關(guān)于高校檔案館參與數(shù)字校園建設(shè)的思考

朱玉清

摘要：數(shù)字化校園背景下，高校檔案館如何發(fā)揮自身作用參與學(xué)校發(fā)展建設(shè)，是一個值得探討的問題。本文作者提出：在數(shù)字校園建設(shè)中，高校檔案館一要建設(shè)優(yōu)質(zhì)的檔案數(shù)據(jù)庫，服務(wù)于數(shù)字校園；二要發(fā)揮檔案專業(yè)作用，積極參與數(shù)據(jù)中心的建設(shè)；三要培養(yǎng)高素質(zhì)的檔案人才隊伍作為參與數(shù)字校園建設(shè)的最終保證。

關(guān)鍵詞：高校檔案館數(shù)字校園

數(shù)字化校園建設(shè)是高校信息化發(fā)展的一個新階段，為創(chuàng)立高水平的研究性大學(xué)提供了新動力。2008年教育部和國家檔案局發(fā)布的《高等學(xué)校檔案管理辦法》在第一章第五條中指出：“將檔案工作納入學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃，促進檔案信息化建設(shè)與學(xué)校其他工作同步發(fā)展”；同時，在第五章第三十八條中指出：“加快數(shù)字檔案館(室)建設(shè)，保障檔案信息化建設(shè)與學(xué)校數(shù)字化校園建設(shè)同步進行”，這在一定程度上明確了高校檔案館的工作方向。高校檔案館有必要為促進數(shù)字化校園建設(shè)和檔案信息化作出切實努力。

一、建設(shè)優(yōu)質(zhì)檔案數(shù)據(jù)庫，服務(wù)于數(shù)字校園

目前，大部分高校已建立了目錄數(shù)據(jù)庫，但專題數(shù)據(jù)庫和檔案全文數(shù)據(jù)庫有待進一步建設(shè)和開發(fā)利用。

隨著信息化建設(shè)的不斷發(fā)展，檔案利用者希望得到完整、準確、系統(tǒng)、多樣化的信息查詢結(jié)果，而專題檔案庫的建立，可以更及時、更便利地提供檔案信息，更好地滿足檔案信息需求者對查詢結(jié)果的系統(tǒng)化、多樣化需求。專題檔案庫建設(shè)主要根據(jù)高校特點、高校館藏檔案特色和不同時期的檔案利用需求進行選題，整合原有信息資源，建設(shè)專題數(shù)據(jù)庫。例如可以建立校領(lǐng)導(dǎo)、知名學(xué)者、博士生導(dǎo)師等名人數(shù)據(jù)庫、歷屆畢業(yè)生合影數(shù)據(jù)庫、學(xué)生成績數(shù)據(jù)庫、專利數(shù)據(jù)庫等，以滿足檔案利用者的不同利用需求，同時供各高校間共享高校檔案信息資源，實現(xiàn)高校檔案信息資源利用的效益最大化。

進行檔案全文數(shù)據(jù)庫建設(shè)，館藏檔案的數(shù)字化是一個重要方面。應(yīng)以需求為導(dǎo)向，以共享為基點，以優(yōu)選為前提，以便于檢索、在線利用為發(fā)展目標，根據(jù)利用需求確定優(yōu)先數(shù)字化的檔案范疇，及時將數(shù)字化的成果進一步轉(zhuǎn)化為數(shù)字校園中可利用信息資源，實現(xiàn)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換與檔案利用工作互為支持、同步發(fā)展。

通過對檔案利用者需求的分析決定數(shù)字化的規(guī)模、對象、先后順序、實施步驟，明確檔案數(shù)字化的范疇，確定優(yōu)先數(shù)字化對象。1.與師生利益密切相關(guān)、經(jīng)常查用的檔案文件應(yīng)優(yōu)先數(shù)字化。例如學(xué)生在申請出國、深造、待遇、保險時所需要的學(xué)生成績檔案，用于高校經(jīng)濟建設(shè)的基建工程檔案、房地產(chǎn)證等基本建設(shè)檔案，用于高校畢業(yè)生認證的學(xué)歷學(xué)位檔案；以及教職工工作年限、工資變動、職務(wù)職稱的憑證性文件等都應(yīng)優(yōu)先進行數(shù)字化。2.從保存原件的角度看，要優(yōu)先考慮對具有特殊珍藏價值或年代久遠、特別是瀕危的、利用價值明顯的珍貴檔案進行數(shù)字化。高校檔案館的一些鎮(zhèn)館之寶，在高校辦展覽、做宣傳、搞研究的過程中需要多次利用的檔案，例如黨和國家領(lǐng)導(dǎo)人來本校視察及外國元首來訪的珍貴照片，著名學(xué)者的手跡、實物檔案，國家領(lǐng)導(dǎo)人的錄音錄像等珍貴檔案，應(yīng)該優(yōu)先實施數(shù)字化。3.對于有特殊價值、有地區(qū)或行業(yè)特色的檔案，進行數(shù)字化的價值更大。一些很有特色的館藏——具有本校教學(xué)研究特色的科研檔案，例如外語教學(xué)科研檔案、地質(zhì)勘探教學(xué)科研檔案、音樂教學(xué)科研檔案等等，突出本校館藏檔案特點，展示館藏價值，優(yōu)先數(shù)字化。爭取用有限的資金和人力產(chǎn)生最大效果，構(gòu)建高校檔案數(shù)字化低投入、高產(chǎn)出的優(yōu)化模式，以配合數(shù)字校園的建設(shè)與發(fā)展。

對于電子文件，文件數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的設(shè)計要考慮到整個文件管理活動的需要，實時收集需要進行前期控制的數(shù)據(jù)元素，確保電子文件真實可靠、完整安全、長期可讀。檔案數(shù)據(jù)庫要在規(guī)劃完畢后，伴隨文件生命周期進行動態(tài)跟蹤，將需要記錄的數(shù)據(jù)各就其位，根據(jù)文件保管系統(tǒng)的功能需求，提前界定著錄信息。在電子文件環(huán)境中，明確規(guī)定元數(shù)據(jù)，確保文件在轉(zhuǎn)載、傳輸過程中產(chǎn)生的元數(shù)據(jù)完整。

二、發(fā)揮檔案專業(yè)作用，積極參與數(shù)據(jù)中心建設(shè)

《高等學(xué)校檔案管理辦法》第二章第七條、第八條指出“高校檔案機構(gòu)是保存和提供利用學(xué)校檔案的專門機構(gòu)”，“組織實施檔案信息化建設(shè)和電子文件歸檔工作”。在數(shù)字化校園發(fā)展背景下，高校檔案館從數(shù)字化校園的普通用戶變?yōu)槠渲饕ㄔO(shè)者，以積極主動的精神參與到高校信息化建設(shè)中，利用自身專業(yè)優(yōu)勢與網(wǎng)絡(luò)信息中心合作，借助其信息技術(shù)力量，實現(xiàn)優(yōu)勢互補，擴展工作邊界，以適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)信息化時代的發(fā)展。

數(shù)字化校園是以數(shù)字化信息為基礎(chǔ)，以計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)為依托，支持學(xué)校教學(xué)和管理信息流，實現(xiàn)教育、教學(xué)、科研、管理、技術(shù)服務(wù)等校園信息的收集、處理、整合、存儲、傳輸、應(yīng)用，使教學(xué)資源得到充分優(yōu)化利用的一種虛擬教育環(huán)境。數(shù)字化校園的主體部分可概括為“一個門戶網(wǎng)站、一個基礎(chǔ)平臺和多個應(yīng)用系統(tǒng)”，它的中心位置是基礎(chǔ)平臺，而其中的數(shù)據(jù)中心是數(shù)字化校園的核心之核心。

數(shù)據(jù)中心的設(shè)計思路和運作狀態(tài)，對數(shù)字化校園建設(shè)的成功與否起著重要作用。在數(shù)據(jù)中心的建設(shè)中，高校檔案館可借鑒檔案館提供館藏檔案目錄的模式，在數(shù)字化校園門戶網(wǎng)站中提供數(shù)據(jù)中心的信息資源目錄。同時，高校檔案館可發(fā)揮自身的檔案編研優(yōu)勢，結(jié)合網(wǎng)絡(luò)信息中心的技術(shù)力量，提供多種多樣的個性化服務(wù)方式。

在數(shù)據(jù)中心的建設(shè)中，要加強對檔案工作的認知，在信息化背景下有必要重新認識來源原則。因為，文件生成的來源信息是了解、管理和利用電子文件的前提，來源原則強調(diào)獲取電子文件生成環(huán)境的各種背景信息，對梳理文件的來龍去脈，更好地實施整理、鑒定、著錄等環(huán)節(jié)，實現(xiàn)電子文件的價值都發(fā)揮著關(guān)鍵作用。

隨著信息化建設(shè)的發(fā)展，電子文件的格式很多，而且還在不斷地產(chǎn)生新的格式。因此，為了確保電子文件的長期保存，電子文件格式的選擇應(yīng)考慮以下幾點：首先是標準性和穩(wěn)定性。即格式被廣泛使用，具有自由使用的技術(shù)范圍，可轉(zhuǎn)換性高，支持保存元數(shù)據(jù)，不會隨著時間的變化有重大的變動。其次是開放性和廣采性。有公開的相應(yīng)標準和技術(shù)規(guī)范，包括個人電腦隨機軟件包、web瀏覽器的本地化支持、數(shù)字產(chǎn)品格式易轉(zhuǎn)換等。第三是軟硬件平臺的獨立性。被多種操作系統(tǒng)和應(yīng)用軟件支持。支持多種存儲技術(shù)，或不需考慮存儲技術(shù)。最后是真實可用性。數(shù)據(jù)遷移要求選取的文件格式能夠保留文件“原貌”，確保電子文件的可讀性、可利用性。

對于權(quán)限管理，目前數(shù)字化校園提供的共享服務(wù)中，雖有這項管理機制，但權(quán)限的劃分忽略了數(shù)據(jù)作為檔案所應(yīng)備的密級管理。如果檔案部門能夠成為數(shù)據(jù)中心建設(shè)的骨干之一，可給予有效的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。不同級別用戶對電子檔案的利用有不同的權(quán)限，促進數(shù)據(jù)共享權(quán)限管理的完善，以避免因權(quán)限管理的不完善以及缺乏穩(wěn)妥安全保密措施，阻礙信息資源的有效共享，使數(shù)據(jù)中心處于信息安全風險之中。

三、高素質(zhì)的檔案人才隊伍

是參與數(shù)字化校園建設(shè)的最終保證

在現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)環(huán)境與信息技術(shù)條件下，檔案事業(yè)的發(fā)展和數(shù)字化趨勢，對檔案人員素質(zhì)提出了更高要求。只有這樣，才能切實保證檔案的基礎(chǔ)性工作與現(xiàn)代信息技術(shù)有機結(jié)合，取得良好效益。因而提高檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)，引進計算機方面高級人才已十分必要和迫切。

面對檔案數(shù)字化的發(fā)展，僅有專業(yè)知識和實踐經(jīng)驗是不能適應(yīng)信息社會的發(fā)展的，也是無法滿足檔案管理的長遠發(fā)展需要?，F(xiàn)在，存在于許多檔案部門的現(xiàn)實是：按部就班做事務(wù)性業(yè)務(wù)的人較多，適應(yīng)現(xiàn)代社會與時俱進，在理論與實踐中力求創(chuàng)新的人才較少；掌握應(yīng)用知識的普通計算機操作型人較多，能夠參與系統(tǒng)開發(fā)、維護信息的人才較少；掌握單一專業(yè)知識的人較多，而既掌握檔案專業(yè)知識又具備計算機等相關(guān)知識的復(fù)合型人才較少。這種現(xiàn)狀需要大力改善，一是要激發(fā)檔案人員繼續(xù)學(xué)習(xí)的動力，樹立終身學(xué)習(xí)的觀念，提升自己的業(yè)務(wù)能力與水平；二是要進行在職人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，以跟上社會發(fā)展的步伐。對檔案工作人員進行有針對性的系統(tǒng)培訓(xùn)，提高其業(yè)務(wù)水平與專業(yè)素質(zhì)。學(xué)習(xí)必要的計算機知識、法律知識等，使其更好地在數(shù)字校園背景下，對檔案信息資源進行管理與開發(fā)利用。

同時創(chuàng)新制度是檔案管理隊伍健康發(fā)展的有效保障。近年來檔案工作者已經(jīng)在檔案數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化的建設(shè)中積累了一定經(jīng)驗，做了大量的基礎(chǔ)性工作，但還需要國家出臺相關(guān)的用人政策作保障，以科學(xué)發(fā)展觀和“以人為本”的管理理念引領(lǐng)檔案管理人員隊伍建設(shè)，做到有法可依，有章可循，用良好的待遇吸引人才，以競爭發(fā)展的機制發(fā)掘人才。政策的保障是檔案人員素質(zhì)提高和隊伍不斷發(fā)展壯大的必要條件之一。