)立的各個內(nèi)部組織機構(gòu)應(yīng)當能夠反映該單位的職能分工情況，并且每個組織機構(gòu)具有較穩(wěn)定的基本工作任務(wù)或職責，其工作活動的內(nèi)容及過程應(yīng)同該機構(gòu)承擔的相關(guān)職能保持一致。第三，立檔單位的文件上應(yīng)有各組織機構(gòu)在形成及承辦文件時留下的標記，如收文章、發(fā)文號等。

組織機構(gòu)分類法的類別設(shè)置，一般是以立檔單位內(nèi)第一層組織機構(gòu)分類，需要時也可以分到第二層組織機構(gòu)，往往有一個機構(gòu)就設(shè)一個類。如果一個單位的機構(gòu)包括辦公室、人事部、財會部、組織部、宣傳部等，采用組織機構(gòu)分類法就可將檔案分為辦公室類、人事部類、財會部類、組織部類、宣傳部類等。各類的排列次序一般按習慣或正式文件的規(guī)定，把領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu)、綜合機構(gòu)排在前面。如果一份文件同時涉及幾個機構(gòu)或部門，應(yīng)按立檔單位內(nèi)部的統(tǒng)一規(guī)定劃定歸屬，如幾個部門聯(lián)合辦理的文件應(yīng)歸入主辦單位。

三、問題分類法

就是按照文件內(nèi)容所反映的問題或“事由”將文書檔案劃分成各個類別。它以文件的內(nèi)容為標準，按文件所涉及的問題(事由)分類。如一個全宗內(nèi)的檔案可以按人事、計劃、生產(chǎn)、銷售等類別分類，銷售類內(nèi)的檔案還可以按廣告宣傳、推銷、運輸、售后服務(wù)等進一步分類。

這種分類方法要求問題的概括應(yīng)當準確并且范圍明確，各個同級類目應(yīng)當互相排斥，并按文件的主要內(nèi)容進行歸類。因此，相對而言，這種分類方法要求檔案人員具有較高的業(yè)務(wù)水平。

為確保每份文件都能正確歸類，使用問題分類法時應(yīng)注意以下幾點：一是在設(shè)置分類體系和類目時，要仔細研究立檔單位的職權(quán)范圍和工作任務(wù)，并依據(jù)檔案的具體情況分門設(shè)類；二是分類層次和類目不宜過多過碎，否則人們在理解上容易發(fā)生誤差；三是要正確使用邏輯學原理設(shè)置類目；四是應(yīng)設(shè)立一個綜合類以包容一些綜合性文件和數(shù)量過少問題的文件；五是若一份文件同時涉及幾個問題，應(yīng)研究并確認其中的主要問題，將文件歸入相應(yīng)類別。

在實際工作中，由于全宗內(nèi)文書檔案構(gòu)成的復(fù)雜性，單純采用一種分類方法劃分文書檔案的類別是比較少的，通常是將兩種或兩種以上的分類方法結(jié)合起來使用。各單位最常用的分類方法主要有：年度——組織機構(gòu)分類法、年度——問題分類法、年度——機構(gòu)——保管期限分類法、保管期限——年度——機構(gòu)分類法。