淺談企業電子文件的歸檔和管理

王淑改

摘要：電子文件是信息記錄的主要形式，是隨著電子信息技術和辦公自動化的飛速發展而產生的。在新形式下，企業檔案工作如何與時俱進，適應信息社會和現代化管理的需要，做好電子文件的收集、保管、開發和利用工作，是企業檔案管理的新課題。

關鍵詞：企業 電子文件 歸檔 管理

近幾年，電子信息技術取得飛速發展，辦公自動化、標準化、網絡化漸趨完善，電子文件已經成為信息記錄的主要形式。作為一種新型的載體，它同傳統的紙質文件、檔案一樣，都是重要的信息資源和寶貴財富。不僅是當前工作的需要，也為今后的各項工作帶來更直接、更快捷的幫助。因此,為適應現代化管理制度和信息社會的發展，做好電子文件的歸檔工作，對電子文件實施檔案化管理勢在必行。

一、電子文件和電子檔案的特點

所謂電子文件是指能被計算機系統識別、處理，按一定的格式存儲在磁帶、磁盤或光盤等介質上，并可在網絡上傳送的數字代碼序列。具有保存價值的電子文件歸檔后就形成了電子檔案。按筆者所在企業電子文件的產生領域，可將其分為三種：一是記錄我公司在辦理公務、處理一般事物或交流信息過程中產生的電子文件；二是記錄企業科研、生產活動的技術性電子文件；三是用掃描儀等設備獲取的電子圖像文件。

與傳統的紙質檔案相比，電子檔案有著自身的特點：1.其載體不再局限于紙張材料，卻需要借助于現代辦公設備才能閱讀和處理；2.可以由自動化辦公設備直接形成以及迅速傳遞；3.利用者可以不受時間和空間的影響，而且可以同時共享；4.其保存的環境和要求與傳統檔案相比要高。根據以上特點，開展好電子文件的歸檔工作，管好、用好電子檔案將是檔案工作者在相當長的時間里需要努力探索的又一新課題。

二、電子文件的收集和歸檔

在實踐中，要做好電子文件的收集和歸檔工作，應堅持以下幾項原則：

1.要貫徹優化精煉的原則

在各類管理信息溝通、共享日益頻繁情況下，辦公自動化信息處理中所產生的電子文件是浩瀚而龐雜的。盡管光盤、磁介質載體存貯空間大，但如不區分價值，把所有文件收進檔案館，無疑是人力、物力的浪費，且將造成積重難返的局面。檔案部門必須從電子文件歸檔之始，就貫徹優化精煉的原則，通過鑒別、選擇，去粗取精、去偽存真。由于現階段電子與紙質文件并存，相當一部分歸檔文件兩種載體的內容是相同的。因此，應要求電子文件歸檔時，突出其特點，有所側重。如我公司在實際工作中，電子文件的收集側重于：一是企業局域網上流轉的具有保存價值的電子文件，包括上級下發的文件，同級的平行文件，下級上報的文件和本單位形成的文件；二是非網上流轉的重要文件，包括會議記錄、統計報表、會議文件等不經文書處理的紙質文件及其他載體文件，采取相應技術手段轉換成的電子文件；三是其他門類有價值的電子文件，包括數碼照片、CAD圖紙、視頻文件、音頻文件和其他多媒體電子文件等。對于一些無保存價值的臨時性、局部性或內容已被其他電子文件所覆蓋的，則不需要歸檔。

2.要堅持保密原則

先進的技術促進了信息共享，但也給保密工作增加了難度。計算機系統處理和存貯的信息包括某些國家秘密和本單位不宜公開的事項。在計算機檢索逐步采用現代化技術，發展為聯網檢索時，電子文件管理已成為預防失、泄密的薄弱環節。我公司在電子文件歸檔過程中，為了防止存貯介質丟失或被非法拷貝泄密，對于系統處理完畢的電子文件由承辦部門根據電子文件的重要程度，確定電子文件密級和保管期限，并對密級數據采取加密存貯和傳輸，歸入檔案部門，檔案人員審查后，加上檔案管理信息，如分類號、檔號等，進入檔案數據庫。如各部室需要查詢，則可通過局域網終端在其權限范圍內進行查詢，從而確保了電子檔案的安全。

3.要堅持形成部門歸檔的原則

電子文件可延續紙質檔案歸檔的方式，堅持形成部門歸檔的原則。企業管理工作是由紛繁的業務結構系列所組成，在企業內部管理體制改革中又不斷出現手段更新、方式多樣化的工作模式，使得管理工作更為復雜。因而，僅靠游離于各項業務活動之外的檔案部門決不可能保證電子文件完整、準確、系統地歸檔。各職能部門熟悉自身工作的規律，是文件的直接責任者，由他們負責整理歸檔，能較好地保證歸檔電子文件的質量。如我公司在電子文件歸檔過程中，先后下發了《電子文件管理暫行辦法》和《電子文件歸檔的具體要求》等文件，規定了電子文件歸檔的技術要求、標準和規范，明確了除網絡歸檔的電子文件以外，其他以實物形態移交的電子文件，必須由形成部門進行整理，并與紙質文件一同歸檔的要求。目前，我公司電子文件歸檔工作進展順利，取得了良好的效果。

三、電子檔案的保管

由于電子檔案的載體為磁盤、磁帶、光盤等，這些介質抵抗外界不利因素的能力都比較差，往往因為保存不善會造成破碎、形變或其他損壞，即使不造成損壞，隨著時間的推移，其存儲的信息也會出現問題。電子文件極易被抹掉，在電子計算機上操作如果違反了操作程序或者不注意按錯了鍵，就會造成文件的破壞或被全部抹掉。所以，應對電子檔案載體使用專門的裝具，并進行有效的檢測與維護。

首先，電子檔案應當存放在具有防磁性能的裝具中，如我公司購買了防磁柜，以保證磁盤、光盤的穩定性。由于電子文件載體與傳統紙質載體有明顯區別，其存放環境和防護設備除調溫、調濕、防水、防盜、防光、防蟲、防塵、防鼠、防雷電等外，還應具備防磨損、防強震、防病毒等措施。

其次，必須對電子檔案進行定期檢測和拷貝，以確保電子檔案信息的可靠性。1.定期檢測。我公司每年進行一次定期檢測，采用等距抽樣或隨機抽樣的方式進行。在進行檢測時，對于抽檢樣品，首先進行外觀上的檢查，確認載體表面是否有損壞或變形，外表涂層是否清潔及有無霉斑出現等。然后進行邏輯檢測，采用專用檢測軟件對載體上的信息進行讀寫校驗。通過檢測如發現有問題的載體，及時進行有效的修正或更新。2.定期拷貝。我公司對電子檔案每四年進行定期拷貝一次，并將原件與拷貝件同時保存一段時間，以確保檔案的安全性。我們對電子檔案的檢測與拷貝工作，都進行嚴格的管理，對于檢測、維護、拷貝等操作過程進行了詳細的記錄，避免了人為誤操作的發生或不必要的重復勞動。

四、電子檔案的開發利用

電子檔案在檢索、利用、傳輸等方面能高效、快捷、方便地滿足利用者需求，利用者足不出戶，即可在自己的電腦終端上看到自己所需要的信息。在這種現代化的電子檔案利用過程中，要堅持既方便查閱利用，又保證安全的基本原則。在實踐中，我們深深地感到，要做到這一點，必須從以下方面入手：

1.建立電子檔案數據庫和電子檔案管理系統

與傳統紙質檔案相比，電子檔案的優勢在于快速檢索與利用。這靠人工是無法實現的，只有借助于計算機齊全的電子檔案數據庫和科學的管理系統才能實現。我公司計算機檔案管理系統，建立了檔案目錄數據庫和檔案文獻數據庫。電子檔案數據庫是檔案的數據倉庫，其管理調用離不開目錄數據庫的支持，計算機系統通過目錄數據庫判斷確定所要查詢檔案的地址和代碼，再按檢索到的地址到檔案文獻數據庫調出相應的信息原文。我們在實踐工作中感到，要實現電子檔案管理現代化，檔案目錄數據庫和檔案文獻數據庫的建設必須統籌規劃，同時進行。應用利用系統還應有較強的容錯能力，以避免由于誤操作造成不可挽回的損失。

２.建立電子檔案利用制度

與紙質文件相比，電子檔案利用中最突出的問題是信息安全。電子信息的易變性使電子檔案利用中潛藏著對信息原始性的威脅；另一方面隨著網絡的普及，電子檔案從檔案閱覽室疏散到四面八方的計算機屏幕上，使許多行之有效的控制手段變得無能為力，因此，必須建立專門的電子檔案利用制度。

（１）建立電子檔案管理的安全模式

為了確保電子檔案的安全，我公司建立了多套備份制度。要求電子檔案一式三套，一套封存，一套提供利用，一套異地保存。封存的電子檔案我們只用于拷貝、核對校驗，不對外提供利用，以保證電子檔案的原始性。對外提供利用的電子檔案，我們進行了技術處理轉為只讀文件。對于需要控制使用的電子文件，我們通過密碼技術、用戶身份識別等方法進行加密管理，并只可在內部網絡上提供利用，以確保電子檔案的安全。

（2）建立使用權限的審核管理

在電子檔案的利用工作中，必然涉及到檔案載體的保管人員、數據通信系統管理人員和利用者等不同身份的人員，由于他們各自的工作性質與責任不同，因而對其進行使用權限的審核是十分必要的。我公司在整個利用系統功能的設計上，根據各種人員的級別、層次進行了使用權限的認定，并依此向利用系統注冊登錄。在檔案利用中，由系統自動判定當前利用者身份是否合法及其使用權限，并由系統自動對其使用的各種功能的操作路徑進行跟蹤與記錄。我們對于已批準為“使用權限保護”的電子檔案，在其目錄和載體上進行了標識，并嚴格執行電子檔案“使用權限保護”和密鑰管理規定，電子檔案在辦公室網絡終端上查閱時，查閱人員只能查閱本人權限之內的電子檔案，查閱超越權限的電子檔案，需經檔案館同意，并嚴格遵守保密規定。

作者單位：北京京煤集團有限責任公司