韓國國家檔案館電子檔案管理的啟示

毛建軍

[摘要]：韓國國家檔案館成立“檔案管理改革團”后，積極推動檔案改革措施及檔案信息化作業，在構建理念、功能實現等方面積累了一定的經驗。本文在介紹韓國國家檔案館電子檔案管理基本情況的基礎上，談了自己的一些看法。

[關鍵詞]：韓國 國家檔案館 電子檔案管理 構建理念 功能實現

隨著信息時代的發展，檔案管理方式已發展到以電子檔案為中心，業務處理過程檔案化以應用為中心的新模式。為了適應這種時代的潮流，韓國國家檔案館于 2005年成立“檔案管理改革團”，積極推動檔案改革措施及檔案信息化作業，2007年更新擴增電子檔案管理系統。韓國國情與我國相近，韓國國家檔案館的電子檔案管理經驗對于推動我國電子檔案管理具有重要的借鑒意義。

一、構建理念

電子檔案管理系統作為信息管理系統的一種，為檔案工作提供了自動化、系統化的管理手段，能夠快速、及時地滿足組織行使各項職能時對文件、檔案信息的需求。上世紀90年代以來，韓國政府注重政務和政府信息公開工作，提出了建設“參與政府”、“電子政府”的目標，努力擴大國民對政府運作和政府信息的知情范圍。為此，韓國國家檔案館于1999年制定了《公共機關記錄文獻管理法》，并致力于推動檔案管理現代化。韓國國家檔案館通過電子化的建設，已躍升世界電子檔案管理先進國家之列。在2004年全球電子化政府準備度報告（Global E-Government Readiness Report 2004）名列第5位，僅次于美國、丹麥、英國、瑞典。韓國國家檔案館電子檔案管理理念主要突出表現在以下幾個方面：

一是一體化檔案管理的指導思想：所謂一體化管理，就是利用計算機技術的強大功能，遵循文件運動周期理論，把文件工作和檔案工作整合為一個工作系統，進行統一控制和管理，其實質就是將檔案管理的若干功能提前，實現文件、檔案的前端控制和全程管理。為了確立完善的國家檔案管理體系，韓國國家檔案館建立了以電子文件系統、資料館系統和檔案保存系統為一體的國家檔案管理系統體系。韓國國家檔案館一體化檔案管理實現了文件處理功能（包括登記、檢索、歸檔、清理等）和檔案管理功能（包括編目、鑒定、統計、檢索、利用、編研等）的有機統一。

二是明確的檔案管理任務和發展目標：韓國國家檔案館以妥善保存檔案，便捷應用為組織發展目標。韓國國家檔案館是韓國最高檔案中央主管機關，基于檔案數據歷史價值及管理應用的特性，韓國國家檔案館以“一個匯集信息、忠實呈現歷史及展望未來的地方”作為其發展目標，并著力通過電子檔案管理系統來實現其愿景，即“一個引領21世紀信息化社會的中央文件與檔案機構”。具體而言，韓國國家檔案館希望通過電子檔案管理系統不斷擴充先進基礎設施，體現可信賴的政府，引領信息化社會，提高國家在全球的地位。在此目標下，韓國國家檔案館又確立了電子檔案管理的具體任務，即建立并修訂公共文件與檔案管理政策，擴展對文件與檔案管理重要性的認知，建立一個適當的檔案征集與評鑒制度，強化文件與檔案管理信息系統，確立安全保存文件與檔案的方法。

三是協同合作的檔案工作方式：面對開放共享的新網絡時代，檔案館應利用自由軟件與開放檔案格式來打造“協同合作”與 “知識共享”的網絡環境。在網絡環境下，檔案組織機構的工作方式也向著團隊化的方向邁進，因此在電子環境下，必須以協同合作的方式開展檔案工作，以實現檔案價值的充分利用。韓國國家檔案館電子檔案管理采用了全過程協同合作的檔案工作方式。韓國國家檔案館電子檔案管理以“綜合信息公開系統”為核心，其服務對象主要面向國民、學術界、研究所、媒體以及市民團體，并最終以“國家檔案門戶網站”便捷呈現。“檔案管理系統”和“永久檔案管理系統”構成“綜合信息公開系統”的基礎。“檔案管理系統”和“永久檔案管理系統”和“綜合信息公開系統”形成了一個完整的協同合作工作方式。

二、功能實現

韓國國家檔案館是在互聯網、數字檔案館和數字參考咨詢服務的基礎上建制的。從20世紀90年代中期開始，國際檔案界開始大規模的利用網絡建立檔案網站。數字檔案館是檔案館發展的未來。數字檔案館是一個電子化信息的倉儲，能夠存儲大量各種形式的信息，用戶可以通過網絡方便訪問。數字參考咨詢服務是網絡環境下用戶服務的一種新策略。

韓國國家檔案館采用HCAP（Hitachi Content Archive Platform）的儲存系統架構。HCAP支持多樣化應用系統，內含對象保存、內容驗證、全文檢索、內容存取與瀏覽管理等功能。HCAP儲存系統可支持300余種檔案格式、70余種語言、全文檢索、詮釋數據及系統數據的索引建置等。

韓國國家檔案館電子檔案管理功能依托“檔案管理系統”、“永久檔案管理系統”、“國家檔案門戶網站系統”和“基于RFID無處不在檔案管理系統”來實現。

“檔案管理系統”是各級機關利用電子方式，交接已結束業務的檔案文物，實施專門評價、保存、移交、應用的系統。系統構建了從檔案生成到保存、應用的全過程，可提供隨時隨地方便檢索和檔案文物應用服務。

“永久檔案管理系統”是基于永久保存從檔案館自動移交過來的多種檔案而設置的中央檔案管理機構的檔案管理系統。系統安裝了確保電子檔案的完整性、可信性、利用可行性的保存技術。系統由交接、登記、保存管理、閱覽應用、專題管理等組成。

“國家檔案門戶網站”是以國民熟悉的主題或主要檔案文物為中心，組建形式各異的專題、提供多元性檔案檢索和方便的網上閱覽服務的系統。國家檔案門戶網站服務以韓國國家檔案館所藏主要檔案文物收藏品為對象，提供在各種業務過程中生成的檔案信息和專題服務。

RFID（Radio Frequency Identification）是非接觸式識別技術，由于遠程多重識別等優點，作為互聯網的核心技術，備受矚目。韓國國家檔案館是世界上首次在檔案管理領域引進了“基于RFID無處不在檔案管理系統”，實現了檔案管理業務程序無處不在（end-to-end）統一管理。

三、啟示

韓國國家檔案館的電子檔案管理工作頗值得我國參考，具體建議與啟示如下：

一是制度規范先行：電子檔案管理必須以相關制度規范作為依據，在“有法可循”的情形之下才能進行作業。事實上，韓國國家檔案館在1996年即開始導入“電子決裁制度”對電子文件收發制度做出規定。2001年又制定“記錄物管理法”來規范相關管理作業方法。2002年“事務管理規定”成為電子文件作業施行的法律依據。2004年重新修訂“事務管理規定”，將電子文件系統、情報系統、電子件系統認證制度等納入“事務管理規定”，以實現電子檔案管理的精簡化、標準化、科學化及信息化。此外，針對數字儲存檔案，韓國國家檔案館依據檔案鑒定及保存組的建議，制定有不同數字化政策。我國目前國家檔案應針對檔案數字化作業及時制定相關制度和規范。

二是分工合作精神：韓國國家檔案館各個單位在進行電子檔案管理工作上能夠全面配合，這對于我國施行電子檔案管理是非常值得借鑒的地方。韓國國家檔案館采用分工進行的方式實施文件電子化以及保存檔案作業。其電子檔案管理體制分別由電子文件系統（E-document system）、電子文件交換系統（E-document distribution system）、記錄管理系統（Record Management system）、檔案管理系統（Archives system）四大系統組成，其中電子文件交換系統由電子政府局負責規劃設計運行管理；檔案管理系統由韓國國家檔案館負責規劃設計運行管理；電子文件系統、記錄管理系統則由國家檔案館各機關管理。以上四個系統密切配合而又分工明確。

三是開放服務理念：開放服務就是以公共檔案館所收藏的文化遺產信息為依據，通過展覽、群眾參與和信息檢索等方式提供檔案信息和宣傳教育服務，讓檔案館成為滿足公眾精神生活需要的場所，從而使普通民眾可以近距離接觸文化遺產，激發民眾的文化認同感。韓國國家檔案館“國家檔案門戶網站”積極開展網絡“主題展覽”的成功經驗告訴我們：公眾是公共檔案館的服務對象，公共檔案館應基于公眾需求開展其服務。公共檔案館不僅是檔案史料的收藏和保存機構，更應該成為政府信息和文化信息資源開發利用中心。

參考注釋：

[1]趙培因等.韓國檔案管理制度考察報告[R].臺北:臺北市檔案管理局,2005:11

[2][韓國]李銀洲著,文峰譯.韓國檔案資料館系統建設[J].四川檔案,2005(4):66-71

[3]韓國國家檔案館.檔案管理理念[EB/OL].http://www.archives.go.kr作者單位：河南省新鄉學院